نوشته های اخیر

نرم افزار حسابداری شرکتی

اصطلاح شرکت در معنای عام تجارت به معنی اداره کردن یک کسب و کار به شیوه خصوصی یا غیردولتی است. نرم افزارهای حسابداری برای مدیریت منابع مالی و تهیه گزارشات جهت استفاده ذینفعان داخل و خارج از شرکت سالهاست که جایگاه خود را در سیستم حسابداری شرکتها تثبیت کرده اند.

نام نرم افزار حسابداری شرکتی بارها و بارها به گوش همه ما خورده است؛ اما نرم افزار حسابداری شرکتی چیست؟ چه تفاوتی با نرم افزار حسابداری فروشگاهی دارد؟ انواع نرم افزار حسابداری شرکتی چیست؟ و چه نوع نرم افزار حسابداری برای کسب و کار ما مناسب است؟ در این مطلب قصد داریم به تمام این سوالات پاسخ دهیم.

نرم افزار حسابداری شرکتی چیست؟

با رواج و توسعه صنعت نرم افزار، علم حسابداری نیز دچار تحولات گسترده و عمیقی شده است. حسابدارهای باتجربه خوب به خاطر دارند که در گذشته حسابداری فقط به دفترنویسی محدود شده بود. دفاتری فیزیکی از جمله دفتر کل، دفتر روزنامه، دفتر معین، دفتر مشتریان، دفتر ثبت ورود و خروج پرسنل، دفتر انبار و سایر دفاتر که باید ابتدای سال مالی توسط حسابدار رسمی شرکت به محل سازمان امور مالیاتی و دارایی مربوطه تحویل می شد و پس از پلمپ به صورت روزانه و لحظه ای ثبت وقایع در این دفاتر صورت می گرفت.

ناگفته پیداست که چنین سیستمی علاوه بر خطاپذیری بالا رنجها و مشقات فراوانی را به حسابداران تحمیل می کرد. اما عصر ما عصر گسترش نرم افزار است. رفته رفته نرم افزارهای مختلف با کاربردهای مختلف جای خود را در لحظه لجظه زندگی ما باز کردند. کسب و کارها نیز با ظهور و پیشرفت نرم افزارها متحول شدند. یکی از نرم افزارهای مهم سازمانی نرم افزار حسابداری است.

نخستین نرم افزارهای حسابداری برای نگاهداری حسابهای معین و کل به وجود آمدند و بیشتر شبیه به یک دیتابیس نگهداری اطلاعات بودند تا هوش مصنوعی تحلیلگر مالی، اما به سرعت توسعه پیدا کردند و قابلیتهایی مثل ثبت آرتیکلها و اسناد حسابداری، دفتر نویسی و گزارش گیری نیز به آنها اضافه شد. در گام بعدی نگهداری و کنترل موجودی، عملیات بازرگانی و پخش و فروش، سیستم های بهای تمام شده و حقوق و دستمزد هم به نرم افزارها اضافه شدند تا رفته رفته تمام فرایندهای مالی سیستماتیک شود.

امروزه همه شرکتها برای بهینه کردن فرایند ثبت و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی خود بر اساس ماژولهای مورد نیاز خود، یک نرم افزار حسابداری تهیه می نمایند و تصور پیاده سازی سیستم حسابدرای بدون نرم افزار تقریباً برای هر حسابدار و مالک بیزینیس امری محال محسوب می شود.

نرم افزارهای حسابداری شرکتی هم به صورت آنلاین و هم به صورت نصبی بر روی سرور محلی قابل استفاده می باشند که با توجه به شیوع استفاده از اینترنت و نیاز به همگام سازی اطلاعات بین واحدهای مختلف سازمانی در بسیاری از موارد نرم افزارهای نصب شده بر روی سرور محلی نیز از طریق ریموت بر روی بستر اینترنت پابلیش می شوند.

نرم افزار حسابداری شرکتی چه تفاوتی با نرم افزار حسابداری فروشگاهی دارد؟

گفتیم که شرکتهای کوچک و بزرگ بسته به نیازشان از نرم افزارهای مختلف شرکتی استفاده می کنند. ممکن است یک شرکت کوچک نیازی به ماژول تولید یا بهای تمام شده نداشته باشد. یا مجموعه ای که تعداد پرسنل محدودی داشته یا حقوق و دستمزد ثابت و روتین پرداخت می کند عملاً نیازی به ماژول حقوق و دستمزد ندارد و در زمان انتخاب نرم افزار می تواند با بهینه سازی سیستم انتخابی در هزینه خرید نرم افزار حسابداری شرکت خود صرفه جویی کند.

اما طیف عظیمی از کسب و کارها در اصل یک سیستم فروشگاهی یا خرده فروشی هستند و پیچیدگی‏ های محاسبات مالی یک شرکت را ندارند. اصولاً برای فروشگاهها صرفاً فاکتورهای خرید و فروش و مانده حساب مشتریان در درجه اول اولویت قرار دارد و بسیاری از مفاهیم در سیستم مالی فروشگاهی به شکل متفاوت یا لااقل کم اهمیت درمی آیند. مثلاً در یک فروشگاه چون در بیشتر مواقع انبار به صورت فیزیکی ماهیت وجودی ندارد و کالاها پس از خرید در فروشگاه چیده می شوند، پس در نتیجه اصلاً نیازی به ثبت برگه های رسید و حواله انبار یا انتقال بین انبارها نیست. همینطور حسابهای تضامنی و حقوق و دستمزد و سربار تولید و حسابهایی از این دست…

حسابهایی که در سیستم حسابداری فروشگاهی نقش مهمتری ایفا می کنند عبارتند از: موجودی های نقد و بانک، حسابهای تفضیلی و خرید و فروش کالا. البته ناگفته نماند که کلیه عملیات جاری حسابداری ممکن است در یک فروشگاه بزرگ به وقوع بپیوندد، علی الخصوص که در دوره حاضر برخی فروشگاهها به شیوه شرکتی و زنجیره ای اداره می گردند اما روی سخن ما با یک فروشگاه ساده است. بنابراین می توان نتیجه گرفت که ماژولهای حسابداری مالی و بازرگانی ماژولهای مورد نیاز حسابداری فروشگاهی هستند. بدین ترتیب نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی جزو نرم افزارهای پایین رده حسابداری دسته بندی می شوند چون فقط روی این دو ماژول مانور داده اند و حتی در صورت وجود بقیه ماژولها عملاً توسعه خاصی روی آنها انجام نشده است، چون هم ارائه دهنده های نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی و هم کاربران این نرم افزارها به خوبی می دانند که استفاده خاصی از این ماژولها در یک سیستم فروشگاهی نخواهد شد.

انواع نرم افزار حسابداری شرکتی را بشناسید

به طور کلی نرم افزارهای حسابداری شرکتی با توجه به حوزه فعالیت شرکتها رده بندی می شوند و هر توسعه دهنده ای ممکن است تقسیم بندی خاص خود را مد نظر قرار دهد. در هر صورت بیشتر نرم افزارهای حسابداری شرکتی موجود در بازار بدین صورت طبقه بندی می شوند:

نرم افزار حسابداری شرکتی تولیدی

در این نرم افزارها ماژول تولید یا بهای تمام شده نسبت به ماژولهای رایج مثل خزانه داری و حسابداری اسناد و بازرگانی و انبار و حقوق و دستمزد، پررنگتر است و توسعه قابل قبولی یافته است. در نرم افزار حسابداری تولیدی ما علاوه بر به دست آوردن بهای تمام شده یک کالای ساخته شده، سربار تولید، سود ناشی از تولید، نرخ ضایعات، میزان مواد اولیه مصرفی، نرخ دستمزد مستقیم و غیرمستقیم پرداختی برای تولید و دیگر موارد مرتبط با فرایند تولید را محاسبه می نماید تا مجموعه های صنعتی بتوانند بهترین تصمیم گیری را بر اساس این گزارشات داشته باشند.

نرم افزار حسابداری شرکتی بازرگانی

در نرم افزارهای حسابداری بازرگانی ماژول بازرگانی یا خرید و فروش قدرتمندترین و مهمترین ماژول است و بیشترین توسعه نرم افزار در این ماژول به چشم می خورد. موجودیت هایی نظیر خرید و فروش، برگشت از خرید و فروش، هزینه و روش های حمل، محاسبه پورسانت بازاریابان و عوامل فروش جزو مواردی است که برنامه نویسان و طراحان نرم افزارهای حسابداری بازرگانی مورد توجه قرار می دهند. لازم به ذکر است که در این نرم افزارها ماژول انبار نیز باید کامل و جامع باشد و ارتباط بین واحدهای بازرگانی و انبار می بایستی به شکلی صحیح در نرم افزار حسابداری پیاده سازی شود.

یکی از قابلیتهایی که به تازگی به نرم افزارهای شرکتی بازرگانی پیشرو افزوده شده است پیش فاکتور آنلاین است که با امکان اتصال به درگاه پرداخت بانکی نقطه عطفی در سیستم فروش به حساب می آید.

نرم افزار حسابداری شرکتی خدماتی

تمرکز نرم افزار حسابداری شرکتی خدماتی بر محاسبه هزینه ها و درآمد حاصل از فروش خدمات است و تفاوت عمده آن با سیستم حسابداری بازرگانی در موجودی کالاست. در نرم افزار حسابداری شرکتی خدماتی کالایی وجود ندارد پس عملاً انبار و عملیات مربوط به آن نیز حذف خواهد شد.

نرم افزار حسابداری شرکتی پیمانکاری

محوریت عملیات حسابداری شرکتهای پیمانکاری پروژه است. ثبت اطلاعات مالی و تجزیه و تحلیل اطلاعات هر پروژه می بایستی به تفکیک قابل انجام و گزارش گیری باشد. از این روست که نیاز به تفضیلی شناور در نرم افزار حسابداری شرکتی بیش از هر نرم افزار حسابداری دیگری حس می شود. در این نرم افزار نیز ماژولهای انبار و تولید اهمیت خود را از دست می دهند و خرید و فروش محصول و خدمات نیز معنایی متفاوت دارد.

چه نوع نرم افزار حسابداری برای کسب و کار من مناسب است؟

یکی از بزرگترین اشتباهات در خرید نرم افزار عدم توجه به حدود سیستم حسابداری مجموعه خود است. چه بسیار هستند فروشگاههای کوچکی که سیستم حسابداری پیچیده ای ندارند اما صرف اعتبار یک گروه نرم افزاری اقدام به خرید یک نرم افزار گران قیمت می کنند که عملاً بخش های اعظمی از امکانات این نرم افزار بلااستفاده می ماند. و یا برعکس مجموعه های بزرگ صنعتی یا بازرگانی که زیرگروهها و زیر سیستم های عظیم و متنوعی دارند اما فقط صرف کاهش هزینه ها به سراغ نرم افزارهای پایین رده فروشگاهی می روند و پس از مدتی ثبت اطلاعات و صرف انرژی و زمان تازه متوجه می شوند که این نرم افزارها نیازهایشان را پاسخگو نخواهد بود و عملاً چندین برابر هزینه معقول باید برای انتقال اطلاعات و استقرار یک سیستم حسابداری جایگزین هزینه کنند.

به صورت خلاصه می توان گفت برای خرید نرم افزار حسابداری به سطوح کدینگ، ماژولها و امکانات ویژه تکمیلی باید توجه کرد. به عنوان مثال یک مجموعه بازرگانی با شرکای تجاری متفاوت و رسته های فعالیتی متنوع شاید در عمل فعالیتی مشابه یک فروشگاه داشته باشد و صرفاً کالا را از منابع تامین کند و به دست مشتریان برساند اما در واقع نیاز او صرفاً با یک نرم افزار حسابداری شرکتی پاس خواهد شد نه با نرم افزار حسابداری فروشگاهی.