سرفصل حساب یک ساختار سلسله مراتبی دارد که ممکن است سه سطحی یا خیلی بیشتر باشد. سطوح بالاتر به طبقه‌بندی‌های بزرگ‌تر اختصاص می‌یابند و سطوح پایین‌تر به جزییات می‌پردازند. حساب تفصیلی در پایین‌ترین سطح از این سلسله مراتب قرار می‌گیرد.
در حسابداری دوبل هر رویداد مالی حداقل دو طرف دارد. هر یک از طرف‌های رویداد مالی یک سرفصل حساب است. سرفصل‌های حساب در حسابداری برای طبقه بندی مناسب‌تر و امکان گزارش‌گیری‌های راحت‌تر استفاده می‌شوند.
حساب تفصیلی چیست ؟
برای توصیف بهتر مفهوم و کاربرد حساب تفصیلی بر اساس یک مثال توضیحات را ارایه می‌کنیم.
فرض کنید می‌خواهیم اطلاعات یک کتاب را در یک کتابخانه ثبت کنیم. برای اینکه بتوانیم هر زمان به آن کتاب نیاز داشتیم به سرعت آن را پیدا کنیم و همچنین بتوانیم آمار وگزارشات بهتری را از کتاب‌ها تهیه کنیم. کتاب‌ها را در یک ساختار طبقه بندی شده ثبت می‌کنیم. مثلا ساختار فرضی ما چنین است:
کتاب‌های کاغذی > کتاب‌های تاریخی > کتاب‌های جلد چرمی > کتاب تاریخ تمدن ویل دورانت
در این مثال کتاب تاریخ تمدن معادل حساب تفصیلی در ساختار کدینگ مالی است. در حسابداری نیز همین مفهوم طبقه بندی را کدینگ حساب‌ها می‌نماند و هدف از آن همانطور که توضیح داده شد طبقه بندی مناسب تر برای درک و گزارش گیری بهتر است.
ساختار کدینگ‌حساب‌ها به مرور زمان تغییر شکل پیدا کرده است. و ساختار آن در بیشتر نرم افزارهای حسابداری امروزی به شکل زیر می باشد.
در واقع حساب تفصیلی بخشی از ساختار درختی کدینگ نیست و به صورت مستقل تعریف می‌شود. ولی در زمان ثبت یک رویداد مالی باید تفصیلی را به یک معین وصل کنیم و به این ترتیب به ساختار درختی کدینگ متصل می‌شود. به عبارت دیگر حساب تفصیلی در تعریف مستقل است ولی در استفاده متصل است.
انواع حساب تفصیلی
تفصیلی وابسته
در سیستم‌های قدیمی‌تر و سنتی حساب تفصیلی زیرمجموعه معین تعریف می‌شد و بخشی از درختواره کدینگ به شمار می‌آمد. اما این شکل از طراحی، مشکلاتی به همراه داشت. مثل اینکه اگر یک شخص هم خریدار بود و هم فروشنده ، چون‌معین های متفاوتی داشت ناچار بایستی دو تفصیلی برای این شخص ایجاد می‌شد که در اخذ گزارشات و مغایرت‌گیری و … مشکلات متعددی به همراه داشت. این نوع از تعریف تفصیلی را تفصیلی وابسته می‌گفتند.
تفصیلی شناور یا یونیک
در سیستم‌های مدرن‌تر، حساب تفصیلی مستقل از درختواره کل و معین تعریف می‌شود. در این حالت یک تفصیلی را می‌توان با هر معینی مورد استفاده قرار داد. به عنوان مثال همان شخص را در نظر بگیرید که هم فروشنده است و هم خریدار. در این حالت کافی است یک حساب تفصیلی برای وی تعریف شود و یک بار با معین بدهکاران تجاری و یک بار با معین بستانکاران تجاری گردش کند. این نوع از تعریف تفصیلی را تفصیلی شناور یا یونیک می گویند.
تفصیلی چند سطحی
برای برخی از کسب و کارها مانند شرکت‌های پیمانکاری که پروژه محور کار می‌کنند یک سطح از حساب تفصیلی کفایت نمی‌کند. لذا سطوح دیگری از تفصیلی نیز به مرور اضافه شدند. که به تفصیلی 2 و تفصیلی 3 و … معروف هستند. این شیوه تعریف از تفصیلی را تفصیلی چند سطحی می‌گویند.
کاربرد حساب تفصیلی
فرض کنید که تعدادی کالا طی یک فاکتور به یک مشتری به نام آقای حسینی فروخته شده است. این یک رویداد مالی است که باید در حسابداری ثبت شود. برای ثبت این رویداد مالی لازم است تا مشخص کنیم در چه طبقه بندی از سرفصل حساب ها این رویداد را ثبت می‌کنیم.
تصمیمی که باید بگیریم این است که آیا آقای حسینی یک مشتری است که ما لازم داریم تا ریز گردش حساب او را داشته باشیم یا خیر. اگر لازم داشته باشیم آقای حسینی یک حساب تفصیلی خواهد بود. به عنوان مثال یک شرکت بازرگانی که به یک مشتری کالاهایی را می فروشد. به همه رویدادهای مالی مرتبط با آن مشتری نیاز دارد. لذا مشتری را به عنوان یک تفصیلی تعریف می‌کند ولی یک سوپر مارکت به مشتریان خود به عنوان یک تفصیلی نگاه نمی کند. و ممکن است کل فروش خود را در حساب تفصیلی مشتریان متفرقه ثبت نماید.
به صورت خلاصه کاربرد حساب تفصیلی این است که در یک رویداد مالی طرف حساب را مشخص کنیم.
سند تفصیلی
یک سند مجموعه‌ای از رویدادهای مالی است که برای هر یک از آنها طرفین حساب مشخص شده است. در هر طرف حساب الزاما حساب تفصیلی مشخص نمی‌شود. به عبارت دیگر برخی از ثبت‌های سند در سطح معین ثبت می‌شوند.
برای ثبت‌هایی از سند حسابداری که در آنها تفصیلی مشخص شده باشد را سند تفصیلی می‌گویند. که در ادامه ثبت سند یک فاکتور فروش را به عنوان نمونه مثال می‌زنیم :
کدینگ حساب تفصیلی
نرم افزارهای حسابداری مختلف بر اساس نوع کسب و کارهایی را که مخاطب خود در نظر گرفته‌اند، سطوح مختلفی از کدینگ را برای حساب‌های تفصیلی در نظر گرفته‌اند.
- در نرم افزارهای قدیمی حساب تفصیلی بخشی از کدینگ حساب‌ها است و زیرمجموعه حساب معین تعریف می‌شود.
- در برخی از نرم افزارهای کدینگ حساب تفصیلی یک سطحی است که به صورت تفصیلی شناور تعریف می‌شود و مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- سطح دوم و سوم کدینگ تفصیلی برای پوشش نیازهایی چون تعریف پروژه و مرکز هزینه در نرم افزارها اضافه شده است.
گزارش تفصیلی
وقتی رویدادهای مالی ثبت می‌شوند. و طرفین حساب بر اساس کدینگ حسابداری مشخص می‌شوند. اطلاعات لازم برای گزارش‌گیری در سطوح مختلف از حساب فراهم می‌شود.
گزارشاتی که در سطح تفصیلی گرفته می‌شوند را گزارش تفصیلی می‌گویند. گزارشاتی مانند گردش حساب، تراز آزمایشی در سطح تفصیلی، مرور حساب و … نمونه ای از گزارشات حسابداری در سطح تفصیلی می‌باشند.
حساب تفصیلی در هوفر
در نرم افزار حسابداری هوفر، حساب تفصیلی دارای ساختار زیر است:
گروه تفصیلی برای دسته بندی تفصیلی 1 و 2 استفاده می‌شود و خودش می‌تواند یک سطح در نظر گرفته شود. تفصیلی 1 و 2 نیز هر دو شناور هستند و می‌توانند مستقلا با هر معینی استفاده شوند.
همچنین در نرم افزار حسابداری هوفر سیستم به صورت هوشمند ارتباط بین تفصیلی ها و معین ها را یاد می‌گیرد و به کاربر در انتخاب معین مناسب در زمان ثبت رویداد مالی در سند کمک می‌کند.
