همان‌طور که می‌دانید امروزه شاهد پیشرفت فناوری در زمینه‌های مختلفی هستیم که حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیست. تولید نرم‌افزارهای پیشرفته در کنار وجود مفاهیمی مانند کدینگ حسابداری همگی از پیشرفت‌های علم حسابداری محسوب می‌شوند. ما در این مطلب قصد داریم در مورد کدینگ حساب ها اطلاعات جامعی در اختیارتان قرار دهیم بنابراین تا انتهای مطلب همراه ما باشید.
کدینگ حسابداری چیست؟
اگر بخواهیم خیلی ساده این موضوع را بیان کنیم می‌توان گفت کدینگ حسابداری یعنی طبقه‌بندی حساب‌ها. به‌طور کلی مدل رایجی که در حسابداری استفاده می‌شود کدینگ درختی است.
در این فرآیند وقتی یک دسته‌بندی خاص برای یک حساب تعیین می‌شود با آن دسته‌بندی که شامل سطح‌های مختلف و کدهای متفاوت است سرشاخه اصلی و زیر مجموعه‌ها نیز مشخص می‌شود.
کدینگ در معنای عام یعنی شماره‌گذاری کردن و حال وقتی با حسابداری ترکیب می‌شود به معنای کدگذاری حساب‌ها است. دو تصویر زیر مفهوم این عبارت را بهتر مشخص می‌کنند.
کاربرد کدینگ حسابداری چیست؟
کدینگ از مواردی است که در ابتدای شروع هر کسب‌وکاری در بخش حسابداری باید مورد استفاده قرار بگیرد، اما شاید برایتان این سوال پیش بیاید که چه کاربردی دارد و دلیل تاکید بر وجود آن چیست. موارد زیر از جمله دلایل مهم وجود کدینگ حسابداری هستند:
- استانداردسازی فعالیت‌های مالی و یکپارچه‌سازی آن‌ها با یک فرمت خاص
- افزایش دقت و سرعت در حین ثبت فعالیت‌های مالی و به حداقل رساندن خطاهای انسانی
- دقت و جزئیات بالا برای تهیه گزارش‌های مالی
در نهایت می‌توان گفت با کدینگ می‌توان آنالیزهای مالی را با دقت و سرعت بیشتری انجام داد و در کنار آن برای سرمایه‌گذاری‌های آینده تصمیم‌های بهتری گرفت.
انواع کدینگ حسابداری
در ادامه 5 نوع اصلی از کدینگ‌های حسابداری را به شما معرفی می‌کنیم:
کدینگ حفظی
این مدل از کدینگ همان شیوه اختصارنویسی است که در زبان فارسی استفاده می‌شود. در واقع بر اساس حروف اول حساب‌ها کدینگ انجام می‌شود. به عنوان مثال برای حساب‌های جاری کد ح-ج را به کار میبرند.
کدینگ متوالی
همان‌طور که از نام این کدینگ مشخص است باید کدها به‌صورت متوالی پشت سر هم بیایند. یعنی برای کدینگ کالا در حسابداری یا کدینگ انبار یک شرکت اعداد به‌صورت متوالی یا پی‌درپی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
کدینگ سلسله مراتبی
اگر بخواهیم پرکاربردترین نوع کدینگ در زمینه حسابداری را معرفی کنیم به سلسله مراتبی می‌رسیم. این روش در کنار دقت و نظم بالا، محدودیتی نیز برای تعداد حساب‌ها ندارد.
فرض کنید برای حساب شرکتی کد 101 در نظر گرفته شده است، حال حسابدار می‌خواهد به این حساب یک زیر مجموعه اضافه کند. برای انجام این کار تنها کافی است یک عدد اعشار به کد اصلی بیافزاید، از این نظر گفته می‌شود هیچ محدودیتی در تعداد حساب‌ها وجود ندارد.
کدینگ توده‌ای
وقتی می‌خواهند برای یک دوره مالی خاص کدگذاری انجام دهند، از این روش استفاده می‌کنند، چراکه کدها به یک حساب تعلق می‌گیرد.
کدینگ وجهی
در این نوع می‌توان اعداد یا به اصطلاح کدها را برای هر معرف خاص در نظر گرفت و با همان کد آن حساب مشخص می‌شود.
برای مثال شما می‌خواهید کدینگ حسابداری یک هایپرمارکت را با استفاده از روش وجهی مشخص کنید و از اعداد 1 تا 3 می‌توانید به ترتیب برای قسمت‌های متنوع هایپر، نماینده هزینه‌ها در بخش‌های مختلف و معرف زیرمجموعه‌های دو گروه قبلی بهره ببرید.
مراحل کدینگ حسابداری به چه صورت است؟
به‌طور کلی می‌توان برای مراحل کدینگ حسابداری 4 مرحله اصلی تعریف کرد:
- ابتدا باید برای گروه حساب‌های اصلی کد تعیین کرد.
- گروه حساب‌های را به حساب‌های کل تقسیم کرد.
- برای حساب‌های کل کدینگ درختی درست کرد.
- کدینگ سرفصل های معین را انجام داد.
کدینگ دارایی های جاری
دارایی‌های جاری شامل موجودی نقد و بانک، سرمایه‌گذاری کوتاه مدت، حساب‌ها و اسناد دریافتی تجاری، سایر حساب‌ها و اسناد دریافتی، موجودی مواد و کالا، سفارش‌ها و پیش پرداخت‌ها و سپرده‌هایی است که نزد دیگر افراد دارید است و به هرکدام کد به خصوصی تعلق می‌گیرد.
به‌عنوان مثال چون موجودی نقد و بانک اولین حساب از بخش دارایی‌های جاری است به آن کد 101 می‌دهند، 1 بیانگر دارایی‌های جاری و 01 نشان‌دهنده موجودی نقد و بانک است.
کدینگ دارایی های غیرجاری
دارایی‌های ثابت مشهود، استهلاک انباشته دارایی‌های ثابت مشهود، دارایی‌های در جریان تکیمل، دارایی‌های نامشهود، سرمایه‌گذاری‌های بلند مدت و سایر دارایی‌هایی که جاری نیستند در دسته دارایی‌های غیرجاری قرار می‌گیرند.
در مورد دارایی‌های غیرجاری 2 نشانگر گروه حساب اصلی است و 01 دارایی‌های ثابت مشهود را نشان می‌دهد، البته یک استثناء در این بخش سایر دارایی‌ها است که به آن کد 299 داده می‌شود.
کدینگ بدهی های جاری
در بخش بدهی‌های جاری، حساب‌ها و اسناد پرداختنی تجاری، سایر حساب‌ها و اسناد پرداختنی، سفارش‌ها و پیش دریافت‌ها، ذخیره مالیات، سود سهام پرداختنی، سپرده‌های پرداختنی، اعتبارات مالی دریافتنی کوتاه مدت و ذخایر قرار می‌گیرد.
کدینگ حسابداری با نرم افزارهای حسابداری
حال با همه این تفاسیر استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری برای کدینگ بهترین راه است. البته ناگفته نماند این کار با استفاده از سیستم اکسل و حتی روی کاغذ قابل انجام است اما امکانات زیادی قطعا در مقایسه با نرم‌افزار در اختیار شما قرار نخواهد داد.
در واقع نرم افزار حسابداری می‌توانند قابلیت‌های گسترده‌ای را در اختیار کاربر قرار دهند و سرعت و دقت را نیز در حین کار بالا ببرند، به همین دلیل بهترین مورد برای کدینگ حسابداری به شمار می‌روند.
نکات مهم درباره ساختار کدینگ حسابداری
طراحی سیستم کدینگ باید به درستی انجام شود، چون با طراحی درست می‌توان از بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری برای شرکت جلوگیری کرد. علاوه بر این از آن‌جایی که هر یک از سطوح کدینگ نیازمند دانش و تخصص است باید از کارشناسان این حوزه و حسابدارها برای پیشبرد کار بهره برد.
برای ساختار یک کدینگ حسابداری همیشه باید استانداردهای حسابداری، فعالیت سازمان، کنترل‌های درونی و گزارش‌های مورد نیاز بیرونی و داخلی را مد نظر قرار دارد.
سخن نهایی
امروزه سیستم‌های کامپیوتری زندگی ما را متحول کردند و این دستگاه‌ها به علت قابلیت درک بهتر اعداد و راضی بهتر از حروف می‌توانند با اعداد ارتباط برقرار کنند.
ما به کمک این ویژگی می‌توانیم داده‌ها را به زبان کامپیوتر نزدیک کنیم و بنابراین تعریف کدینگ یکی از پیش‌نیازهای انواع نرم‌افزارهای حسابداری است.
وجود سیستم کدینگ حسابداری در هر سازمان یا شرکتی الزامی است. چون اگر این فرآیند با دقت و به شکل صحیحی انجام گیرد، مدیر کسب‌وکار می‌تواند از بعد مالی و حسابداری شرکت خود اطمینان خاطر داشته باشد.
