دفتر کل در حسابداری

دفتر کل در حسابداری چیست ؟ آموزش ثبت دفتر کل

یکی از زیرمجموعه‌های سیستم‌ حسابداری، دفتر کل در حسابداری است که از آن جهت تهیه و تنظیم نمودن صورت‌های مالی و ترازنامه کمک گرفته می‌شود. واحدهای تجارتی هر شرکت و کسب و کار، اگرچه ممکن است از انواع مختلفی از دفاتر در حوزه کاری خود استفاده نمایند، اما هر واحد تجاری موظف است که یک دفتر کل داشته باشد که این دفتر شامل تمامی حساب‌های دارایی، بدهی و حساب‌های حقوق صاحبان سهام است. از اصلی ‌ترین کاربردهای دفتر کل، مرتب نمودن و خلاصه کردن رویدادهای مالی رخ داده است که نحوه ثبت نمودن آن به شیوه حساب‌های بدهکار و بستانکار است.

مطابق با قانون تجارت، صاحبان مشاغل و کسب و کارها، می‌بایست تمامی رویدادهای مالی خود را پس از اینکه در اسناد حسابداری ثبت نمودند و توسط مدیریت مورد تایید قرار گرفت، در محل مناسبی که توسط قانون تعیین شده است ثبت و نگه داری نمایند که این‌ها همان دفاتر قانونی حسابداری هستند که به صورت پلمپ هستند، به همین دلیل صحیح درج نمودن در دفاتر حسابداری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و نباید هیچ گونه خطا و اشتباهی در آن رخ دهد. همچنین در صورتی که شرکتی دفاتر حسابداری را دریافت و تکمیل ننماید جریمه خواهد شد. از این رو با توجه به اهمیتی که دفتر کل در حسابداری دارند قصد داریم که در مقاله پیش رو به طور جامع و کامل تمامی مباحث مربوط به دفاتر قانونی و به ویژه دفاتر کل حسابداری را شرح دهیم.

تعریف دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی

در خصوص دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی، به طور کلی می توان گفت دفاتر حسابداری در حسابداری  از فعالیت های اولیه و اساسی است که حسابداران باید بر آن مسلط شده و آشنایی کامل داشته باشند. هر حسابدار باید تحت نظارت مدیران مالی به صورت روزانه اسناد و اطلاعات حسابداری شرکت و سازمان خود را در این گونه دفاتر قانونی ثبت نماید.

لازم است که تمامی رویدادهای مالی ابتدا در اسناد حسابداری ثبت گردند و پس از بررسی و تایید شدن از جانب مدیریت مجموعه، در مرحله بعدی در دفاتر حسابداری و قانونی نیز ثبت شوند. از آن جا که دفاتر حسابداری توسط قانون تهیه و تنظیم می‌گردند و در اختیار شرکت‌ها قرار داده می‌شوند، از این رو به دفاتر حسابداری، دفاتر قانونی هم گفته می‌شود.

انواع دفاتر حسابداری یا قانونی

انواع دفاتر حسابداری یا قانونی که طبق ماده 6 قانون تجارت وضع گردیده‌اند به شرح زیر هستند:

  • دفتر روزنامه
  • دفتر کل
  • دفتر دارایی
  • دفتر کپیه

از بین دفاتر قانونی ذکر شده در بالا، تنها تهیه نمودن دفتر کل و دفتر روزنامه ضرورت دارد و دفاتر دارائی و کپیه جزو موارد اختیاری هستند. در طبقه بندی دیگری دفاتر حسابداری در دو دسته اصلی زیر جای می‌گیرند:

دفاتر رسمی یا قانونی:

دفاتر رسمی که به آن دفاتر قانونی نیز گفته می‌شود، همان گونه که از آن نام آن پیداست، لازم و ضروری است که حتما تهیه و تنظیم آن‌ها مطابق با قانون صورت گیرد و در صورتی که تنظیم آن‌ها مطابق با قوانین و مقررات تعیین شده نباشد، مورد قبول نبوده و مشمول جریمه هم خواهند گردید. این گونه دفاتر خود به دودسته دفتر کل و دفتر روزنامه طبقه بندی می‌گردند.


حسابداری مالیاتی چیست؟ تعریفی جامع از قوانین حسابداری مالیاتی


دفاتر غیر رسمی یا کمکی:

برخی از دفاتر الزام قانونی ندارند و برای سازمان امور مالیاتی ضروری نیستند. دفاتر حسابداری غیر رسمی یا کمکی تنها برای یاری رساندن به حسابداران و مدیران مالی به کار می روند تا دقت در کار افزایش یافته و فعالیت ها و امور حسابداری سهل تر و آسان تر انجام گیرند. این امر کمک می نماید تا تدوین اظهارنامه‌ها و تکالیف مالیاتی با سرعت و دقت بالاتری صورت گیرد. دفتر معین جزو معروف ترین دفاتر غیر رسمی است. دفتر تامین نیز نمونه دیگری از دفاتر غیررسمی یا کمکی است.

 دفتر کل در حسابداری چیست ؟

همان طور که گفته شد یک نمونه از دفاتر حسابداری، دفتر کل است که به دلیل اینکه به مسائل مالی و اقتصادی شرکت‌ها و موسسات نظم می‌دهد، از اهمیت زیادی برخوردار است، لذا به دلیل این نظمی که دارد در پایان هر دوره مالی می تواند کمک شایانی در مورد مسائل مالی به شما کند. در واقع حساب ها پس از این که طبقه بندی می‌گردند، به صورت مجزا در دفتر کل نگهداری می شوند. مطابق با قوانین تجارت در کشور ایران استفاده نمودن از دفتر کل به صورت کارت مجاز نیست بلکه تنها به صورت صفحاتی از یک دفتر قابل ارائه هستند.

در یک سیستم حسابداری بخشی وجود دارد به نام دفتر کل که برای تهیه، تدوین و تنظیم صورت های مالی و یا ترازنامه از آن استفاده می گردد. یادآور می گردیم شیوه نگارش اطلاعات و داده های مالی در دفاتر کل همانند ترتیب و شیوه ثبت اطلاعات در ترازنامه است.

دفتر کل به چه شیوه‌ای نوشته می‌شود؟

هر صفحه در دفتر کل به یک حساب اختصاص داده می‌شود که رویدادهای رخ داده در رابطه با آن حساب در آن صفحه ثبت می‌گردد. مثلا مشخص می‌گردد که آن حساب خاص در چه تاریخی بدهکار و در چه تاریخی بستانکار گردیده است و مانده نهایی به چه میزان است. لذا دفتر کل شامل ستونی برای تاریخ، ستونی جهت شرح حساب، ستون بستانکار و ستونی جهت نشان دادن مبلغ باقی مانده است. لازم است ذکر گردد که پس از ستون شرح حساب معمولا ستون کوچکی تحت عنوان ستون عطف وجود دارد که در آن شماره صفحه دفتر روزنامه که در آن رویداد مالی رخ داده است درج می‌گردد.

فرم حساب‌های دفتر کل از چه بخش های تشکیل شده است؟

دفتر کل عموما یک فرمT شکل است، یعنی این که از چندین ستون تشکیل شده است که در زیر هر ستون حساب‌ها آورده می‌شوند. لازم است جهت ثبت و درج نمودن حساب‌ها در دفتر کل، قوانین و مقررات تعیین شده مد نظر قرار داده شود. هر حساب در یک صفحه از دفتر کل درج می‌گردد که علاوه بر حساب می‌بایست تمامی جزئیات و رویدادهای مربوط به آن از جمله تاریخ بدهکار و بستانکار شدن و … در آن درج شود.

نام اصلی حساب: نام و شماره اصلی حساب می‌بایست در بالای صفحات هر حساب دفتر کل نوشته شود.

ستون درج تاریخ: بعد از این که حساب‌ها در دفتر روزنامه ثبت گردیدند، در واقع تاریخ ثبت به عنوان تاریخ وقوع معامله در نظر گرفته می‌شود. ستون درج تاریخ هم خود به دو زیر ستون مجزا تقسیم می‌گردد که در یکی از ستون‌ها روز و در ستون دیگر ماه درج می‌شود.

شماره دفتر روزنامه یا ستون عطف: در ستون عطف، شماره صفحه‌ای از دفتر روزنامه درج می‌گردد که رویداد مالی در آن نوشته شده است. در واقع در مقابل هر کدام از موارد درج شده ، شماره صفحه مربوط به آن در دفتر روزنامه باید نوشته شود.

بخش شرح حساب: در بخش شرح حساب می‌بایست به صورت کوتاه و مختصر، شرحی از معاملات در این بخش درج گردد. لازم به ذکر است که حسابداران قادر هستند که تنها عبارت ” به شرح دفتر روزنامه ” را در این ستون درج نمایند.

بخش مبلغ: در بخش مربوط به مبلغ، مبالغ بدهکار و بستانکار در دو ستون درج می‌گردند.

ترتیب و نحوه آوردن حساب‌ها در دفتر کل

نحوه و ترتیب وارد کردن حساب‌ها در دفتر کل به همان ترتیبی است که صورت‌های مالی تهیه و تنظیم گردیده‌اند. به این صورت که ابتدا حساب دارایی وارد شده و به دنبال آن حساب‌های بدهی، سرمایه ملک، برداشت مالک، درآمدها و هزینه‌ها درج می‌گردند. لازم به ذکر است که به منظور راحتی دسترسی به حساب‌ها، تمامی حساب‌ها شماره گذاری می‌گردند.

قوانین مربوط به دفاتر کل حسابداری

ماده 5 آئین نامه دفاتر موضوع( ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم)

عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه مطابق با سرفصل یا کدگذاری حساب‌ها در صفحات مخصوص دفتر کل درج و ثبت می‌گردد، بدین صورت که این امکان وجود داشته باشد که تنظیم صورت سود و زیان و ترازنامه هم در صورت نیاز انجام گیرد.

ماده 8 قانون تجارت

در واقع تاجر می‌بایست تمامی معاملات مربوطه و انجام شده را حداقل هفته‌ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج نموده و انواع مختلف آن را تشخیص داده و تفکیک نموده و پس از جداسازی آن‌ها، هر نوع از آن در صفحه مخصوص به خود در دفتر کل به صورت خلاصه‌وار ثبت نماید.

در چه صورت دفتر کل ممکن است رد شود؟

دفاتر قانونی از جمله دفتر کل در حسابداری در صورتی که با الزامات قانونی منطبق نبوده و موارد قانونی تعیین شده را رعایت نکرده باشند ممکن است از نظر کارشناس مالی مربوطه تایید نشده و پذیرفته نگردد که اصطلاحا به آن ” رد دفاتر” گفته می‌شود. از جمله مواردی که ممکن است موجب رد شدن دفتر کل گردد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • استفاده نمودن از دفاتر سال‌های قبل
  • ثبت نمودن اطلاعات غیر واقعی و غلط
  • ثبت نکردن فعالیت و اطلاعات مربوط به دیگر شعب شرکت مربوطه
  • عدم ثبت نمودن یک یا چند فعالیت
  • تراشده شدن، پاک شدن، محو شدن و مخدوش شدن مندرجات دفتر
  • خارج شدن دفتر از پلمپ و فاقد یک یا چند برگ بودن
  • سفید گذاشتن بیش از حد یا کامل صفحات دفتر

جریمه‌های مربوط به دفاتر کل در حسابداری

عدم ارائه نمودن دفاتر قانونی دارای جریمه‌ای معادل 20 در صد مالیات است، همچنین در صورتی که دفاتر قانونی رد گردند، جریمه‌ای معادل با 10 در صد مالیات را مشمول خواهند گردید.


انواع مالیات برای شرکت‌های ایرانی


پلمپ دفاتر قانونی چیست؟

هر شرکت، مجموعه و سازمانی که ملزم به پرداخت مالیات در حوزه کاری خود است، وظیفه دارد که از طریق وب سایت اداره ثبت شرکت ها، دفاتر قانونی سال جاری را در سال قبل پلمپ نموده و در این دفاتر تمام رویدادهای مالی سال جاری  شرکت خود را ثبت نماید و بعد از اینکه تمامی رویداده را ثبت و  تکمیل نمود، در موعد رسیدگی  به اداره امور مالیاتی تحویل گردد. همچنین مودیان  موظفند که در اظهارنامه‌ای که به سازمان امور مالیاتی ارسال می کنند،  تعداد و شماره ثبت  دفاتر قانونی که برای ارسال مالیاتی مورد رسیدگی پلمپ کرده اند را ذکر نمایند.

زمان اقدام جهت اخذ دفاتر کل حسابداری

زمان اقدام جهت اخذ دفاتر کل حسابداری مربوط به هر سال مالی، سال قبل از آن یعنی قبل از شروع سال مالی جدید است، و در صورتی که بعد از این زمان جهت اخذ دفاتر قانونی پلمپ شده اقدام گردد، جریمه شامل می‌گردد. همچنین در صورتی که صفحات دفتر زودتر از این موعد اتمام گردند نیز می‌توان سریع‌تر جهت اخذ این دفاتر اقدامات مربوطه را انجام داد.

علت نیاز به دفتر کل در حسابداری

دسترسی به تمامی اطلاعات حساب‌های درج شده در دفتر روزنامه امکان پذیر نیست، از این رو جهت رفع نمودن این امر از دفتر کل استفاده می‌گردد. در واقع ساختار دفتر کل به گونه‌ای است که با انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل، به راحتی می‌توان به اطلاعات مورد نیاز مربوط به هر رویداد مالی دسترسی پیدا نمود. از جمله مواردی که علت نیاز به دفتر کل در حسابداری را نشان می‌دهد می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

  • نشان دهنده وضعیت هر یک از حساب‌ها از نظر بدهکاری، بستانکاری و مانده حساب
  • سند رسمی جهت کاهش دادن اشتباهات حسابداری در رابطه با عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و یا ثبت تکراری آن‌ها و چک نمودن آن‌ها مطابق با نیاز است.
  • نشان دهنده کلیه جزئیات مربوط به یک رویداد مالی از قبیل تاریخ، میزان معامله صورت گرفته، نام طرف معامله، میزان بدهکاری و بستانکاری.
  • طبقه بندی نمودن اطلاعات مالی به ترتیب تاریخ و سهولت دسترسی‌ به اطلاعات

علت اهمیت دفتر کل در حسابداری

همان طور که شرح داده شد، در دفتر کل برای هر حساب خاص، یک صفحه اختصاص داده می‌شود تا تمام رویدادهای مالی مربوط به آن حساب که در دفتر روزنامه ثبت گردیده‌اند به ترتیب تاریخ وقوع رویداد مالی، به صفحه مختص خود در دفتر کل منتقل گردد. لذا با توجه به اینکه تمامی حساب‌های یک شرکت یا مجموعه اقتصادی به صورت مجزا در دفتر کل ذکر شده، این دفتر قانونی را می توان جزو یکی از پراهمیت‌ترین دفاتر قانونی شرکت‌ها و موسسات در نظر گرفت. انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل برای هرکسی می‌تواند دارای زمان متفاوتی باشد و مطابق با حجم اطلاعات مجموعه، به صورت هفتگی، ده روز یک بار یا دو هفته یک بار و … باشد.

 

سخن پایانی

با پیشرفت تکنولوژی و تمایل به سرعت هر چه بیش‌تر و پیچیدگی هر چه کم‌تر در تمامی جنبه‌های دنیای این روزها از جمله حوزه حسابداری، استفاده نمودن از نرم افزارهای حسابداری مربوطه کمک بسیار شایان توجهی جهت صرفه جویی در وقت و هزینه است. در رابطه با دفاتر کل حسابداری هم می‌توان از نرم افزارهایی که به این منظور تعبیه شده اند استفاده نمود و به جای ثبت دستی در دفاتر مختلف حسابداری، جهت ثبت نمودن حساب‌ها از این گونه نرم افزارها کمک گرفت.


نرم افزار حسابداری هوفر 


 

5/5 - (1 امتیاز)

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

اسکرول به بالا