هر شرکت یا کسب و کاری که در آن فعالیت اقتصادی انجام شود، نیاز به بخش حسابداری دارد. چرخه حسابداری نیز باید در این بخش سازمان به گونه‌ای انجام شود تا صاحبان کسب و کار اطلاعات کامل و شفافی از فعالیت اقتصادی خود داشته باشند، مخصوصا در شرکت‌های بزرگ که روند حسابداری گاها به امری پیچیده تبدیل می‌شود. اما چرخه حسابداری چیست؟ و چرا باید اهمیت به آن بسیار بالا باشد؟ در این مقاله از وبسایت هوفر با ما همراه باشید تا با چرخه حسابداری و اهمیت آن در یک کسب و کار بیشتر آشنا شوید.
چرخه حسابداری چیست؟
چرخه حسابداری یک فرآیند چند مرحله‌ای است که در بخش حسابداری بسیاری از کسب و کارها وجود دارد. این چرخه یک گزارش دقیق از وضعیت مالی را در صورت‌های مالی به صورت خلاصه شده ثبت می‌کند تا اطلاعات دقیقی از فعالیت اقتصادی برای مدیران یا صاحبان کسب و کار وجود داشته باشد.
در طی مراحل مختلف این چرخه، موسسات معاملات مالی خود را در یک روزنامه ثبت می‌کنند، جزئیات به دفتر کل منتقل می‌شوند، ورودی‌ها تحلیل شده و قبل از اینکه صورت‌های مالی تهیه شده و دفاتر دوره بسته شوند، از صحت تراز بودن حساب‌ها و بدون خطا بودن آنها اطمینان حاصل می‌شود.
مدت زمانی که طول می‌کشد تا یک کسب و کار چرخه حسابداری خود را کامل کند و در آن پیشرفت داشته باشد، به عوامل مختلفی مانند حجم معاملات، استفاده از نرم افزارهای حسابداری به روز و نوع کسب و کار بستگی دارد. به جای اینکه در پایان یک چرخه حسابداری دفاتر مالی بسته شوند و تمامی کارها به روز آخر منتقل شود، حجم کار را در طول دوره حسابداری پخش می‌شود تا در آخر نیز کار به اصطلاح سبک پیش برود.
ترازنامه حسابداری یا بیلان مالی چیست؟ فرمول و اقلام ترازنامه به زبان ساده
مراحل چرخه حسابداری شامل چه مواردی است؟
بعد از اینکه دانستیم چرخه حسابداری چیست و با آن آشنا شدیم، حال به پاسخ این دو سوال می‌پردازیم که مراحل چرخه حسابداری کدام‌اند و چه ویژگی‌هایی دارند؟ از این رو تصمیم گرفتیم در ابتدا یک روند کلی و سپس تمامی مراحل را گام به گام برای شما شرح دهیم.
1- جمع آوری و تحلیل تمامی رویدادهای مالی
اولین گام در چرخه حسابداری، جمع آوری و تحلیل تمامی رویدادهای مالی انجام شده در طول دوره حسابداری است. این رویدادها شامل هزینه‌ها، پرداخت بدهی، درآمد فروش، وجوه نقد دریافتی از مشتریان و … است. البته در این مرحله شرکت‌‌ها و موسسات باید به صورت مداوم انواع فاکتورها، موجودی کالا، صورت حساب‌ها، حقوق و دستمزد و وجوه نقد را به صورت روزانه جمع آوری کنند.
2- ثبت تمامی رویدادهای مالی در دفتر روزنامه
گام بعدی در چرخه حسابداری ثبت تمامی رویدادهای مالی به ترتیب زمان ورود آنها در یک دفتر روزنامه است. حساب‌ها به صورت بدهکار و بستانکار نوشته می‌شوند و نحوه نوشتن این دفتر نیز به این بستگی دارد که حسابداری در کسب و کار مربوطه به چه روشی انجام می‌شود.
3- انتقال موارد ثبت شده از دفتر روزنامه به دفتر کل
پس از اینکه تمامی موارد ثبتی در دفتر روزنامه تایید شد، نیاز است تا آنها را به دفتر کل انتقال دهیم. در این انتقال یک گزارش اصلی و یک خلاصه از تمام رویدادهای مالی بر اساس حسابهای تفکیک شده به دفتر کل انتقال پیدا می‌کند.
4- ساخت یک تراز آزمایشی
پس از اینکه موارد به دفتر کل انتقال داده شدند باید یک تراز آزمایشی که برای پایان چرخه حسابداری در نظر گرفته می‌شود، ساخته شود. در این مرحله معمولا خطاها شناسایی می‌شوند و ممکن است این مرحله از تراز آزمایشی هیچ گونه تعدیلی را نیز نشان ندهد. از این رو به آن مرحله تعدیل نشده گفته می‌شود.
5- تحلیل و اصلاح حساب‌ها
برای این مرحله از چرخه حسابداری، خطاها و ناهنجاری‌هایی که ممکن است تا همان زمان رخ داده باشد توسط ردیف کردن بدهی‌ها و اعتبارات حسابهای مختلف شناسایی می‌شوند. اگر تراز وجود نداشته باشد حسابدار یا گروه حسابداری باید رویدادهای مالی در دفتر روزنامه را بررسی کرده و ورودی‌ها را مطابق با آن تنظیم کند.
6- وارد کردن موارد صحیح شده در دفترروزنامه
خطاهایی که اصلاح شده‌اند در دفتر روزنامه دوباره باید ثبت شوند و تصحیح شده آن نوشته شود. از این رو حسابدار باید با دقت این خطاها را اصلاح کرده و در دفتر روزنامه ثبت کند تا دوباره تطبیق حساب اتفاق بیفتد.
7- ساخت صورت‌های مالی
بعد از اینکه تمام تصحیح‌ها و ترازهای گردش‌های مالی را انجام دادیم می‌توان صورت مالی را تهیه کرد. صورت‌های مالی درواقع گزارش حسابداری هستند که فعالیت و عملکرد یک موسسه یا کسب و کار را برای یک دوره زمانی مشخص، مانند ماهانه یا فصلی به صورت خلاصه مشخص می‌کند. سه صورت مالی کلیدی را در این حالت باید ایجاد کرد. صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت وجوه نقد که در این مرحله ایجاد می‌شوند.
صورت سود و زيان چيست؟ آشنایی کامل با نحوه محاسبه سود و زیان
8- بستن حساب‌ها یا دفتر کل
مرحله آخر چرخه حسابداری بستن حساب‌ها یا دفتر کل است. با بستن حسابهای موقت صورت سود و زیان مانند درآمد و هزینه به صفر می‌رسد. یعنی به دوره حسابداری بعدی منتقل نمی شوند.
بررسی چرخه حسابداری به همراه یک مثال
برای اینکه چرخه حسابداری را به خوبی درک کنید در اینجا یک مثال برای شما خواهیم زد. تصور کنید یک کسب و کار کوچک که قاب عکس سفارشی می‌فروشد، یک قاب ۳۵۰ هزار تومنی را امروز به فروش می‌رساند. این مرحله نقطه شروع چرخه حسابداری است.
حسابدار این فروشگاه یک فاکتور فروش ۳۵۰ هزار تومانی در سیستم صندوق ایجاد می‌کند و رویداد مالی در دفتر روزنامه به عنوان درآمد ثبت می‌شود. در همان روز که قاب ۳۵۰ هزار تومان فروخته می‌شود، دو قاب دیگر به قیمت ۲۰۰ هزار تومان نیز فروخته می‌شود. مجموع این سه فروش در دفتر روزنامه نوشته شده و به دفتر کل انتقال پیدا می‌کند.
سپس حسابدار شروع به بررسی دفتر کل و دفتر روزنامه می‌کند و یک اختلاف ۱۰۰ هزار تومانی را پیدا می‌کند. پس از بررسی حساب‌ها و تراز آنها حسابدار متوجه یک اختلاف حساب ۱۰۰ هزار تومانی می‌شود.
سپس بعد از محاسبه متوجه شده که قاب ۳۵۰ هزار تومانی به اشتباه ۲۵۰ هزار تومان ثبت شده است. بعد از اینکه حساب تعدیل شد و سلامت مالی نیز تامین شد، بستن حساب دفتر کل انجام شده و روز بعد چرخه حسابداری جدیدی آغاز می‌شود.
چرا چرخه حسابداری مهم است؟
چرخه حسابداری یکی از مهم‌ترین بخش‌های حسابداری است که پیش‌تر نیز به اهمیت آن اشاره کردیم. وجود چرخه به حسابداران و افراد فعال در امور مالی برای ثبت و انجام امور حسابداری کمک می‌کند.
درواقع چرخه حسابداری چک لیستی را برای حسابداران ایجاد می‌کند تا در آن از صحیح بودن امور خود اطلاع پیدا کنند. همان‌طور که در مثال بالا متوجه شدید، تمام درآمد در حساب نوشته خواهد شد. پس شرکت یا موسسه به راحتی می‌تواند از سود یا زیان خود آگاه شود. همچنین وجود چرخه حسابداری باعث ایجاد یک صورت مالی بی نقص می‌شود.
نتیجه گیری
چرخه حسابداری برای تمامی کسب و کارها و شرکت‌‌ها یکی از ضروریترین موارد حسابداری است که باید به آن توجه شود. برای اینکه بتوان چرخه حسابداری را به صورت روزمره و کاملا صحیح انجام داد، از نرم افزار حسابداری استفاده می‌شود. شرکت هوفر در این زمینه آماده ارائه نرم افزارهای عالی و پاسخ گویی به سوالات شما در این زمینه است.
همچنین اگر در رابطه با مطالب ارائه شده در این مقاله سوال یا ابهامی برای شما ایجاد شده است، می‌توانید از طریق بخش نظرات انتهای همین مطلب یا شماره تماس‌های موجود در سایت با ما در ارتباط باشید.
در خواست دموی نرم افزار حسابداری آنلاین هوفر
سوالات متداول
1- آیا می‌توان چرخه حسابداری را از طریق نرم افزار انجام داد؟
بله. نرم افزارهای بسیاری در این زمینه وجود دارند که میتوانند چرخه حسابداری را با سرعت بیشتری انجام دهند. نرم افزار حسابداری آنلاین و یکپارچه با کسب و کار هوفر تمامی امکانات مورد نیاز در زمینه حسابداری را در اختیار شما قرار خواهد داد.
2- آیا مراحل چرخه حسابداری باید به ترتیب انجام شود؟
تمامی مراحل در نمودار چرخه حسابداری باید به ترتیب انجام شود.
3- آیا چرخه حسابداری باید توسط حسابدار انجام شود؟
چرخه حسابداری باید توسط افراد متخصص در این زمینه یعنی کارشناسان امور مالی یا حسابدار انجام شود.
