در اغلب موارد، زمانی که یک معامله تجاری انجام می‌شود، سندی تهیه می‌کنند که حاوی جزئیات هر معامله است. این اسناد، نام خود را از این واقعیت گرفته‌اند که منشاء اطلاعات ثبت شده در دفاتر حسابداری هستند.
اگر به آشنایی با سند حسابداری، انواع سند حسابداری، روش‌های ثبت سند حسابداری، ویژگی‌های سند حسابداری و کاربردهای آن، آموزش ثبت سند و غیره علاقمند هستید، می‌توانید تا پایان این مقاله کاربردی ما را همراهی کنید.
سند حسابداری چیست؟
سند حسابداری چیست؟ اسناد حسابداری و سوابق اسناد، هر سندی را که در تهیه صورت‌های مالی یک شرکت نقش دارد، مانند صورت سود و زیان و ترازنامه، دوباره گروه‌بندی می‌کند. این اسناد، شامل سوابق معاملات پولی، دارایی‌ها، بدهی‌ها، دفاتر، مجلات و غیره هستند.
همچنین جزئیات معاملات تجاری را هم در بر می‌گیرند. هنگامی که تراکنش‌ها انجام می‌شوند، اطلاعات کلیدی تراکنش‌ها مانند نام، مبالغ پرداختی، تاریخ و اهمیت تراکنش‌ها را باید در سند ثبت شود.
هر کدام (اسناد منبع) دارای شماره‌ای هستند که آنها را در سیستم حسابداری شناسایی می‌کند. این فرایند، درک سوابق را ساده کرده و به فهمیدن اینکه آیا استادی وجود دارد یا خیر به شما کمک می‌کند؛ زیرا پس از ثبت آنها در سیستم، فهرست می‌شوند تا به راحتی در دسترس قرار بگیرند و بایگانی شوند.
علاوه بر این، این اسناد برای حسابداران و حسابرسان ضروری هستند که از آنها به عنوان مدرکی مبنی بر اینکه پرداخت‌ها واقعاً اتفاق افتاده است یا خیر تا به صاحبان شرکت‌ها اثبات کنند، استفاده می‌کنند.
انواع سند حسابداری
باید بدانید چقدر پول در می‌آورید که به نوبه خود نیازمند حسابداری دقیق است. نگه داشتن سوابق مالی دقیق برای موفقیت هر کسب و کاری بسیار مهم است؛ بنابراین مهم است که انواع سندهای حسابداری را شناسایی کنید. همانطور که می‌دانید اسناد حسابداری انواع مختلفی دارند و ما قصد داریم در ادامه این بخش از مقاله پس از بررسی اینکه سند حسابداری چیست؟ انواع آن را بشناسیم که عبارت‌اند از:
سند حسابداری دستی
سند حسابداری دستی یک سیستم حسابداری برای ثبت معاملات فعالیت‌های تجاری است که در آن سوابق مالی بدون استفاده از سیستم کامپیوتری با نرم افزار حسابداری تخصصی نگهداری می‌شود. در عوض، معاملات به صورت دستی در دفاتر حسابداری و با استفاده از دفتر کتبی معاملات، سوابق فیزیکی، صفحات کاغذی و دفاتر ثبت می‌شود.
سند حسابداری کامپیوتری
هرچه فعالیت‌های مالی کسب‌وکار شما پیچیده‌تر باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که برای اطمینان از گزارش‌دهی مالی مؤثر به یک سیستم حسابداری کامپیوتری نیاز داشته باشید. سیستم‌های حسابداری رایانه‌ای، برنامه‌های نرم‌افزاری هستند که در سرور شبکه یک شرکت ذخیره می‌شوند یا از راه دور از طریق اینترنت امکان دسترسی به آنها وجود دارد.
سند حسابداری ساده
سند حسابداری ساده یکی از انواع استاد حسابداری است که در آن فقط یک حساب بدهکار و یکی بستانکار می‌شود. بهترین رویکرد ممکن برای استفاده از سند حسابداری ساده این است که دلایل هر ورودی را به طور کامل مستند کرده و این اطلاعات پشتیبان را همراه با یک کپی از ورودی ذخیره کنید. سند حسابداری ساده معمولاً برای تراکنش‌های جزئی مانند ثبت خرید، فروش یا بازپرداخت استفاده می‌شود.
سند حسابداری مرکب
سند حسابداری مرکب، یکی از انواع سندهای سیستم حسابداری است که بیش از یک حساب بدهکار یا بستانکار را شامل می‌شود؛ در واقع، زمانی که یک تراکنش بر بیش از سه مورد در حسابداری تأثیر می‌گذارد، از این روش در حسابداری استفاده می‌کنند. یک حساب مرکب شامل بیش از دو حساب است.
روش‌های ثبت سند حسابداری
ثبت سند در حسابداری به روش‌های مختلفی انجام می‌شود که هر کسب‌کاری با توجه به بازار کار، نوع فعالیت و … روش مخصوص به خود را در ثبت سند حسابداری انتخاب کرده و از همان راه برای اسناد مربوطه استفاده می‌کند.
در بین روش‌های ثبت سند حسابداری می‌توان به 6 مورد از انواع آن که جزو پرگاربردترین روش‌ها در ثبت اسناد هستند، اشاره کرد. این روش‌ها به ترتیب عبارت‌اند از:
- ثبت سند حسابداری در شرکت‌های پیمان‌کاری
- ثبت سند حسابداری در شرکت‌های خدماتی
- ثبت سد حسابداری در شرکت‌های دولتی
- ثبت سند حسابداری در شرکت‌های بازرگانی
- ثبت سند حسابداری در شرکت‌های دولتی
- ثبت سند حسابداری در شرکت‌های مربوط به اعتبارات اسنادی
هدف از ثبت اسناد حسابداری
اسناد و مجلات حسابداری برای نگهداری سوابق وضعیت مالی یک شرکت استفاده می‌شود. این اسناد، نه تنها مانده‌های جاری حساب‌های شرکت را نشان می‌دهند، بلکه می‌توانند برای نشان دادن الگوهای درآمد و هزینه‌ها و ارائه تصویری از سلامت کلی یک شرکت استفاده شوند.
کاربردها و ویژگی‌های سند حسابداری
اهمیت حسابداری برای یک کسب‌وکار را نمی‌توان بیش از حد مورد تاکید قرار داد به خصوص که سازمان‌های نظارتی و مقامات مالیاتی به دلایل مختلف به این صورت‌های مالی نیاز دارند.
اسناد حسابداری، کاربردهای متنوعی دارند که از آنها می‌توان در جهت فرایند ثبت سند حسابداری استفاده کرد. برخی از مهم‌ترین کاربردهای سند حسابداری عبارت‌اند از:
- ثبت گزارش‌ها در یک سازمان
- ثبت فاکتورهای فروش، قبض‌ها و رسیدها در اسناد حسابداری
- کمتر شدن خطا در ثبت رویدادهای مالی
- راحتی کار در هنگام ثبت سند
- دقیق‌تر شدن اطلاعات شرکت‌ها، سازمان‌ها و …
ویژگی‌های سند حسابداری
اسناد حسابداری، علاوه بر کاربردهایی که دارد از ویژگی‌های مشخصی هم برخوردار است که برخی از مهم‌ترین آنها به این شرح است:
- در تاریخ مشخصی ثبت می‌شود؛
- شماره سند حسابداری دارد؛
- 2 تا 4 حساب بدهکار و بستانکار مورد بررسی قرار می‌گیرند؛
- مبالغ ستون‌های بدهکار و بستانکار به شکلی مجزا در سند ثبت می‌شوند.
سند حسابداری در اکسل
حسابداری در اکسل به ثبت تراکنش‌های مالی روزانه یک واحد تجاری مانند خرید، فروش، پرداخت‌ها، دریافت‌ها و هزینه‌ها در قالب اکسل اشاره دارد. برای ثبت تراکنش‌ها در اکسل، اولین قدم این است که اکسل را مطابق با نیاز شخصی‌سازی کرده؛ سپس تراکنش‌های روزانه را در این قالب ثبت و در رایانه خود ذخیره کنید.
برای ثبت سند حسابداری در اکسل می‌بایست فرایندی را طی کنید تا بتوانید صورت‌های مالی به دست آمده را به صورت فهرست در اختیار داشته باشید؛ این فرایند، موارد زیر را شامل می‌شود که عبارت‌اند از:
- وارد برنامه اکسل خود شوید و یک صفحه خالی را به صورت رندوم باز کنید؛
- مفروضات مربوط به انواع صورت‌های مالی را شناسایی و یک صفحه برای انجام معاملات خود ایجاد کنید؛
- یک صورت که به سود و زیان مربوط می‌شود، ایجاد کنید. این مورد می‌تواند معاملات ماهانه را خلاصه کند؛
- از تابع SUMIFS اکسل برای پر کردن دسته‌های سود و زیان و تراکنش‌ها استفاده کنید؛
- جزئیات ترازنامه را بررسی و بخش دارایی‌های مربوطه را تکمیل کنید؛
- قسمت بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام ترازنامه را کامل کرده و تراز پایانی را بررسی کنید.
دانلود رایگان فایل اکسل سند حسابداری
آموزش ثبت سند حسابداری
در ثبت سند حسابداری می‌بایست برخی از مهم‌ترین روندها که به موجب آنها می‌توان به راحتی و به دور از هرگونه خطا، اسناد مربوطه را ثبت کرد، آموزش ببینید. آموزش سند حسابداری به شما یاد می‌دهد که در هر مرحله چه چیزی را ثبت کنید تا برای مرحله بعدی آماده شوید.
4 فرایند مهم و حیاتی ثبت سند حسابداری که به عنوان یک حسابدار، ملزم به رعایت آن هستید، به ترتیب در ادامه این بخش از مقاله برای شما عنوان شده که عبارت‌اند از:
شناسایی رویداد مالی و گردآوری اسناد ثابت‌کننده
در مرحله اول می‌بایست ثبت سند حسابداری را ثبت کنید که این برای این کار باید رویداد مالی را شناسایی و اسناد مثبته مربوط به آنها را جمع‌آوری کنید. یکی از نکات مهم در رابطه با اسناد مثبته، این است که با رویداد مالی ارتباط دقیقی داشته باشد تا بتوانید آن را به سند حسابداری مربوط به آن اضافه کنید و برای وقوع رویداد مالی با مشکل مواجه نشوید.
اسناد مثبته یا اسناد اثبات‌کننده شامل فاکتورهای فیش واریز وجه برای بانک، خرید و فروش، چک، حواله یا رسید انبار و … می‌شود که مبالغ ریالی آنها در نهایت در اسناد حسابداری ثبت می‌شود.
تجزیه و تحلیل رویداد مالی
در مرحله دوم باید به تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی بپردازیم؛ در این مرحله، سرفصل حسابداری برگفته شده از رویداد مالی و محل ثبت سرفصل در سند حسابداری تعیین و شناسایی می‌شود.
در پایان این مرحله به کمک رویدادی که انجام شده است و با توجه به ماهیت حساب‌های تعیین شده ثبت لازم انجام می‌شود. در خصوص این رویداد، حساب موجودی بانک و اسناد دریافتنی تجاری، بدهکار و حساب‌های دریافتنی تجاری بستانکار می‌شود.
ماهیت حساب ها در حسابداری چیست؟ [تشخیص انواع حساب ها]
چاپ اسناد حسابداری
مرحله سوم از آموزش ثبت سند حسابداری به چاپ سند حسابداری مربوط می‌شود؛ در این مرحله می‌بایست سند موردنیاز چاپ و ضمیمه اسناد اثبات‌کننده شود (به آن الحاق شود).
کنترل و بررسی اسناد چاپ شده
ناکارآمدی در ثبت اسناد حسابداری زمانی رخ می‌دهد که کاربران کنترل زیادی بر چاپ اسناد خود نداشته باشند. در هر صورت، خطاهای چاپی ممکن است رخ دهد و اتفاق بیفتد. به همین دلیل برای یک شرکت حیاتی است که یک راه حل کنترل اسناد قابل اعتماد در محل خود داشته باشد تا از صحت سرفصلهای انتخاب شده و درستی میزان مبالغ ثبت شده اطمینان حاصل نمایند.
نمونه‌ای از سند حسابداری
در بیشتر موارد، ثبت به عمل ثبت یک رویداد، تراکنش، نام، یا اطلاعات دیگر، یا تجمیع داده‌های ذخیره‌شده، معمولاً شامل رویدادهای گذشته، تراکنش‌ها، نام‌ها یا اطلاعات دیگر اشاره دارد. از طرف دیگر، این اصطلاح می‌تواند نشان دهنده سابقه تمام هزینه‌های یک حساب بدهکار باشد.
در ادامه این بخش از مقاله، نمونه‌ای از سند حسابداری ثبت شده را در قالب تصویر برای شما به نمایش گذاشته‌ایم. در این ترازنامه 2 ستون بدهکار و بستانکار و جمع نهایی آنها در پایان جدول نوشته است.
کلام‌آخر
در مقاله فوق ما به بررسی دقیق هر آنچه که شما در حوزه ثبت اسناد حسابداری نیاز داشتید، پرداختیم. از سند حسابداری چیست؟ گرفته تا کابردها و ویژگی‌های اسناد حسابداری از جمله عناوین مورد بحث ما در این مطلب بودند.
چنانچه نظر یا پیشنهادی دارید، حتما از طریق بخش نظرات با درمیان بگذارید.
