در یک کلام نقش حسابدار نگهداری سوابق است و حسابدار باید هر چیزی را که می بینید ثبت کنند. به طور حرفه‌ای، به این فرایند مستندسازی می‌گویند. از این رو باید با آن آشنایی داشته و اطلاعات خود را به عنوان حسابدار یا فردی که به این رشته علاقه دارد، بالا ببرید. به همین خاطر در این مقاله از هوفر در رابطه با انواع ثبت های حسابداری صحبت کرده و موارد لازم در این باره را بیان می‌کنیم.
منظور از ثبت‌های حسابداری چیست؟
در دنیای تجارت، ثبت‌های حسابداری نقش مهمی در مدیریت مالی و فرآیند تصمیم گیری دارند. این سوابق به عنوان یک مستند جامع از تمام تراکنش های مالی، از جمله فروش، خرید، هزینه‌ها و سرمایه گذاری‌ها عمل می‌کند. با حفظ سوابق حسابداری دقیق و به روز، کسب و کارها می‌توانند درآمد و هزینه‌های خود را به طور موثر پیگیری کنند، الگوهای جریان نقدی را نظارت کنند، فرصت های بالقوه صرفه جویی در هزینه را شناسایی کنند و از رعایت مقررات مالیاتی اطمینان حاصل کنند.
علاوه بر این برای اینکه یک گزارش دقیق مالی برای انواع اسناد یا کارهای معمول در حسابداری داشته باشیم، باید انواع ثبت های حسابداری را بیاموزیم. ثبت یا مستندسازی معمولا برای اسناد حسابداری انجام می‌شود و برای اینکه بتوانید درباره فعالیت اقتصادی و مالی خود اطلاعات دقیق داشته باشید، باید بدانید که چطور می‌توان سود بیشتر داشت و زیان را جبران کرد.
انواع ثبت های حسابداری
برای بخش‌های مختلف در حسابداری ثبت در نظر گرفته شده است. برای اینکه با آنها آشنا شوید تصمیم گرفتیم تا در اینجا ثبت های حسابداری را بررسی کنیم و اطلاعات کامل را درباره آنها به دست آوریم. ابتدا باید گفت که تعداد ثبت های حسابداری بسیار زیاد است؛ بنابراین تعدادی در این میان بیشتر از بقیه دیده خواهند شد و کاربرد بیشتری دارند.
ثبت حقوق و دستمزد
حقوق پایه برای هر کارمند یا کارگر بر اساس مواردی که در بخشنامه‌های اداره کار وجود دارند، باید محاسبه و ثبت شوند. در این محاسبات اضافه کاری، حق مسکن، حق اولاد و خواربار، بیمه سهم کارفرما، سهم کارگر، مالیات، وام و حقوق پرداختنی دخیل هستند. سپس در اسناد مربوط به حقوق ثبت می‌شوند.
ثبت حسابداری پیمانکاری
شرکت‌های پیمانکاری که برای کارفرما کار انجام می‌دهند، کارکرد خود را به صورت هفتگی یا ماهیانه به کارفرما ارائه می‌دهند. در این صورت حسابدار موظف است آنها را ثبت کند که این نوع از ثبت های حسابداری نیز شامل مواردی مانند قبولی در مناقصه، دریافت وام، انجام هزینه‌ها و … می‌شود.
ثبت حسابداری صنعتی
یکی از مهمترین انواع ثبت های حسابداری، از نوع حسابداری صنعتی است. شرکت‌های تولیدی به این نوع ثبت احتیاج دارند. در این نوع ثبت، ثبت مواد اولیه، ثبت حقوق و دستمزد، ثبت مواد به کالای در جریان، انتقال دستمزد، انتقال کالای در جریان و … وجود دارد.
ثبت ارزش افزوده
ارزش افزوده که هنگام خرید کالا پرداخت می‌شود نیز یکی دیگر از ثبت های حسابداری است. اگر قصد فروش این کالا را داشته باشیم، باید ثبت را برای ارزش افزوده انجام دهیم و ما به تفاوت مبلغ را به سازمان امور مالیاتی در آخر فصل ارسال کنیم.
ثبت بازرگانی خارجی
اگر شرکت مربوطه امور بازرگانی خود را با خارج از کشور انجام دهد برای اسنادی که مربوط به گمرک و کالاهای خریداری شده است، باید ثبت حسابداری انجام شود. از این رو باید هنگام گشایش اعتبارات، هنگام ارسال پول به شرکت فروشنده و هنگام هزینه‌های حمل بار باید ثبت را انجام دهد.
اهمیت ثبت های حسابداری
همان‌طور که در بالا بیان کردیم، ثبت های حسابداری یکی از بخش‌های مهم حسابداری است؛ زیرا رویدادهای مالی را ثبت کرده و اگر این گزارش‌ها و ثبت‌ها به درستی انجام نشوند، ممکن است در آینده ایجاد مشکل کنند.
یکی از مهمترین اهدافی که ثبت های حسابداری آن را دنبال می‌کنند، ایجاد نظم و جمع‌آوری اسناد برای یک کسب و کار است. همچنین باعث می‌شوند که در اسناد حسابداری تغییر یا تحریفی ایجاد نشده و گم شدن برای آنها اتفاق نیوفتد.
اگر ثبت حسابداری وجود نداشته باشد ممکن است در مسائل مهمی مانند مالیات دچار مشکلاتی مانند جریمه شویم. پس باید به ثبت‌های حسابداری و اهمیت آن در یک سازمان توجه کرد.
آموزش ثبت حسابداری به چه صورت است؟
برای اینکه بتوان ثبت های حسابداری را آموزش دید نیاز است تا با علم حسابداری آشنا باشیم. همچنین باید از فرم‌های ثبت حسابداری نیز مطلع بوده و نحوه پر کردن آنها را بدانیم. با این حال مفاهیم تخصصی نیز در این باره وجود دارند که باید آنها را نیز در نظر گرفت.
به عنوان مثال دفتر کل، دفتر روزنامه، دارایی، هزینه، فاکتور و غیره همه موارد بسیار مهمی هستند که به صورت تخصصی برای این بخش از حسابداری در نظر گرفته می‌شوند. البته هر کدام از انواع ثبت که در بالا بیان کردیم نیز شامل ثبتی جداگانه برای خود خواهند بود که این نیز باید آموزش داده شود.
اطلاعات در قدیم به صورت دستی ثبت می‌شدند؛ اما امروزه از نرم افزارها برای ثبت حسابداری استفاده می‌شود که برای آموزش باید به یادگیری نرم افزار و کار با آن نیز پرداخت. آموزش تمام ثبت های حسابداری pdf شده در اینترنت وجود دارند. همچنین می‌توان از طریق آموزشگاه‌ها، فیلم‌های آموزشی و حتی بخش آموزش سایت حسابداری هوفر این موارد را فراگرفت.
مهم ترین ثبت های حسابداری
ممکن است در اینجا از خود بپرسید که کدام یک از ثبت های حسابداری می‌توانند جزو مهم‌ترین‌ها در نظر گرفته شوند. ثبت اسناد خرید و فروش و معاملات مالی جزو با اهمیت‌ترین ثبت‌ها در حسابداری هستند که این نوع از ثبت را در دفتر روزنامه نگه می‌داریم.
همچنین تنظیم گزارش‌ها و صورت‌های مالی نیز جزو ثبت‌های مهم هستند و به همین دلیل مدیران می‌توانند بهتر از تمامی حساب‌ها با خبر شوند. اگر حساب‌های دفتر کل به صورت روزانه آپدیت شده و ثبت شوند نیز در آخر نقش مهمی در ثبت‌های مالی دارند و جزو مهمترین اسناد به شمار می‌آیند.
مثالی برای ثبت حسابداری
برای اینکه بهتر با ثبت های حسابداری آشنا شوید در این قسمت قصد داریم تا مثالی در این باره بزنیم تا درک این موضوع برای شما آسان‌تر شود. یکی از ثبت‌هایی که برای هر بخش از حسابداری انجام می‌شود، دفتر روزنامه است که در بالا درباره این موضوع صحبت کردیم. یک دفتر ثبت روزنامه شامل بخش‌های مختلف است. شماره ردیف، تاریخ رویداد مالی، کد حساب کل، شرح مختصر از رویداد کل، عطف صفحه دفتر کل یا شماره، حساب‌ها یا مبالغ بدهکار و بستانکار و غیره در این دفتر ثبت می‌شوند.
اگر فردی ۱۰ میلیون تومان را در یک شرکت سرمایه گذاری کند باید در دفتر نوشته شود. از این رو باید فرم مربوط به دفتر روزنامه را در اختیار داشت و موارد مربوط به سرمایه گذاری را در بدهکار، بستانکار، تاریخ رویداد مالی و … نوشت.
منظور از صحت ثبت سندها چیست؟
بعد از اینکه ثبت های حسابداری در نرم افزار حسابداری انجام شد، حسابدار نیاز دارد تا بررسی کند که آیا اسنادی که ثبت کرده به درستی انجام شده است یا خیر؛ بنابراین نیاز به آزمایش یا در اصطلاح حسابداری تراز کردن آنها دارد.
در تراز کردن که یکی دیگر از بخش‌های مهم حسابداری است، جمع مانده حساب بدهکار و بستانکار به همراه مقایسه آنها با هم باعث می‌شود تا حسابدار از صحت اسنادی که ثبت کرده است آگاه شود. از این رو باید بعد از ثبت حتما گزارش‌ها و حساب‌ها کنترل شوند.
نتیجه گیری
داشتن صورت های مالی دقیق و صحیح مستلزم ورود صحیح اطلاعات است. مهمترین نکته برای این امر ثبت صحیح و منظم اسناد حسابداری است؛ بنابراین تا زمانی که این امر به درستی انجام نشود گزارش دقیق و مستمری وجود نخواهد داشت.
درواقع مدیران از طریق این ثبت‌ها از فعالیت کسب و کار خود آگاه می‌شوند. همچنین این ثبت‌ها از طریق نرم افزارهایی امروزه انجام می‌شوند که کار را برای حسابداران بسیار راحتتر کردهاند.
برای اطلاعات بیشتر درباره این نرم افزارها میتوانید از طریق بخش پشتیبانی سایت هوفر با کارشناسان ما در ارتباط باشید. همچنین اگر در رابطه با مطالب ارائه شده در این مقاله سوال یا نظری دارید حتما در بخش کامنت‌ها با ما و سایر کاربران وب‌سایت هوفر آن را به اشتراک بگذارید.
سوالات متداول
– چه کسب و کارهایی از ثبت های حسابداری استفاده می‌کنند؟
تقریبا تمامی کسب و کارهایی که حسابداری در آنها دخیل باشند ثبت دارند.
– آیا نیاز به آموزشهای خاص برای ثبت های حسابداری وجود دارد؟
برای اینکه ثبت حسابداری به بهترین شکل انجام شود حسابدار باید آن را آموزش دیده باشد.
– آیا تراز، صحت ثبت های حسابداری را تایید می‌کند؟
با تراز کردن می توان صحت اسنادی که ثبت شده است را نشان داد.
