مدتهاست بازار نرم افزار حسابداری آنلاین رونق گرفته و کم کم دوره نرم افزارهای سازمانی لوکال یا نصبی به سر می رسد. اما ممکن است کاربران نرم افزارهای سازمانی خصوصاً نرم افزار حسابداری که یکی از پرکاربردترین نرم افزارهای سازمانی است سوالات زیادی درباره حسابداری آنلاین و نرم افزارهای داشته باشند. در این مقاله سعی داریم علاوه بر توضیح مختصری درباره حسابداری به تفضیل به تفاوتهای بین نرم افزارهای ابری و نصبی بپردازیم. همچنین سعی خواهیم کرد توضیحاتی درباره شکل مدرن حسابداری یعنی حسابداری آنلاین ارائه کنیم.
تاریخچه مختصر دانش حسابداری
بیشتر افراد بر این باورند که تاریخچه علم حسابداری به بعد از پیدایش ریاضیات و علم اعداد برمیگردد اما این باور صحیح نیست. از نخستین ایام ایجاد تمدن بشری و غارنشینی انسان اولیه، تقسیم غذا به تعداد هر خانواده نیاز به حساب و کتاب را در مغز کوچک نوع بشر ایجاد کرده بود. و شاید با اطمینان پایین بتوان گفت که حسابداری پیش نیاز علم ریاضیات بوده است؛ با این تصور که نیاز به حساب و کتاب کردن، اعداد و علم ریاضی را اختراع نموده است.
نرم افزار حسابداری
قبل از اینکه به حسابداری آنلاین و نرم افزار حسابداری آنلاین بپردازیم بد نیست درباره نرم افزارهای حسابداری اطلاعاتی کسب کنیم. این روزها تمامی امور فردی و کاری ما وابسته به نرم افزارهاست. از تولید و پخش اقلام گرفته تا ارائه یا دریافت خدمات مختلف؛ ما در فرایندهای کاری خود از نرم افزارها و سیستم های عامل برای پیشبرد اهدافمان استفاده می کنیم. در بیزنس ها نیز نرم افزارهای سازمانی نقشی تعیین کننده و با اهمیت دارند.
تاریخچه مختصری از انواع نرم افزار حسابداری
از زمانی که نخستین حساب و کتابها در سیستم های مالی تدوین و ثبت و ضبط شده تا به امروز، شکل حسابداری تغییرات زیادی را به خود دیده است. ورود کامپیوتر به سازمانها نیز زمینه ساز ورود نرم افزارها شد و نرم افزارهای حسابداری نیز در طول تاریخ خود با فراز و نشیب های زیادی همراه بوده اند. نخستین نرم افزار های حسابداری در زمانی رونمایی شدند که سیستم عامل داس روی کار بود و چون محاسبات آنچنانی هنوز از نرم افزار توقع نمی رفت، به اندازه سطح توقعات کارفرما در آن دوران کارایی داشتند. پس از ارائه سیستم عامل ویندوز توسط مایکروسافت و همه گیر شدن آن، نرم افزارهای حسابداری ویندوزی روی کار آمدند که با رشد سریع توسعه نرم افزار در محیط ویندوز، عملاً تعداد این نرم افزارها و توسعه دهندگان آنها نیز بسیار زیاد شد. نرم افزارهای حسابداری تحت ویندوز از نظر ظاهری شکیلتر، از نظر محاسباتی دقیق تر و از نظر گزارش ها و ارتباط بین زیر سیستم ها با بهره وری بیشتری تولید و ارائه شدند. آخرین نسل از نرم افزارهای حسابداری، نرم افزار حسابداری آنلاین یا ابری هستند که در وهله اول ممکن است شبیه به نرم افزارهای تحت وب به نظر بیاید، اما از تکنولوژی پیچیده تر و البته پایدارتری بهره می برند تا ضریب خطا و مشکلات امنیتی را به حداقل برسانند. نرم افزارهای آنلاین تفاوتهای عمده ای با نسلهای قبل از خود دارند. به طور کلی به سه دسته اول اعم از تحت داس، تحت ویندوز و تحت وب را نرم افزارهای نصبی یا لوکال می گوییم و به دسته جدید نرم افزارهای ابری یا آنلاین. 
نرم افزار حسابداری لوکال یا نصبی
مهم ترین ویژگی نرم افزارهای حسابداری لوکال در اختیار داشتن یک سرور محلی بریا نصب نرم افزار است. این موضوع از یک طرف بابت اطمینان از امنیت اطلاعات کاربران و مالکین نرم افزار می شود و از یک طرف مسئولیت نگهداری اطلاعات و امنیت آن را به خود کاربر تفویض می کند کما اینکه محدودیتهای فراوانی نیز به وجود می آورد.
مسئله اول در نرم افزار حسابداری لوکال هزینه و انرژی بالای نگهداری و به روز رسانی سرور و تجهیزات شبکه است. شاید برای یک شرکت بزرگ وجود یک مسئول برای این کار امری بدیهی باشد اما در اکثر اوقات شرکت های کوچک و متوسط از پس استخدام فردی برای نگهداری از سرور بر نمی آیند و طبق تجربه می توان ادعا کرد که همیشه در نگهداری از تجهیزات سرور با مشکلات عدیده روبرو می شوند.
مسئله دوم تامین اینترنت سرور است. اگر اصرار داشتیم که از نرم افزار حسابداری لوکال به صورت تحت وب استفاده کنیم، هم وظیفه آپلود اطلاعات از سرور با ما است هم وظیفه کنترل ارتباط ریموتی. علاوه بر اینکه ریسک نفوذپذیری به اطلاعات سرور بسیار بالا است، نگه دارندگان نرم افزار مجبورند با خرید آنتن و تقویت سیستم رادیویی به هر ترتیبی این ارتباط را میسر کنند. آنها از سر ناچاری این ارتباط ناقص و سخت را می پذیرفتند و از نرم افزار حسابداری لوکال خود به هر ترتیب روی فضای اینترنت استفاده می کردند.
نرم افزار حسابداری آنلاین یا ابری
نرم افزار حسابداری ابری نیز مثل دیگر نرم افزارهای حسابداری باید بر روی یک بستر یا سرور نصب شود، اما این بار بستر نصب نه سرور محلی مالک نرم افزار بلکه یک سرور ابری قدرتمند است. در سالهای اخیر سرورهای ابری به دلیل امنیت بالا و ضریب نفوذناپذیری پایین، محیطهای قابل اعتمادی برای نگهداری و انتقال دیتا در اختیار کاربران گذاشته اند. اما مهمترین نکته عظمت این نوع سرورهاست که با توجه به بزرگی و تعداد بالای کاربر، دست ارائه دهندگان فضای ابری را باز می گذارد تا از پیشرفته ترین تکنولوژی ها و پروتکل های امنیتی برای محافظت از اطلاعات استفاده کنند. به طور مثال پرداخت هزینه خرید یک آنتی ویروس اورجینال با آپدیت های منظم برای خیلی از مالکین سرورهای محلی خارج از عرف است درحالیکه برای ارائه دهندگان فضای ابری چنین هزینه ای در مقیاس بزرگی سرور و تعداد کاربران ناچیز به شمار می آید.
نرم افزار حسابداری آنلاین بخریم یا لوکال؟
یکی از سوالاتی که این روزها ذهن بسیاری از خریداران نرم افزارهای حسابداری را مشغول کرده این است که چطور بین سرویس های ابری یا نرم افزارهای نصبی انتخاب کنیم؟ باید توجه داشت که هر کدام از این دو نوع نرم افزار مزایای خاص خود را دارند. به عنوان مثال اگر شرکت شما یک مجموعهی بسیار بزرگ با تعداد حسابداران زیاد است بهتر است از سیستم های لوکال یا نصبی استفاده کنید در غیر اینصورت نرم افزار حسابداری آنلاین نیز پاسخگوی نیازهای شما خواهد بود.
در وجه دیگر نرم افزارهای آنلاین یا ابری هستند که علاوه بر ارزانی، در دسترس بودن از همه جای دنیا و به واسطه هر وسیله دیجیتالی را در اختیار شما خواهند گذاشت. در ادامه تفاوتهای مهم نرم افزارهای حسابداری آنلاین و نصبی را به صورت خلاصه بررسی خواهیم کرد:
– نرم افزار حسابداری آنلاین نیازی به تجهیزات سخت افزاری و سرور فیزیکی ندارد.
– نرم افزار حسابداری آنلاین مقرون به صرفه تر است.
– نرم افزار حسابداری آنلاین از لحاظ امنیت قابل اطمینان تر است کما اینکه وظیفه تامین امنیت نرم افزار نصبی با مالک سرور است.
– نرم افزار حسابداری آنلاین به دلیل ماهیت اجاره ای بودن با پشتیبانی کامل تمام دوره فروخته می شود در صورتیکه برای نرم افزار نصبی باید قرارداد پشتیبانی مجزا منعقد شود.
– نرم افزار حسابداری نصبی قابلیت استفاده چندشرکته دارد اما نرم افزار آنلاین خیر.
– نرم افزار حسابداری نصبی محدودیتی در تعداد کاربر و فضای ذخیره سازی ندارد اما نرم افزار آنلاین محدودیتهایی دارد.
مزایای حسابداری آنلاین
با توجه به موارد مطرح شده در بالا دریافتیم که نرم افزار حسابداری آنلاین به مراتب انتخاب بهتری برای شرکتهای کوچک، متوسط و حتی در بعضی موارد شرکتهای بزرگ است. از ابعاد شرکت مهمتر در مسیر انتخاب نرم افزار حسابداری سرعت رشد و چابک بودن آن است. مجموعه ای که قصد دارد مراحل رشد را سریعتر از دیگران طی کند ناچار است که همراه با تکنولوژی روز دنیا پیش برود و از تغییرات مثبت استقبال کند. اما نرم افزار حسابداری آنلاین صرفاً یک ابزار است. ابزاری مفید برای بهبود عملیات مالی ما، ابزاری که سیستم حسابداری سنتی ما را به سمت یک سیستم حسابداری آنلاین هدایت می کند.
