انبارگردانی یک فرآیند مهم است که به شرکت‌ها در مدیریت و کنترل موجودی انبار کمک می‌کند. این فرآیند شامل ثبت و پیگیری تغییرات موجودی انبار بوده و به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا به‌طور دقیق سطح موجودی خود را در هر لحظه بشناسند و با تکمیل دقیق و به موقع موجودی، سفارشات مشتريان خود را پاسخ داده و عملکرد خود را بهبود بخشند. انبارگردانی در دوره‌های مختلف که از سمت مدیریت تعیین می‌شود، اتفاق می‌افتد که در زمان مشخص، همزمان توسط انباردار و حسابدار یا حسابرس به جهت صحت و دقت در شمارش موجودی صورت می‌پذیرد.
برخلاف گذشته، با پيشرفت فناوری، شمارش موجودی در حسابداری به‌صورت دستی انجام نمی‌شود. بلکه با استفاده از نرم‌افزارهای انبارگردانی مناسب و سيستم‌های جديد، می‌توان به‌طور خودكار و دقيق تغييرات موجودی را ثبت كرده و گزارشات لازم را تولید نمود.
کنترل موجودی انبار و کالا با ۳ روش استاندارد
اصطلاحات انبارگردانی
برخی از اصطلاحات رایج در حوزه این شامل عبارت‌های زیر است:
– مواد خام اولیه
موادی هستند که تا قبل از فرآوری و تبدیل به محصولات نهایی، در صنایع مختلف استفاده می‌شوند. این مواد می‌توانند از منابع طبیعی مثل درختان، معادن، خاک و آب یا از مواد تولیدی دیگر باشند.
– مواد و لوازم مصرفی
مواد و لوازم مصرفی به هر نوع ماده یا محصولی اطلاق می‌شود که در جهت فرآیند تولید به‌کار گرفته شده است. معمولا در یک بازه یا محدودیت زمانی خاص استفاده شده و پس‌از آن دور ریخته می‌شود.
– مواد و لوازم درجریان ساخت
مواد و لوازمی که درحال طی‌کردن مراحل تولید هستند و هنوز تولید آن به اتمام نرسیده است.
– کالای ساخته‌شده یا تکمیل‌شده
محصولی است که به‌طور کامل تولید یا ساخته شده و آماده به فروش و استفاده است. به عبارت دیگر، این نوع کالا هیچ مرحله اضافی در فرآیند تولید یا ساخت خود ندارد و می‌تواند به صورت نهایی و کامل در بازار عرضه شود.
– تگ انبارگردانی
یک نوع برچسب است که برای مشخص‌کردن و دسته‌بندی‌کردن محصولات و کالاها در فضای فیزیکی انبارها استفاده می‌شود. این تگ‌ها عموما شامل اطلاعاتی مانند شماره سریال، کد کالا، تاریخ تولید و انقضا، واحد اندازه‌گیری و سایر اطلاعات مرتبط با محصولات خواهند بود. همچنین در هر بار شمارش، اطلاعات سرشماری شامل شمارش اول یا دوم و … روی تگ به همراه تاریخ شمارش یادداشت می‌شود.
– کارت موجودی انبار
کارت موجودی انبار یک ابزار است که برای مدیریت موجودی انبارها استفاده می‌شود. این کارت شامل اطلاعاتی درباره موجودی انبار بوده و شامل تعداد و نوع کالاها، دسته محصولات و مواد اولیه موجود در انبار است. با استفاده از کارت موجودی انبار می‌توانید به‌طور دقیق تعداد کالاهای موجود در انبار را بررسی، نیازمندی‌ها را شناسایی و موجودی را به روز نگه دارید.
– قفسه‌بندی
در آن مواد و اجسام مختلف در یک فضای سه بعدی مرتب می‌شوند. این فرآیند به منظور سهولت در دسترسی به اجسام و مواد و همچنین به منظور بهره‌گیری بهینه از فضا و تسریع در ثبت اطلاعات در سیستم انبارداری استفاده می‌شود.
– کاردکس
کاردکس شامل اطلاعاتی مانند نام کالا، مقدار موجود در انبار، تاریخ ورود و خروج از انبار و محل قرارگیری در انبار است. به کمک این کارت و مقایسه با شمارش عینی در مسیر، شمارش موجودی انجام می‌شود.
– کدگذاری
روشی است که برای شناسایی و ثبت اطلاعات موجودی و موقعیت محصولات در انبارها استفاده می‌شود. در این روش به هر محصول و مکان در انبار یک کد یا شماره یکتا اختصاص داده می‌شود. کدگذاری‌ها می‌توانند به‌صورت عددی، حرفی یا ترکیبی از آن‌ها انجام شود. استفاده از کدگذاری در انبارداری، به بهبود ثبت و کنترل موجودی محصولات، جلوگیری از اشتباهات در انباردهی و بهبود عملکرد واحد انبارداری کمک می‌کند. این کدها معمولا بر اساس قوانینی که در سازمان یا شرکت تعیین می‌شود، پیروی خواهند کرد.
مزایای انبارگردانی چیست؟
امروزه برای انبارگردانی، زیر سیستم مجازا در نرم افزار حسابداری تعیین شده است و نرم افزار انبارگردانی برای رسیدن به نتیجه دقیق از کاربردی‌ترین بخش‌های حسابداری است. از مزایای آن می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- مغایرت‌گیری سیستم انبار با موجودی فیزیکی برای حذف اشتباهات کاربر؛
- شناسایی کالاهایی که در خطر منسوخ یا فساد هستند؛
- بهینه‌سازی فضا که در هر بار بتوان کمبود یا انباشت بیش‌ازحد را شناسایی کرد؛
- الویت‌بندی برای تامین موجودی برای کنترل هزینه‌ها.
انواع انبارگردانی
این دسته‌بندی را از نظر زمانی می‌توان به سه دسته تقسیم کرد:
– انبارگردانی آخرسال: این انبار یک مرتبه و در پایان سال مالی انجام می‌شود و منطبق با موجودی پایان‌دوره است.
– انبارگردانی میان‌دوره: در پایان نیم سال مالی به منظور تطابق موجودی با صورت‌های مالی صورت می‌گیرد.
– انبارگردانی رندوم: در این نوع انبارگردانی، با تصمیم مدیریت در تاریخ‌های تصادفی صورت می‌گیرد تا صحت اطلاعات ثبتی و عملکرد انباردار و نیروی مالی ارزیابی شود و خطا در سیستم انبار کمتر گردد.
در هر نوع دسته‌بندی این عمل، بین یک تا سه مرتبه شمارش انجام خواهد شد.
– یک شمارشی : در حالت یک شمارشی، شمارش موجودی یک مرتبه انجام می‌شود و در صورت اختلاف بین کاردکس و موجودی کسری و اضافات، شناسایی می‌شود.
– دو شمارشی :در انبارگردانی دو شمارشی، شمارش دوم مبنا قرار می‌گیرد.
– سه شمارشی : در سه شمارشی، شمارش سه مرتبه انجام شده و ملاک شمارش سوم است.
مراحل انبارگردانی
به منظور انجام این فرآیند سه مرحله کلی باید طی شود:
مرحله قبل از شمارش موجودی
1- دسته‌بندی کالا بر اساس نوع یا ویژگی مشابه انجام شود.
2- از نظم در چیدن موجودی برای دسترسی و قابلیت شمارش درست، اطمینان حاصل شود.
3- نام و مشخصات موجودی رروی برچسب اقلام و قفسه‌ها به درستی درج شود.
4- از ثبت تمامی رسید یا حواله انبارها برای جلوگیری از تکرار در شمارش اطمینان حاصل شود.
مرحله حین شمارش موجودی
1- حتما شمارش توسط دو نفر انجام شود. یک نفر شمارش عینی و دیگری عمل ثبت را انجام دهد.
2- شمارش موجودی حتما با هماهنگی مسولین مربوطه صورت پذیرد.
3- برای جلوگیری از اشتباه در شمارش کالا یا از قلم افتادن کالا، پس‌از شمارش، هر جنس علامت‌گذاری شود.
4- در شمارش موجودی‌هایی که به صورت تعداد پلمپ شده‌اند، حتما مورد شمارش عددی قرار گیرند.
مرحله بعد از شمارش موجودی
1- در صورت وجود اختلاف، شمارش برای رسیدن به تایید نهایی تکرار شود.
2- تمامی اطلاعات مهم برای اطلاع به مسئولین اعم از خرابی، هدر رفتن موجودی و… در برگه شمارش ذکر شود.
3- هماهنگی و تایید برای رفع مغایریت حتما با حسابرس یا حسابدار صورت گیرد.
4- به‌طور کلی برگه‌های شمارش باید به تایید و امضاء مسئولین و حسابرس یا حسابدار برسد.
وظایف حسابرس در انبارگردانی
اهمیت حسابرسی در این است که یک کسب‌وکار از دقت و صحت سوابق حسابداری، کنترل بر مواد موجود در انبار و پیش‌گیری از هرگونه سوءاستفاده و خسارت مالی اطمینان حاصل کند. حسابرس در هنگام گرفتن موجودی وظایف زیر را دارد:
1. بررسی و مقایسه موجودی فیزیکی با سوابق حسابداری
حسابرس باید موجودی فیزیکی موجود در انبار را با سوابق حسابداری مقایسه کند. این شامل مرور گزارشات انبارگردانی و سند‌های مرتبط مانند فروش‌نامه‌ها، رسیدهای ورودی و خروجی مواد است.
2. بررسی صحت قیمت و مقدار
حسابرس باید قیمت و مقدار مواد موجود در انبار را بررسی و با اطلاعات موجود در سوابق حسابداری مقایسه کند. او باید بررسی کند که آیا سیستم قیمت‌گذاری صحیح است و آیا مواد در سطح صحیحی ثبت شده‌اند.
3. محاسبه موجودی نهایی
حسابرس باید موجودی نهایی مواد را محاسبه کرده و با سوابق حسابداری مقایسه کند. او باید مواردی مانند وجود هرگونه اختلاف غیر قابل توضیح بین موجودی فیزیکی و سیستم حسابداری را نیز بررسی کند.
4. ارزیابی کنترل‌های داخلی
حسابرس باید کنترل‌های داخلی مربوط به عملیات شمارش موجودی را بررسی و ارزیابی کند که آیا این کنترل‌ها به طور کافی قوی هستند یا خیر.
5. گزارش دهی
حسابرس باید نتایج بررسی انبارگردانی را در یک گزارش تهیه کند. این گزارش شامل نتایج بررسی موجودی‌ها، نقاط ضعف و پیشنهادات بهبود است.
تفاوت انبارگردی با انبارداری
این دو مورد، دو مفهوم مختلف هستند که در زمینه مدیریت و کنترل مواد و محصولات در یک انبار استفاده می‌شوند. در ادامه تفاوت‌های اصلی را توضیح می‌دهیم:
انبارگردانی (Inventory Management)
فرآیندی است که در آن مواد و محصولات موجود در انبار مورد بررسی قرار می‌گیرند. در این فرآیند، تعداد موجودی، نوع، قیمت و مشخصات دقیق محصولات به‌روزرسانی می‌شود. هدف اصلی این کار، حفظ موجودی در سطح مناسب، کاهش هدر رفت و بهبود استفاده از مواد و محصولات است.
انبارداری (Warehousing)
انبارداری فرآیند فیزیکی است که در آن ورود و خروج مواد و محصولات در انبار سازماندهی می‌شوند. این فرآیند شامل دریافت کالا، ترتیب‌دهی، نگه‌داری و تحویل کالاها از انبار است. هدف اصلی انبارداری، فراهم‌کردن یک سیستم بر اساس موجودی تعدادی و رقمی کالا است.
به‌طور خلاصه، انبارگردانی بیشتر به مدیریت مواد و محصولات در انبار و کنترل موجودی می‌پردازد، درحالی که انبارداری بیشتر به فرآیند فیزیکی ذخیره‌سازی و سازماندهی کالاها در انبار اشاره دارد. هر دوی این مفهوم‌ها با همکاری در جهت بهره‌وری و مدیریت بهتر مواد و محصولات در انبار، به بهبود عملکرد سازمان کمک می‌کنند.
صورتجلسه انبارگردانی
به جهت اهمیت بالای این موضوع در سازمان‌ها، صورتجلسه آن با توجه به نیاز و الویت‌های هر سازمان دارای بندهای متفاوتی است که شامل موارد زیر خواهد بود:
- تاریخ
- ساعت
- مکان
- اعضای حاضر
- موضوع
- ماهیت جلسه (گفت‌وگو و بررسی برنامه‌ها و راهکارهای برای بهبود مدیریت موجودی و کنترل انبار)
- مسئولیت‌ها
- تصمیمات نهایی
- تاریخ برگزاری جلسه بعدی
- نام و امضای رئیس جلسه
دو نمونه از صورتجلسه انبارگردانی
نمونه اول:
جلسه‌اي با حضـور آقايان ……… (مدير برنامه‌ريزی،)………………(مدير منابع انسانی) تحت عنوان اعضاء كميته انبارگردانی مورخه …………………. روز ………… تشكيل گرديد. در اين جلسه به اتفاق آرا آقای …………… هماهنگ‌كننده انبارگردانی تعيين شد و در ضمن با توجه به تصميم فوق، اطلاعيه‌ای مبنی بر شـروع عمليات انبـار گرداني از تاريـخ ……………….. لغايت ……………….. تهيه و جهت اطلاع اداره انبارها و امور فروش و كليه واحدهای ديگر اعلام گرديد.
مدير برنامه ريزی مدير منابع انسانی
نمونه دوم:
اداره انبارها
جناب آقای …………
با توجه به اين‌كه عمليات انبارگردانی پايان دوره از تاريخ ………………. شروع لغايت ………………. پايان خواهد گرفت، ترتيبی اتخاذ فرمایيد كه تا قبل از شروع انبارگردانی اقدامات زير انجام گيرد :
– اقلام به‌شكلی چيده شده باشد تا شمارش به آسانی انجام شود.
– آن دسته از موجودی‌ها كه به آسانی شناخته نمی‌شوند با كمك مسئولين انبار و نوشتن شماره صحيح با شرح كامل مشخص شوند.
– اقلام ناباب، اسقاط و همچنين اجناس بدون استفاده از ساير اقلام جدا شده باشد.
– برای آن‌كه موجودی‌های امانی (اجناس ديگران نزد شركت) در شمارش موجودی‌های شركت به‌حساب نيايد بايد از ساير موجودی‌ها جدا و مشخص چيده شوند.
– نام و ساير مشخصات اجناس به‌طور واضح نوشته شده و روی قفسه اجناس يا خود اجناس نصب يا گذارده شده باشد.
كميته انبارگردانی
انبارگردانی شرکت‌های تولیدی
این شرکت‌ها به دلیل داشتن حجم بالای ورود و خروج روزانه کالا از انبارهای خود، نیازمند سیستم انبار پیشرفته هستند که به کمک نرم افزارهای انبارگردانی موجود می‌توانند با سهولت بیشتری نسبت به گذشته آن را انجام دهند. برخی از مزایای انبارگردانی به وسیله نرم‌افزار برای شرکت‌های تولیدی عبارتند از:
1. بهینه‌سازی موجودی
با داشتن سیستم منظم، مدیریت موجودی‌ها بهبود خواهد یافت و این امکان فراهم می‌شود که همیشه موجودی کالا در سطح مورد نیاز باشد و هزینه‌ها را کاهش دهد.
2. ردیابی دقیق
این سیستم به شرکت‌های تولیدی این امکان را می‌دهد تا کالاها و مواد اولیه را به صورت دقیق ردیابی کنند. این امر میزان دقت در سفارش‌دادن کالاها را افزایش می‌دهد، همچنین در صورت بروز مشکل در کالاها، ردیابی آن‌ها بسیار ساده‌تر خواهد بود.
3. کاهش هزینه‌ها
به وسیله مدیریت صحیح انبارها، هزینه‌های مربوط به و نگه‌داری موجودی کاهش خواهد یافت و به شرکت‌های تولیدی این امکان را می‌دهد تا کالاها را در انبارهای مناسب ذخیره و از تلفات و خسارت‌های ناشی از عدم مدیریت مناسب موجودی جلوگیری کنند.
4. رسیدگی سریع‌تر به مشتریان
با داشتن این سیستم، شرکت‌های تولیدی قادر خواهند بود تا سریع‌تر به سفارشات مشتریان پاسخ دهند. این امر میزان رضایت مشتریان را افزایش می‌دهد و بهبود چرخه تولید را تسهیل می‌کند.
نحوه ثبت اضافات و کسورات در نرم افزار انبارگردانی
بعد از پایان شمارش موجودی، در صورت اختلاف موجودی واقعی با موجودی سیستم حسابداری نیاز است در جهت رفع مغایرت ثبت‌های اصلاحی بابت اضافات (موجودی واقعی بیشتر از سیستم است) و کسورات (موجودی واقعی کمتر از سیستم باشد) انجام گردد.
ثبت حسابداری اضافه انبار
کسر و اضافه انبار = بدهکار
موجودی کالا = بستانکار
ثبت حسابداری کسر انبار
موجودی کالا = بدهکار
کسرواضافات انبار = بستانکار
حساب کسر و اضافات در پایان سال به حساب خلاصه سود و زیان بسته خواهد شد.
هدف از انبارگردانی چیست؟
با توجه به اين‌كه اقلام موجودی در يک شركت رقم عمده‌ای از دارایی‌های جاری را تشكيل می‌دهد، لذا كنترل موجودی‌ها از اهميت زيادی برخوردار است. در اين رابطه يكي از مؤثرترين طريق كنترل موجودی‌ها، موجودی‌گيری يا شمارش عينی است كه به‌طور كلی می‌توان گفت كنترل فيزيكی موجودی كالا به‌منظور تامين دو هدف عمده صورت می‌گیرد:
– كنترل مالی موجودی‌هایی كه به منظور سود (زيان) واقعی و انعكاس ارقام صحيح دارایی‌ها در صورت‌های مالی شركت به‌عمل می‌آيد.
– برای كارایی و تشخيص نقاط ضعف روش‌های مورد عمل در خصوص خريد، مصرف يا فروش موجودی است.
سوالات متداول
انباردار و انبارگردان هر دو یک نفر هستند؟
این موضوع با توجه به تشخیص مدیریت است که می‌تواند یک فرد یا شخص دیگر این وظیفه را انجام دهد.
