همه‌ی علوم دارای نظم مخصوص خودشان هستند. حسابداری نیز از داشتن مقوله‌ی نظم به منظور بهره‌وری و کارایی بیش‌تر سازمان‌ها مستثنی نیست. در این مقاله به مراحل حسابداری شرکت‌ها، معرفی چرخه‌ی حسابداری و چگونگی بهبود فرایندهای حسابداری و بهینه‌سازی آن‌ها می‌پردازیم. ناگفته پیداست که یک نرم افزار حسابداری کمک بزرگی به ساده سازی و اجرای فرایند حسابداری می‌کنند. هر سیستم حسابداری از استانداردهایی پیروی می‌کند. در حسابداری اطلاعات مالی شرکت یا سازمان را ثبت می‌کنیم و با استفاده از این اطلاعات سعی می‌کنیم رفتارهای مالی و اطلاعات مربوط به معاملات یا سایر امور مالی را تحلیل و بررسی کنیم. با چند سوال این مبحث را شروع می‌کنیم.
فرایند حسابداری چیست؟
آن چه که مراحل حسابداری را از یک‌دیگر متمایز می‌کند، نوع و ترتیب اولویت انجام آن‌ها است. یک سازمان یا شرکت را در نظر بگیرید. فکر می‌کنید مراحل حسابداری در سازمان نامبرده چگونه باشد؟ طبیعتا یک حسابدار وظیفه دارد کار خود را با مشاهده‌ی وقایع روزانه و ثبت آن‌ها آغاز کند. شکست‌ها، افول‌ها و تغییرات تصاعدی را رصد کند و نسبت به ثبت آن‌ها اقدام کند. در کنار اینها، امروزه حسابدارها باید به نرم افزارهای حسابداری نیز مسلط باشند.
چرخه‌ی حسابداری از چه زمانی آغاز می‌شود تا چه زمانی ادامه دارد؟
چرخه‌ی حسابداری در یک سازمان از ابتدای سال آغاز شده و تا انتهای همان سال ادامه دارد. این یک سال، یک سال مالی نامیده می‌شود. برای مثال از ابتدای سال ۱۴۰۰ تا انتهای آن، یک سال مالی به شمار می‌آید. اصولا فرایند حسابداری به دو بخش کلی تقسیم می‌شوند.
- اموری که در ابتدای سال به آن‌ها رسیدگی می‌شود.
- اموری که در انتهای سال طبقه‌بندی و انجام می‌شوند.
جمع آوری اطلاعات مالی
اولین بخش چرخه‌ی حسابداری سازمان هم‌زمان با آغاز سال مالی شروع می‌شود. تیم حسابداری از ابتدای سال مالی با جمع‌آوری اطلاعات گذشته و تجزیه و تحلیل آن‌ها کار خود را شروع می‌کند. در طول سال مسائل ریز و درشت از جمله درآمدها، سود و ضرر و زیان را زیر نظر می‌گیرد. همچنین بستانکاری‌ها یا بدهی‌ها را در دفاتر مربوطه و نرم افزار حسابداری ثبت می‌کند.
تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی
با آغاز سال مالی تیم حسابداری با کوهی از اطلاعات مفید و غیر مفید روبرو ست. در ابتدا حسابداران اقدام به گردآوری این اطلاعات کرده، سپس آن‌ها را دسته‌بندی می‌کنند. در این میان اطلاعات به دست آمده اصطلاحا غربال می‌شوند. اطلاعات غیر مفید کنار گذاشته شده و مابقی دیتاهای مفید آنالیز می‌شوند.
ثبت اطلاعات مالی در دفتر ترازنامه
نتیجه‌ی کار در دفاتری مخصوص با عنوان سند حسابداری ثبت و ضبط می‌شود. در پایان سال نیز گزارش‌های آماده شده مورد بررسی دقیق قرار می‌گیرند و تحلیل می‌شوند. اما وظایف یک تیم حسابداری تنها به بازه‌های ابتدایی و پایانی سال مالی معطوف نمی‌شود. حسابداران باید به دقت در طول سال به تهیه‌ی ترازهای آزمایشی مشغول باشند و نسبت به تحلیل آن‌ها اقدام کنند. به مراحلی که در بالا ذکر شد، فرآیند حسابداری گفته می‌شود. یعنی مجموعه‌ی فعالیت‌هایی که مربوط به ثبت و بررسی امور مالی سازمان است. سیستم حسابداری باعث می‌شود بطور دقیق نحوه‌ی دریافت مواد اولیه و خدمات سازمانی و هزینه‌های مربوط به آن‌ها ثبت شوند.
چرا فرایند حسابداری برای ما اهمیت دارد؟
- فرآیند حسابداری به هر کسب و کار یا سازمانی کمک می‌کند تا میزان سودآوری یا ضرردهی خود را تعیین کند.
- با داشتن برنامه‌ای دقیق در سیستم حسابداری می‌توان به طور جزئی و دقیق از داده‌ها برای تصمیمات مهم استفاده کرد.
- براساس اطلاعات حاصل از فرایند حسابداری تشخیص می‌دهیم کدام عمل برای جلوگیری از ضرردهی باید متوقف شود. بعلاوه درمی‌یابیم که کدام یک از فعالیت‌ها باید مورد توجه بیشتری برای سوددهی قرار گیرد.
ترتیب فرایند حسابداری چگونه است؟
1-گرد آوردن اطلاعات و داده‌های مالی
سازمان‌ها معمولا سیستم حسابداری خود را به گونه‌ای طراحی می‌کنند که حسابداران امکان جمع آوری اطلاعات مهم مالی را برای ثبت در دفاتر مربوطه و نرم افزار حسابداری داشته باشند. اطلاعات مورد نظر از اسناد مالی جمع‌آوری شده و برای تجزیه و تحلیل به مرحله‌ی بعد فرستاده می‌شوند.
2- تحلیل و بررسی امور مالی
در مرحله‌ی قبل داده ها و اطلاعات تهیه و دسته بندی شد. حال با استفاده از اطلاعات مالی می‌توان وقایع مالی را تجزیه و تحلیل نمود. با استفاده از همین اطلاعات که در دفتر روزنامه ثبت شده‌اند، حساب‌های بستانکار و بدهکار مشخص می‌شوند.
3- ثبت دقیق اطلاعات و داده ها
ابتدا اسناد حسابداری بررسی شده سپس در دفاتر روزنامه ثبت می‌شوند. دقت کنید که در ابتدای وارد کردن اطلاعات بخش مربوط به عطف در دفتر روزنامه پر نمی‌شود. بلکه هنگام وارد کردن این اطلاعات در دفتر کل وارد می‌شوند.
4- انتقال داده‌ها از دفاتر روزنامه به دفاتر کل
بعد از این که وقایع مالی را در دفاتر روزنامه ثبت نمودیم، مرحله‌ی بعدی انتقال این داده‌های ثبت و منظم شده به دفاتر کل است. باید توجه کرد که طبقه‌بندی این داده‌ها در دفتر کل باید درست مطابق آن‌چه باشد که در دفتر کل موجود است.
5- ایجاد تراز آزمایشی
از تراز آزمایشی برای سنجش صحت گزارش‌های مالی ثبت شده استفاده می‌کنیم. به هر حال هیچ انسانی بی‌خطا نیست. از این آزمون برای سنجش میزان خطا در اطلاعات ثبت شده در دفاتر روزنامه و کل استفاده می‌شود. روش سنجش هم بدین صورت است که باید مطمئن شویم مانده بدهکار و بستانکار حساب‌ها در دفاتر کل از تساوی برخوردارند.
6- ویرایش و اصلاح حساب های دفترکل
در این مرحله صورت‌های مالی پس از پایان هر دوره‌ی مالی اصلاح می‌گردند و باید تعدیل یابند.
7- ایجاد صورت های مالی
صورت های مالی نه تنها در ارزیابی‌های درون سازمانی اهمیت دارند بلکه برای سازمان‌های خارجی سرمایه‌گذار نیز دارای اهمیت اند. زیرا از این طریق می‌توانند توانایی شرکت شما را بسنجند. در صورت های مالی مواردی مانند ترازنامه نگاشته می‌شوند.
8- بستن حساب موقت با صدور سند حسابداری
حسابداران با بستن حساب‌های درآمد، هزینه، سود و زیان و برداشت می‌توانند حساب‌های موقت را ببندند.
9- ایجاد تراز آزمایشی پایانی
پس از بستن حساب موقت، مانده در دفتر کل برابر صفر است. سپس باید در این مرحله هم تراز آزمایشی از حساب‌های دفتر کل تهیه شود. بنابراین در این بخش حساب‌های دائمی را در اختیار داریم. این همان تهیه‌ی تراز آزمایشی نهایی ست.
مراحل حسابداری سازمان‌های گوناگون
اکنون ممکن است برای شما سوال شود مراحل حسابداری در بخش‌های مختلف شرکت ها و سازمان‌های گوناگون چگونه می‌تواند باشد؟ در این بخش به طور خلاصه این موارد را مرور می‌کنیم.
مراحل حسابداری انبار
مراحل حسابداری انبار شامل موارد زیر است:
- محاسبه‌ی درصد هزینه‌ی فروش
- بررسی موجودی ابتدایی انبار
- بررسی موجودی خریدها
- بررسی موجودی کنونی انبار
- بررسی میزان فروش
- محاسبه‌ی هزینه‌ی فروش طبق فرمول خودش
با مطالعه صفر تا صد حسابداری انبار ، درباره این مبحث اطلاعات بیشتری به‌دست می‌آورید.
مراحل حسابداری پیمانکاری
ابتدا در مورد هزینه‌ی شغل مورد نظر بحث و بررسی صورت می‌گیرد. در این حین میزان پیشروی کار نیز باید مورد محاسبه قرار گیرد. سپس قرارداد تکمیل می‌شود. گزارش‌گیری و بررسی میزان مالیات بر هر معامله مرحله‌ی بعدی است. مجددا درصد پیشرفت کار محاسبه می‌شود.
مراحل حسابداری سازمان های دولتی
در سازمان های دولتی، کنترل مداوم بودجه امری ضروری ست. بعلاوه به دلیل ترجیحاتی که سازمان های دولتی دارند، امکان دارد قوانین آن سازمان بر اصول حسابداری مقدم واقع شوند. اصولا تامین اعتبار بر تعهدات تقدم دارد. در نتیجه روش تعهدی در سازمان‌های دولتی به روش نقدی ارجح است. در مطلب دیگری تفاوت حسابداری نقدی و تعهدی را توضیح داده ایم.
مراحل حسابداری شرکت های بازرگانی
- اولین گام در حسابداری شرکت های بازرگانی، ایجاد گزارش و صورت حساب سود و ضرر است.
- گام دوم ایجاد ترازنامه های مورد احتیاج است.
- مرحله سوم ایجاد صورت گردش وجه نقد است.
- گام چهارم تعیین صورت سود و ضرر کلی می‌باشد.
- در آخرین مرحله نیز یادداشت‌های ضمیمه شده بررسی و تحلیل می‌شوند.
مراحل حسابداری فروشگاه ها
در فروشگاه، فرایند حسابداری فروش با بررسی حساب‌های فروش اقلام آغاز می‌شود. در ادامه حساب‌های برگشت از فروش و تخفیف‌های احتمالی بررسی می‌شوند. در پایان نیز میزان فروش خالص محاسبه و بررسی می‌شود. امیدواریم این اطلاعات به شما در آشنایی با مراحل و فرایندهای حسابداری کمک کرده باشد.
