اهمیت نرم افزار حسابداری ساده برای کسب و کارها

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های هر مجموعه و سازمانی مدیریت مالی و حسابداری آن است. در گذشته جهت ثبت نمودن اطلاعات مالی و حسابداری یک کسب و کار، از دفاتر مخصوصی به نام دفاتر حسابداری استفاده می‌شد، با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی از جمله در حوزه حسابداری، به مرور نرم افزارهای حسابداری جایگزین این دفاتر حسابداری کاغذی شدند، که این امر تنها مخصوص کسب و کارهای بزرگ نیست، بلکه کسب و کارها و مشاغل و استارتاپ‌های کوچک هم به راحتی قادر هستند که جهت ثبت و نگه‌داری اطلاعات مالی و حسابداری خود از این گونه نرم افزارها استفاده نمایند.

امروزه استفاده از نرم افزارهای حسابداری کاملا رواج یافته است، به گونه‌ای که یکی از مهم‌ترین ابزار کاربردی هر کسب و کاری از آن استفاده می‌کند نرم افزار حسابداری است. اگرچه سیستم‌های حسابداری مختلف موجود در بازار ممکن است که در بسیاری از زمینه‌ها با هم اشتراک داشته باشند اما در ارائه خدمات خود ممکن است با یکدیگر متفاوت باشند. در این مقاله قصد داریم که به نرم افزارهای حسابداری ساده بپردازیم. لازم به ذکر است که نرم افزارهای حسابداری بسیار متنوعی در بازار موجود است که شما می توانید بسته به نیاز و حوزه کاری خود یک نرم افزار حسابداری ساده یا پیچیده، ارزان یا گران و … استفاده نمایید.

سیستم حسابداری چیست؟

تعریف نرم افزار حسابداری ساده

همان طور که گفته شد با گذشت زمان، استفاده از نرم افزارهای حسابداری جایگزین دفترهای حسابداری شدند. نرم فزارهای حسابداری ساده این امکان را برای شما فراهم می‌سازد که بدون نیاز به هیچ پیش زمینه ای در حوزه حسابداری، تمامی کارهای مربوط به حساب های خود را به راحتی انجام دهید. نرم افزاهای ساده حسابداری این امکان را دارند که توسط افراد غیرمتخصص در دانش حسابداری نیز قابل استفاده باشند و شما با توجه به شغل و کسب و کار خود می‌توانید یکی از این نوع نرم افزارهای ساده حسابداری را برای کار خود انتخاب نمایید.

نرم افزار حسابداری ارزان

برخی از شرکت‌های تازه تاسیس به منظور صرفه جویی در هزینه‌های خود ترجیح می‌دهند که از نرم افزارهای رایگانی که در این حوزه وجود دارد استفاده نمایند. کسب  و کارهای کوچک ممکن است قادر نباشند که یک حسابدار متخصص را جهت رسیدگی امور مالی خود استخدام نمایند، استفاده از نرم افزارهای حسابداری ساده و رایگان و یا ارزان می‌تواند این مشکل آن ها را حل نماید، هر چند که نرم افزارهای حسابداری ساده و رایگان تمامی امکانات و خدمات را به شما ارائه نمی‌دهند. بهتر است که قبل از خرید هر نرم افزاری از نسخه رایگان آن استفاده نمایید تا به خوبی با محیط آن آشنا شوید و مطمئن گردید که به تمامی نیازهای شما پاسخ می‌دهد.

 نرم افزار حسابداری آنلاین هوفر

یک نرم افزار حسابداری ساده چه ویژگی‌هایی را دارد؟

از جمله مهم‌ترین و بهترین ویژگی‌هایی که یک نرم افزار حسابداری ساده دارا است عبارتند از:

بروزرسانی خودکار 

با توجه به اینکه قوانین مالیاتی مدام در حال تغییر و عوض شدن هستند لذا لازم است که نرم افزارهای حسابداری همیشه به روز باشند و این قابلیت را داشته باشند که به صورت اتوماتیک به روز گردند.

از امنیت کافی برخوردار باشد

از آن جا که داده‌ها و اطلاعات مالی یک شرکت و کسب وکار از اهمیت بالایی برخوردار است و از دست رفتن آن ها موجب وارد شدن ضرر و زیان بالایی به مجموعه مورد نظر می‌گردد و حتی ممکن است تا ورشکستگی آن شرکت نیز پیش رود، لذا ویژگی‌های امنیتی نرم افزار بسیار مهم است و باید قادر باشد که از تمامی اطلاعات مالی و حسابداری مجموعه محافظت کامل را داشته باشد.

دارای پشتیبانی بوده و خدمات پس از فروش را به کاربر ارائه دهد

کاربر یا حسابدار تنها در صورتی می‌تواند اطمینان کافی را از خرید یک نرم فزار حاصل نماید که مطمئن باشد که شرکت یا موسسه حسابداری ارائه دهنده نرم افزار، دارای پشتیبانی و خدمات پس از فروش بوده و بدین گونه اعتماد مشتری خود را جلب نماید، تا در صورتی که کاربر پس از استفاده از نرم افزار با مشکلات احتمالی روبرو گردید و یا با سوال و ابهامی در رابطه با نرم افزار مورد استفاده مواجه شد، قادر باشد به راحتی با کارشناسان مربوطه در بخش پشتیبانی نرم افزار ارتباط برقرا نموده و مسائل خود را حل نماید. این ارتباط بین مشتری و کارشناس پشتیبانی، می‌تواند به صورت تلفنی، حضوری و یا آنلاین صورت گیرد.

دارای گرافیک مناسبی باشد

از آن جا که نرم افزارهای حسابداری بر پایه اعداد و ارقام و نمودارها هستند، در صورتی که از گرافیک مناسب و کیفیت خوبی برخوردار باشند، قطعا گزارش‌های تصویری بهتری را به مدیران مالی شرکت‌ها ارائه خواهند نمود.

با نوع فعالیت و کسب و کار مورد نظر سازگار و متناسب باشد

هر کسب و کاری لازم است که متناسب با حوزه کاری خود نرم افزار حسابداری مختص به خود را انتخاب نماید. به عنوان مثال شرکتی که در حوزه تجارت، بازرگانی یا پیمانکاری فعالیت می‌نماید می‌بایست نرم افزاری را انتخاب نماید که تمامی این موضوعات را پوشش دهد.

کاربر پسند بوده و کار کردن با آن از سهولت کافی برخوردار باشد

یکی از مهم ترین فاکتورهایی که بر جذابیت یک نرم افزار می‌افزاید همین موضوع کاربر پسند بودن آن است تا افراد قادر باشند که به راحتی آن را یاد گرفته و با محیط آن آشنا شده و کار کنند و تا حد زیادی از میزان تنش‌های کاری آن‌ها بکاهد.

داده‌ها و اطلاعات مالی به صورت همیشگی در دسترس باشند

یکی از ویژگی‌های بارز نرم افزارهای حسابداری ساده این است که در هر زمان  و مکانی به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشید. بنابراین  قادر خواهید بود که اطلاعات مالی خود را به صورت لحظه‌ای رصد نمایید و به دنبال آن، در اسرع وقت تصمیمات لازم را اتخاذ نمایید.

دسترسی چند کاربره داشته باشد

یکی از ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری خوب این است که بتواند به طور همزمان به چندین کاربر اجازه دسترسی دهد. به طوری که به هر کاربر متناسب با مسئولیتی که دارد اجازه دسترسی دهد، تا اطلاعات مالی و محرمانه شرکت هم محفوظ بماند.

مزایای استفاده از  برنامه حسابداری ساده

کارکنان یک مجموعه می‌توانند بدون اینکه به کارشناس حسابداری نیاز داشته باشند با کمک برنامه‌های حسابداری ساده به راحتی به محاسبات مالی و حسابداری مجموعه خود دسترسی داشته باشند، هر چه قدر که برنامه و نرم افزار حسابداری ساده تر باشد کارایی بیشتری خواهد داشت. همان طور كه گفته شد يك نرم افزار حسابداري خوب مي‌تواند نقش بسیار تعيين كننده اي را براي يك سازمان و مجموعه ایفا نماید، به طوريكه شما قادر خواهید بود به راحتی  با استفاده از يك نرم افزار حسابداري خوب براي مشتريان خود صورتحساب مالی صادر نمایید. اكثر نرم افزارهاي حسابداري ساده قابليت نصب آسان و راحتي را دارند و شما بسته به نياز خود مي‌توانید آن‌ها را ارتقا دهید تا به بهره‌وري دلخواه و بالاتری برسيد. یکی از ديگر مزایا‌ي استفاده از يك نرم افزار حسابداري خوب صرفه جويي قابل توجه و بسیار چشمگیر در زمان و هزينه و سرعت بخشيدن به رونق كسب و كار است، زیرا كه ورود و ثبت نمودن اطلاعات در نرم افزارهاي حسابداري ساده بوده و با سرعت بسیار بالايي به پردازش آن‌ها مي‌پردازد.

به طور كلي استفاده نمودن از يك نرم افزار حسابداري ساده و خوب مزایای زیر را به دنبال خواهد داشت:

• خودکار نمودن انجام تمامی وظایف حسابداري و مالي
• ساده‌ و راحت نمودن كارهاي مربوط به امور مالیاتي
• در دسترس بودن هميشگي داده‌ها و اطلاعات مالی و حسابداری مورد نیاز
• امکان ادغام نمودن نرم افزار مربوطه با سایر برنامه های تجاری
• کاهش یافتن ميزان ازدست رفتن داده‌های مالی و حسابداری مجموعه مورد نظر

معیار انتخاب سیستم حسابداری ساده

بهترین نرم افزار حسابداری ساده در واقع نرم افزاری است که بتواند پاسخگوی نیاز کسب و کار بوده و به خوبی به مدیریت مالی و حسابداری مجموعه شما بپردازد. اما لازم به ذکر است که هیچ نرم افزار حسابداری وجود ندارد که تمامی فعالیت‌های کسب و کارها را به تنهایی پوشش دهد. بنابراین بهترین کار در انتخاب نرم افزار این است که متناسب با نیازهای خود اقدام به خرید آن نمایید و همان طور که گفته شد قبل از خرید هم حتما از نسخه و دموی رایگان آن استفاده نمایید تا در انتخاب خود اطمینان کافی را کسب نمایید.