کنترل موجودی انبار ( شامل مواد اولیه و محصولات ) در یک کسب وکار تولیدی یا بازرگانی بسیار حائز اهمیت است. زیرا اگر به کالایی نیاز داشته باشیم و مقدار کافی از آن در انبار موجود نباشد ناچار خواهیم شد تا فرآیند تولید یا فروش را معوق کنیم تا موجودی تامین شود. یا اگر مقدار زیادی از یک کالا در انبار ذخیره کنیم علاوه بر هزینه های سنگین انبارداری ممکن است کالا فاسدشدنی باشد و تاریخ انقضای آن بگذرد. در همه این حالات کسب و کار خسارت می‌بیند.
بنابراین کنترل موجودی به گونه‌ای که مقدار متناسب از هر کالا در انبار داشته باشیم می‌تواند منافع زیادی را برای کسب و کار فراهم آورد و از خسارات احتمالی جلوگیری کند. در این مطلب نکات مهم، ابزارها، هزینه‌ها و روش‌های کنترل موجودی کالا در انبار را معرفی میکنیم. با ما همراه باشید.
کنترل موجودی انبار چیست؟
تعیین و نگهداری میزان مورد نیاز از هر کالا در انبار را کنترل موجودی انبار می‌گویند. در این تعریف به چند نکته باید توجه کنیم که بر اهمیت برنامه‌ریزی و کنترل موجودی انبار و کالا تاکید می‌کند.
- اول اینکه ابتدا باید میزان مورد نیاز یا همان نقطه سفارش هر کالا در انبار را تعیین کنیم. این کار می‌تواند بر اساس تجربه، محاسبات و یا بر اساس تحلیل اطلاعات قدیمی انجام شود.
- دوم توجه به این نکته است که میزان مورد نیاز برای هر کالا متفاوت است و نمی‌توان یک حد سفارش برای همه کالاها تعیین کرد. زیرا کاربرد و نرخ استفاده از هر کالا با کالایی دیگر متفاوت است.
- سوم اینکه باید روال‌هایی تعریف کنیم تا با تامین به موقع، همواره از هر کالا مقدار مورد نیاز برای آن کالا را در انبار موجود داشته باشیم.
مباحث کنترل موجودی و انبارداری آنقدر مهم بوده که بخشی از سیستم حسابداری را تحت عنوان حسابداری انبار به آن اختصاص داده‌اند.
آشنایی با اصول و روش‌های حسابداری انبار
روش‌های شمارش و کنترل موجودی انبار
اولین گام برای کنترل موجودی کالا در انبار این است که آمار موجودی هر کالا در انبار را در اختیار داشته باشیم. برای اینکار بایستی مقدار و تعداد کالاهای موجود در انبار را شمارش کنیم. برای شمارش کالاها روش‌های مختلفی وجود دارد که بسته به حجم کالای در انبار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
شمارش کالاها به روش دستی
همانطور که از نام این روش پیداست کالاها توسط نیروی انسانی در انبار شمارش می‌شوند. معمولا به این شکل که لیست موجودی کالاها از نرم افزار حسابداری روی کاغذ پرینت می‌شود. کالاها توسط یک فرد شمارش شده و توسط یک فرد دیگر در لیست کنترل می‌شود. در صورت مغایرت با لیست، مقدار موجودی واقعی نوشته می‌شود.
شمارش کالاها با بارکدخوان
در این روش ابتدا لازم است که به هر کالا یک بارکد اختصاص داده شود. معمولا نرم افزارهای حسابداری این قابلیت را دارند که بسته به مشخصات کالا یک سریال منحصر به فرد به آن اختصاص می‌دهند.
این سریال به صورت بارکد چاپ می‌شود. این بارکد روی کالا یا پالت کالا چسبانده می‌شود. در زمان شمارش کالاها کافی‌ست با استفاده از بارکدخوان یا هندهلد، بارکدهای نصب شده روی کالاها اسکن شود. از این طریق موجودی کالاها مشخص می‌شود.
مزیت این روش نسبت به روش دستی این است که نیروی انسانی کمتری درگیر می‌شود و خطای شمارش بسیار کمتر است.
شمارش کالاها با RFID
در این روش بر روی هر کالا یک تگ RFID قرار می‌گیرد. استفاده از تگ RFID این مزیت را فراهم می‌کند که به صورت جمعی و بدون مراجعه تک به تک می‌توان کالاها را شمارش کرد. برای این کار کافی‌ست با استفاده از RFID Reader در محل انبار قرار بگیریم. اطلاعات از طریق RFID به Reader منتقل می‌شوند. این روش نسبت به دو روش قبلی خیلی سریع‌تر انجام می‌شود اما اگر تداخل رادیویی به‌وجود آید احتمال اشکال در شمارش کالا وجود خواهد داشت.
مدل‌های کنترل موجودی انبار
انواع روش‌های کنترل و شمارش کالا و تعیین موجودی انبار را توضیح دادیم. اقدام بعدی پس از شمارش کالا این است که بدانیم کدام کالاها را چه زمانی باید سفارش بدهیم. با پیروی از یک دستورالعمل استاندارد در کنترل موجودی و انبارداری، از بروز مشکل در خط تولید یا کسب و کارمان جلوگیری میکنیم. این اقدامات همچنین باعث می‌شود هزینه های انبارداری طولانی مدت یا ضایعات به کسب و کارمان تحمیل نشود.
مدل‌های کنترل موجودی انبار برای این منظور طراحی شده اند که در ادامه به آنها می‌پردازیم.
مدل Fixed Order Interval (FOI)
در این مدل بازه‌های زمانی مشخصی برای سفارش کالا در نظر گرفته می‌شود؛ مثلا هفتگی، یا ماهیانه یا … . بازه سفارش هر کالا بسته به نوع کسب و کار و البته میزان مصرف آن کالا متفاوت است. تعیین این بازه می‌تواند بر اساس تجربه و یا کمک گرفتن از نرم افزار انبارداری باشد.
آشنایی با ویژگی‌ها و امکانات سیستم انبارداری هوفر
این مدل از کنترل موجودی انبار معمولا توسط فروشگاه‌های مواد غذایی، داروخانه ها و کسب و کارهایی از این دست استفاده می‌شود.
مدل Fixed Order Size(FOS)
در این مدل الگوی مشخصی برای مصرف موجودی کالا وجود ندارد لذا نمی‌توان در بازه‌های زمانی مشخص سفارش‌گذاری کرد. ولی با توجه به کسب و کار و فاصله زمانی که از سفارش‌گذاری تا تامین کالا وجود دارد می‌توانیم نقطه سفارش هر کالا را مشخص کنیم.
از طرف دیگر به صورت مداوم میزان موجودی کالا را زیر نظر داریم تا به محض آنکه موجودی از نقطه سفارش کمتر شد، به میزان مشخصی سفارش گذاری کنیم.
مباحث و مفاهیم کنترل موجودی
همانطور که در ابتدای این مقاله اشاره کردیم کنترل درست موجودی انبار ضامن فعالیت درست بخش های دیگر کسب و کار مانند تولید، فروش، توزیع و … می باشد. و برای این منظور لازم است تا به عنوان صاحب کسب و کار یا حسابدار مجموعه با مفاهیم کنترل موجودی آشنایی کافی داشته باشید. در ادامه به توضیح مفاهیم کلیدی در کنترل موجودی انبار می پردازیم.
اصطلاحات کنترل موجودی
عملیات بالانس یا تراز موجودی
عملیات ترازکردن موجودی (Inventory balancing act ) به اقداماتی گفته می شود که یک کسب و کار انجام می دهد تا میزان موجودی کالا در انبار را به حداقل میزانی برساند که خللی در فعالیتهای واحدهای تولید، توزیع، فروش و… ایجاد نشود. به زبان ساده تر اقداماتی که برای کاهش خواب سرمایه انجام می شود.
عملیات بالانس موجودی علاوه بر اینکه هزینه سرمایه انباشت شده در انبار را کاهش می دهد باعث می شود تا مشکلات بهره وری نیز آشکار شد. به عنوان مثال اگر موجودی زیادی از مواد اولیه در انبار داشته باشیم. و ضایعات واحد تولید نیز زیاد باشد. به دلیل اینکه با کمبود مواد اولیه مواجه نمی شویم، شاید هرگز مدیریت متوجه این نقصان نشود.
صحت موجودی
مبنای کنترل موجودی انبار داشتن اطلاعات درست و دقیق از موجودی کالاها در انبار است. و بدون داشتن این اطلاعات امکان تعیین نقطه سفارش کالا، برنامه ریزی تامین و عملیات بالانس موجودی وجود ندارد.
صحت موجودی انبار از راه جمع آوری و ثبت دقیق اطلاعات در مبادی ورود و خروج کالا به انبار، دسته بندی و نگه داری مناسب و نظامند کالاها در انبار و همچنین شمارش دوره ای کالاها فراهم می شود.
دوره های شمارش موجودی کالا
بسته به نوع کالاها و مدل کسب و کار دوره های شمارش موجودی می تواند متفاوت باشد. ما در اینجا دوره های بازشماری را بر اساس هدف کسب و کار از این اقدام، دسته بندی کرده ایم:
دوره ای: در این روش هدف از شمارش موجودی علاوه بر رفع مغایرت های تعدادی، به روز رسانی اطلاعات در خصوص تاریخ انقضا کالاها، ضایعات و … نیز می باشد. این اطلاعات که معمولا در بازه های سه ماهه جمع آوری می شود. مبنای سیاست گذاری های مدیران درنحوه انبارداری و کنترل موجودی انبار می شود.
سالیانه: شمارش موجودی کالا حداقل سالی یک بار بایستی انجام شود. این اطلاعات برای حسابرسی سالانه و ارایه گزارش به سازمان امور مالیاتی لازم است.
زمان تجدید سفارش مواد و کالا
برای هر موجودی کالا یک حداقل و حداکثر موجودی محاسبه می شود. زمانی که میزان موجودی کالا در انبار از حداکثر آن کمتر شود و تا قبل از اینکه به میزان حداقل موجودی آن کالا برسد بایستی سفارش گذاری مجدد برای تامین آن کالا انجام می شود. این زمان را که موجودی کالا بین حداقل و حداکثر است را حد تجدید سفارش می گویند. عوامل تاثیرگذاری برای محاسبه حد تجدید سفارش، حداکثر میزان مصرف روزانه از آن کالا و مدت زمان تامین کالای سفارش گذاری شده است.
حداقل موجودی کالا
همانطور که از نام آن پیداست، حداقل مقداری است که از هر کالا باید در انبار همیشه موجود باشد. به عبارت دیگر موجودی کالا نباید از این مقدار کمتر شود. میزان مصرف روزانه از کالا و مدت زمان تامین آن عوامل تاثیرگذار برای تعیین حداقل موجودی کالا می باشد.
حداکثر موجودی کالا
حداکثر مقدار از کالاست که اگر موجودی از این مقدار در انبار بیشتر شود باعث ایجاد زیان و یا افزایش ضایعات خواهد شد.
نقطه سفارش کالا
شاید در ابتدا به نظر برسد که نقطه سفارش همان حداقل موجودی کالا است ولی اینگونه نیست. زیرا در دنیای واقعی پارامترهای دیگری نیز در سفارش گذاری کالا حائز اهمیت هستند. برخی کالاها را نمی توان از یک مقدار کمتر خریداری کرد. برخی کالاها وارداتی هستند و عواملی مانند قیمت دلار و پیش بینی افزایش یا کاهش آن روی میزان سفارش تاثیر دارند. خرید عمده معمولا هزینه سفارش را کم می کند ولی در عوض هزینه انبارداری و انباشت سرمایه را افزایش می دهد. و در مقابل خریدهای متعدد هزینه سفارش را افزایش ولی هزینه انبارداری را کاهش می دهد.
نقطه سفارش کالا، مقداری از آن کالاست که باعث شود هزینه های سالیانه مرتبط با موجودی کالا به حداقل برسد.
دوره گردش موجودی
مدت زمانی که کالا در انبار می ماند را دوره گردش موجودی کالا می نامند. به عبارت دیگر از زمانی که کالا وارد انبار می شود تا زمانی که انبار خارج می شود دوره گردش موجودی می باشد. بدیهی است هر چه دوره گردش طولانی تر باشد بدین معنی خواهد بود که کالا مدت بیشتری در انبار نگهداری شده اند و به همان نسبت هزینه های انبارداری و احتمالا ضایعات افزایش می یابد.
فرم های کنترل موجودی انبار
موجودی انبار بنا به دلایل زیر تغییر می کند که برای هر کدام معمولا یک فرم جداگانه وجود دارد.
رسید کالا: فرمی است که زمانی که که کالا وارد انبار می شود، توسط انباردار تکمیل می شود و طبیعتا موجودی کالا بواسطه این فرم افزایش می یابد
حواله انبار: فرمی است که زمانی که کالا از انبار خارج می شود، توسط انباردار تکمیل می شود و بواسطه آن موجودی کالا کاهش می یابد
انبارگردانی: فرمی است که بعد از شمارش موجودی کالا تکمیل می شود و مغایرتهای موجودی فیزیکی با اطلاعات نرم افزاری برطرف می شود که بر اساس آن ممکن است موجودی برخی کالاها کم یا زیاد شود.
اما همه ورود و خروج و کم و زیاد شدن موجودی کالا در برگه ای به نام کاردکس کالا نیز ثبت می شود که خلاصه ای است از تمام گردش یک کالا در انبار است.
هزینه‌های کنترل موجودی انبار
هزینه‌های کنترل موجودی انبارهر کسب و کاری که بنا به ماهیت کاری خود نیاز به انبار دارد، با کنترل موجودی و البته هزینه‌های آن نیز دست و پنجه نرم می‌کند. برای مدیریت صحیح هزینه‌های ناشی از کنترل موجودی انبار لازم است با این هزینه ها آشنا شویم.
هزینه سفارش کالا
کالایی که خریداری می‌شود بسته به موارد زیر هزینه متفاوتی برای کسب و کار خواهد داشت:
- اینکه عمده خریداری شود یا به دفعات خریداری شود
- از تامین کننده‌های نزدیک‌تر و با قیمت بالاتر تامین شود یا از تامین کنندگان دورتر و با قیمت پایین‌تر
- نقدی تسویه شود یا مدت دار
- و …
همچنین هزینه‌های سفارش گذاری مانند هزینه‌های دفتری، ثبت اطلاعات در نرم افزارها و حقوق کارشناسان خرید نیز به هزینه سفارش کالا اضافه می‌شود.
هزینه نگهداری
هزینه‌هایی که از زمان ورود کالا به انبار تا زمان خروج آن، ایجاد می‌شود را هزینه نگهداری می‌گویند. هزینه‌هایی مانند بیمه، اجاره انبار، نگهبانی، انباردار، انرژی، مالیات و … نمونه‌هایی از این هزینه‌های هستند.
هزینه منسوخ شدن کالا
برخی از کالاها مخصوصا مواد غذایی دارای تاریخ انقضا هستند و بعد از منقضی شدن تبدیل به ضایعات شده و دیگر قابل استفاده نیستند. طبیعی است که منسوخ شدن کالاها باعث افزایش هزینه‌های کنترل موجودی انبار می‌شود.
نکات کنترل موجودی مواد و کالا
موجودی انبار بسته به ماهیت کسب و کار متفاوت است و برنامه ریزی و کنترل موجودی مواد و کالا بسیار وابسته به نوع کالای انبار شده است. به عنوان مثال برخی مواد اولیه تامین کنندگان بسیار محدود و بعضا فقط یک تامین کننده دارد و هر تغییری در استراتژی تامین کننده مستقیما روی عملکرد کسب و کار تاثیر می گذارد، لذا سیاست کنترل موجودی برای چنین مواد اولیه ای قطعا با مواد اولیه ای که به وفور یافت می شوند متفاوت است. از این رو بایستی نکات و پارامترهایی را در کنترل موجودی کالا در نظر گرفت که در ادامه به برخی از آنها اشاره میکنیم:
شرایط سیاسی: اگر منابع تامین برخی از مواد اولیه و یا کالاهای شما خارج از کشور است، شرایط سیاسی برای شما تاثیرگذار خواهد بود.
نرخ ارز: اگر مواد اولیه یا کالاهای شما از خارج از کشور تامین می شود. تغییرات نرخ ارز در کنترل موجودی موثر خواهد بود
هزینه ها: هزینه های کنترل موجودی که در بخش قبلی به آنها پرداختیم در کنترل موجودی موثرند.
کنترل موجودی انبار با اکسل
اطلاعات مورد نیاز در انبار شامل کالاها و موجودی آنهاست و فعالیتهایی که روی موجودی تاثیر می گذارند شامل رسید ، حواله ، انتقال، انبارگردانی، تعدیل کسر و اضافه است.
استفاده از اکسل برای کنترل موجودی انبار راه حل بهینه ای نیست و اگر ناچار هستید که از اکسل برای این امر مهم استفاده کنید. لازم است یک شیت داشته باشیم که در آن برای هر کالا موجودی را نگهداری کنید. و با هر اقدام نظیر رسید و حواله و … موجودی را در آن آپدیت کنید.
درامد میلیونی برای حسابداران، مدیران مالی و مشاوران مالیاتی
استفاده از نرم‌افزار و سیستم کنترل موجودی کالا و انبار
برای مدیریت بهینه انبار و کنترل موجودی مواد و کالا استفاده از نرم افزار حسابداری هوفر پیشنهاد می شود. در نرم افزار حسابداری هوفر که از سیستم های حسابداری، نقد و بانک، انبار، بازرگانی، تولید و فروشگاهی تشکیل شده است امکانات زیر را در اختیار دارید:
- مدیریت کالاها
- تعیین نقطه سفارش هر کالا
- ثبت رسید کالای خریداری شده یا امانی
- ثبت حواله کالای فروخته شده یا امانی
- انتقال بین انبارها
- تعدیل کسر و اضافه
- تشکیل و به روز رسانی خودکار کاردکس هر کالا
- نمایش موجودی در لحظه
