فایل صوتی مقاله سیستم ادواری و دائمی
در این مطلب از سایت هوفر ابتدا مفهوم ادواری و دائمی را توضیح می دهیم. همچنین در خصوص اینکه روش ادواری برای چه کسب و کارهایی مناسب است و روش دائمی مناسب چه شرکت هایی است، توضیح خواهیم داد. در پایان نیز با ذکر مثال‌های کاربردی از نحوه سند زدن دائمی و ادواری برای این سوال مهم کاملترین پاسخ را ارائه می‌کنیم.
نکته مهم: این موضوع یعنی روش ادواری و دائمی فقط برای کسب و کارهایی است که انبار دارند و با موجودی کالا سر و کار دارند. لذا اگر فعالیت مجموعه شما خدماتی است و مثلا شما یک شرکت خدمات مشاوره‌ای دارید این مساله برای شما وجود ندارد.
تعاریف پایه:
موجودی کالا: مقدار فیزیکی از کالا است که در یکی از انبارهای شما وجود دارد. مثلا 100 کیلو برنج در انبار فروشگاه
موجودی ریالی کالا: معادل ریالی موجودی کالا است که در سیستم حسابداری شما مشخص می شود. مثلا 10،000،000 ریال در حساب موجودی کالای فروشگاه
مبلغ موجودی ریالی کالا در انبار بر اساس یکی از روش های FIFO، LIFO یا میانگین محاسبه می شود.
روش ثبت ادواری چیست؟
وقتی روش ثبت ادواری است، تغییرات ریالی موجودی کالا در طول دوره مالی در حسابداری منعکس نمی‌شود. و فقط در انتهای دوره مالی موجودی پایان دوره شمارش می‌شود و معادل ریالی آن در حسابداری ثبت می‌شود. این روش معمولا در شرکت‌های بازرگانی که کالاهای ارزان قیمتی دارند استفاده می‌شود.
روش ثبت دائمی چیست؟
در روش دائمی هر بار که موجودی کالا در انبار تغییر می‌کند که می‌تواند بر اساس برگه رسید، برگه حواله، انتقال بین انبارها و یا تعدیل کسر و اضافه باشد و بایستی در سیستم حسابداری نیز موجودی ریالی معادل آن نیز تغییر کند. به عبارت دیگر همواره موجودی ریالی انبار در حسابداری با معادل ریالی موجودی کالا در انبار به روز است. روش دائمی معمولا در شرکت های تولیدی و مجموعه بازرگانی که سابقه مستمر و دائمی از کالا دارند استفاده می شود.
تفاوت ثبت ادواری و دائمی
موجودی کالا در تعیین و ارائه عملکرد هر واحد تجاری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. حسابداری موجودی کالا همانطور که پیش‌تر بیان شد به دو دسته ادواری و دائمی تقسیم می‌شود. در سیستم ادورای موجودی کالا و بهای آن در یک دوره در هیچ حسابی ثبت نمی‌شود و در طول دوره مالی گردشی برای آن انجام نمی‌شود. در پایان سال به عنوان موجودی پایان دوره همان سال و موجودی اول دوره سال بعد در حساب ثبت می‌شود.
در سیستم دائمی موجودی کالا در هر فرآیند خرید و فروش به صورت بدهکار و بستانکار نوشته می‌شود، همچنین بها و مقدار آن در حساب موجودی ثبت می‌شود؛ بنابراین یک سابقه مستمر از موجودی کالا همیشه در اختیار است که برای فروش کالاها یا خدمات گران بها از آن‌ها استفاده می‌شود.
درنتیجه سیستم ثبت دائمی برای بنگاه‌های تجاری، جواهرات فروشی‌ها یا نمایشگاه‌های اتومبیل و غیره مناسب است. در صورتی که روش ادواری برای فروشگاه‌هایی که کالای کم ارزش‌تر مانند خواروبار یا غذا می‌فروشند مورد توجه قرار می‌گیرد.
روش ثبت دائمی بهتر است یا ادواری
همانطور که در تعریف روش ادواری اشاره شد در روش ادواری فقط یک ثبت حسابداری در پایان دوره انجام می‌شود و این یعنی انجام کار به روش ساده اما اشکال آن در این است که در طول دوره موجودی ریالی انبار در اسناد حسابداری ثبت نیامده است و تاثیری در گزارشات حسابداری ندارد و این بدان معنا است که گزارشات حسابداری به اندازه کافی دقیق نیستند.
لذا می توان چنین نتیجه گرفت که روش دائمی مناسب تر است ولی پر زحمت تر است مگر آنکه از نرم افزار حسابداری مانند حسابداری هوفر استفاده شود که با ثبت هر برگه، ثبت سند حسابداری مربوطه را به صورت خودکار انجام می‌دهد. بدین ترتیب شما مزایای استفاده از روش دائمی را در کنار سهولت استفاده همزمان در اختیار دارید.
سرفصل حساب‌ها در روش ثبت ادواری و دائمی
همانطور که گفته شد ثبت‌های حسابداری روش دائمی و ادواری با هم متفاوت است. در این بخش سرفصل حساب های مورد نیاز برای هر کدام از روش‌ها را توضیح می دهیم.
سر فصل حساب‌های مورد نیاز برای روش دائمی
- موجودی کالا: با هر خرید و فروش این حساب بدهکار یا بستانکار می‌شود.
- بهای تمام شده کالای فروش رفته: در ثبت فروش و برگشت از فروش استفاده می‌شود.
- فروش: در ثبت فروش استفاده می‌شود.
- برگشت از فروش و تخفیفات: در ثبت برگشت از فروش مورد استفاده قرار می‌گیرد.
سر فصل حساب های مورد نیاز برای روش ادواری
- موجودی کالا: در انتهای دوره و سند افتتاحیه استفاده می شود.
- خرید: در فاکتور خرید استفاده می شود.
- برگشت از خرید و تخفیفات: در برگشت از خرید از این حساب استفاده می شود.
- فروش: در ثبت حسابداری فاکتور فروش استفاده می شود.
- برگشت از فروش و تخفیفات: در ثبت حسابداری برگشت از فروش لازم است.
نحوه ثبت سند در روش دائمی
در موارد زیر ردیف اول ثبت بدهکاری و ردیف دوم ثبت بستانکاری است
ثبت خرید
موجودی کالا (بد)
شخص (بس)
ثبت برگشت از خرید
شخص (بد)
موجودی کالا (بس)
ثبت تخفیفات نقدی خرید
شخص (بد)
موجودی کالا (بس)
ثبت فروش
شخص (بد)
فروش (بس)
بهای تمام شده کالا فروش رفته (بد)
موجودی کالا (بس)
ثبت برگشت از فروش
برگشت از فروش و تخفیفات (بد)
شخص (بس)
موجودی کالا (بد)
بهای تمام شده کالا فروش رفته (بس)
نحوه ثبت سند در روش ادواری
ثبت خرید
خرید (بد)
شخص (بس)
ثبت برگشت از خرید
شخص (بد)
برگشت از خرید و تخفیفات (بس)
ثبت تخفیفات نقدی خرید
شخص (بد)
تخفیفات نقدی خرید (بس)
ثبت فروش
شخص (بد)
فروش (بس)
ثبت برگشت از فروش
برگشت از فروش و تخفیفات (بد)
شخص (بس)
مباحث خرید و فروش در سیستم ادواری و دائمی
در مباحث خرید و فروش برای ثبت ادواری و دائمی هم تفاوت‌هایی دیده می‌شود. به عنوان مثال در ثبت دائمی شما نمی‌توانید سر فصلی به نام خرید و تخفیفات داشته باشید. همچنین برگشت از خرید هم برای ثبت دائمی وجود ندارد.
در ثبت ادواری برای اینکه بخواهیم سندهای فروش را ثبت کنیم، حساب‌های دریافتی از شخص به صورت بدهکاری و حساب‌های فروش همانطور که پیش‌تر بیان شد به صورت بستانکاری ثبت خواهند شد. در حقیقت اگر بخواهیم ثبت فروش را به صورت ادواری انجام دهیم برای کالاهایی که به فروش رفته‌اند حسابی را ایجاد نمی‌کنیم، بلکه فقط حساب فروش را به عنوان بستانکار در نظر می‌گیریم.
خرید و فروش در سیستم دائمی به دلیل اینکه در لحظه خرید و فروش ثبت می‌شود، می‌تواند تفاوت بین موجودی ریالی را از بین ببرد. اما در ادواری این اتفاق نخواهد افتاد و به همین دلیل ممکن است تفاوت‌های بسیاری وجود داشته باشد. باید بر اساس حجم خرید و فروش یا نوع آن یعنی کم ارزش یا با ارزش بودن کالا از ثبت مناسب آن استفاده شود.
روش میانگین موزون در سیستم ادواری و دائمی
روش میانگین موزون در حسابداری و در سیستم‌های ادواری کالاهای آماده به فروش را در موجودی اول و خرید خالص طی دوره را بر تعداد کلی کالاها تقسیم می‌کند. عدد به دست آمده بهای تمام شده یک واحد است که این عدد بر مبنای میانگین موزون محاسبه خواهد شد. در روش ادواری حسابدار سعی می‌کند تا بهای تمام شده کالای آماده برای فروش تقسیم بر تعداد کالاهای آماده به فروش می‌شود.
در این حالت میانگین قیمت تمام شده به دست خواهد آمد. بعد از آن حسابدار بهای موجودی کالاهای پایان دوره ضرب در تعداد کالاهای پایان دوره و میانگین خواهد کرد؛ بعد از آن کل کالای فروش رفته ضرب در تعداد کالای فروش رفته و میانگین قیمتی که به دست آمده می‌شود و سپس این دو نتیجه را از هم کم می‌کنیم.
برای سیستم ثبت دائمی در هر بار خرید بهای کالای خریده شده محاسبه می‌شود؛ سپس فروش‌های بعدی با قیمت‌های قبلی محاسبه خواهد شد و با محاسبات بهای میانگین موجودی جدید باز خواهد شد. برای ثبت دائمی قیمت بر عکس میانگین موزون است و به صورت متحرک تغییر خواهد کرد.
ثبت بهای تمام شده در سیستم ادواری و دائمی
هزینه‌های زیادی در یک کسب و کار وجود دارند که تمامی آن‌ها برای رسیدن به سود برای آن واحد اقتصادی موثر هستند. مجموع هزینه‌هایی مانند مواد مصرفی، هزینه‌های مستقیم که به کالای فروش رفته مربوط است و هزینه‌های نیروی کار، بهای تمام شده کالا هستند. برای محاسبه بهای تمام شده، هزینه‌های مستقیم برای کالای فروش رفته محاسبه می‌شوند و هزینه‌های غیر مستقیم به حساب نمی‌آیند.
اصل بهای تمام شده هم به صورت تاریخی در نظر گرفته می‌شود؛ یعنی باید تمام رویدادهای مالی در تاریخ یک کسب و کار نوشته شود تا در صورت به روز شدن ارزش‌های دارایی، مشکلی برای تجدید ارزیابی دارایی‌ها به وجود نیاید. همانطور که در بالا بیان کردیم، در سیستم ثبت دائمی سوابق خرید و فروش را به صورت دائمی و منظم ثبت و نگهداری می‌کنیم. در هنگام فروش کالا، ثبت کالای فروش رفته را داریم که جمع این مبلغ با مبالغی که در هر بار خرید در سیستم دائمی ثبت می‌شود، میتوانیم بهای تمام شده را به دست آوریم.
در سیستم ادواری برای قیمت گذاری یا بهای تمام شده به فایفو یا اولین صادره از اولین وارده، لایفو یا اولین صادره از آخرین وارده، موجودی پایه، میانگین موزون که پیش‌تر درباره آن صحبت شد و شناسایی ویژه نیاز داریم.
در این سیستم ما موجودی کالاهای اول دوره، خریدهای طول دوره و موجودی کالاهای پایان دوره را در اختیار داریم. در این صورت میتوانیم بهای تمام شده از کالاهای فروش رفته را به راحتی به دست آوریم. البته باید به این نکته توجه کرد که در این سیستم کالاهای سرقت شده و حذف شده هم محاسبه خواهد شد.
روش دائمی و ادواری در نرم افزار حسابداری هوفر
نرم افزار حسابداری هوفر هم از روش دائمی و هم از روش ادواری پشتیبانی می‌کند.
تعیین روش در هر سال مالی
امکان تعیین روش در هر سال مالی در نرم افزار حسابداری هوفر وجود دارد. شما می‌توانید در طول سال نیز روش خود را تغییر دهید. هوفر کنترل‌های لازم را انجام می‌دهد تا اسناد شما دچار مشکل نشود.
تعیین مبلغ بهای تمام شده به صورت خودکار
با سند کردن فاکتور فروش حسابداری هوفر به صورت خودکار و بر اساس الگوریتم انبار بهای تمام شده کالای فروش رفته را محاسبه و در سند حسابداری ثبت می‌کند.
ریالی کردن خودکار
هر برگه‌ای اعم از رسید، حواله، تولید، انتقال و تعدیل که روی موجودی کالا اثر بگذارد به صورت خودکار توسط نرم افزار حسابداری هوفر ریالی می‌شود.
نکات مهم
- در روش دائمی ثبتی برای پایان دوره وجود ندارد چون در تمام طول دوره با تغییرات مربوطه حساب موجودی کالا نیز تغییر کرده است. فقط یک ثبت نهایی برای منتقل کردن حساب بهای تمام شده کالای فروش رفته به حساب خلاصه سود و زیان وجود دارد.
- در روش دائمی برای فروش و برگشت از فروش دو ثبت حسابداری انجام می‌شود مانند آنچه در بخش نحوه ثبت سند توضیح داده شد
- در روش ادواری موجودی کالا در پایان دوره و با انبارگردانی مشخص می‌شود
- برای گرفتن گزارش سود و زیان در روش ادواری ابتدا باید موجودی کالا پایان دوره مشخص شود.
- در روش دائمی سرفصل حسابی برای “خريد و تخفيفات و برگشت از خريد” تعریف نمی‌شود.
- در روش ادواری سرفصل حساب “موجودی کالا” گردش ندارد و برای ثبت حسابداری فاکتورهای خرید کالا از حساب “خرید” استفاده می‌شود.
سلام بسیار عالییی فقط یه نکته اینکه در قسمت تعریف روش ادواری خط آخر چند کلمه جا افتاده.
سلام. ممنون از توجه شما. اصلاح شد.
موفق باشید
سلام ۰ مرسی عالی بود