نوشته های اخیر

حسابداری فروش

حسابداری فروش از صفر تا 100 + نحوه ثبت سند

حسابداری فروش، مهمترین بخش هر کسب‌وکاری است که به‌وسیله آن به امور مالی فروش شرکت و برگشت کالا رسیدگی می‌شود. صحت و دقت گزارشات واحد حسابداری در حوزه فروش، نشان‌دهندۀ وضعیت درآمد، سود و زیان سازمان می‌باشد. یک کسب‌وکار موفق تنها زمانی می‌تواند به‌خوبی بر روی ارتقای کیفیت محصولات و گسترش دایره مشتریان خود، تمرکز کند که با استفاده از یک سیستم حسابداری حرفه‌ای، زمان و توان نیروی کار خود را مدیریت کند.

در این مقاله ابتدا به تعریف و مفاهیم دخیل در حسابداری فروش پرداخته‌ایم و سپس انواع معاملات فروش و اسناد حسابداری رایج را شرح داده‌ایم.

تعریف حسابداری فروش

در حسابداری فروش، خالص فروش عبارت است از درآمدهای عینی که یک شرکت در ازای فروش محصولات یا ارائه خدمات خود به دست می‌آورد. گزارشات درآمدها به‌عنوان گزارش سودآوری شرکت در یک دوره مالی نیز در نظر گرفته می‌شود.

توجه داشته باشید که در این نوع حسابداری، فروش خالص در گزارشات سود یا زیان، محاسبه می‌شود. فروش خالص به معاملاتی گفته می‌شود که مبلغ آن به‌سرعت تحویل گرفته شده و تسویه شود. به این ترتیب درآمدزایی یا سودآوری از فروش محصولات یا خدمات تنها زمانی معنی دارد که خدمت یا محصول به خریدار تحویل داده شود.

ماهیت حساب‌ها در حسابداری فروش، به‌صورت بستانکار است. بدین معنا که با بستانکار یا بدهکار شدن این حساب، مقدار این حساب به‌ترتیب افزایش یا کاهش می‌یابد.


اگر با مبحث ماهیت حساب آشنایی ندارید، توصیه می‌کنیم مقاله آشنایی با ماهیت انواع حساب‌ها را در وبلاگ هوفر مطالعه کنید.


فرایند حسابداری فروش

در حسابداری فروش، گزارشات ثبت حساب‌ها به دو صورت نقدی و نسیه طبقه‌بندی می‌شوند. همان‌طور که از نام این مراحل پیداست، ثبت حساب نقدی به‌معنای دریافت وجه نقد بلافاصله پس از فروش کالا یا خدمات است. این قسم معاملات در حسابداری  بخش فروش ثبت می‌شوند، چرا که مبلغ درآمد آن تحویل گرفته شده است.

در پرداخت نسیه، به دلیل آنکه هنوز مبلغی برای محصولات، پرداخت نشده است، گزارش این فروش نیز تا زمان دریافت کامل هزینه، ثبت‌نشده باقی می‌ماند. در این روش، حساب خرید به‌صورت بستانکار و حساب خریدار به‌صورت بدهکار در نظر گرفته می‌شود.

فرایند حسابداری فروشترازنامه در فرایند فروش

ترازنامه حسابداری، سندی است که در آن میزان دارایی‌ها، درآمدها و سرمایه‌های یک واحد تجاری، طی یک دوره مالی مشخص می‌گردد. این گزارش، اطلاعاتی از قراردادهای منعقدشده، میزان منابع فعلی شرکت و حقوق و تعهدات شرکت را بیان می‌دارد.

تزازنامه حسابداری به‌طور کلی از رابطه زیر تبعیت می‌کند:

سرمایه+ بدهی= دارایی

این رابطه در حوزه فروش، با نام وضعیت مالی نیز شهرت دارد.

تعریف برگشت از فروش در حسابداری

حساب برگشت از فروش، عنوان حسابی است که ماهیت بدهکار برای آن تعریف شده است. در حساب برگشت از فروش، تمامی عملیات‌هایی مانند انصراف از خرید یا محصولات مرجوعی و همچنین تخفیف‌های تنظیم‌شده برای خرید بعدی، ذخیره می‌شود.

همان‌طور که گفته شد این حساب ماهیت بدهکار دارد، بنابراین هرگز در تدوین گزارشات، نباید بستانکار شود.

وظایف حسابدار فروش

تمامی کسب‌وکارها به یک حسابدار فروش، برای پیگیری امور فروش محصولات خود نیاز دارند. وظایف حسابدار فروش به‌طور کلی شامل وظایف نظارتی، ثبت اسناد و تهیه گزارشات و ساماندهی به آنها است. در ادامه هر یک از این وظایف را دقیق‌تر توضیح می‌دهیم.

وظایف حسابدار فروش

وظایف تخصصی که یک حسابداری در حوزه فروش دارد عبارتند از:

  • ثبت گزارشات فروش محصولات یا خدمات
  • تخصص و خبرگی در زمینه حسابداری بازرگانی، تعهدی و ادواری
  • تهیه پیش‌فاکتور برای هر ثبت سفارش و تبدیل پیش‌فاکتور به فاکتور
  • مهارت کار با نرم‌افزارهای حسابداری و ثبت اسناد در آن
  • ارسال دوره‌ای فاکتورهای خرید برای مشتریان

وظایف کنترلی واحد حسابداری فروش عبارتند از:

  • نظارت بر حسابهای مشتریان و تحویل گزارشات به آنان
  • محاسبه حواله خروج و بررسی مطابقت آن با فاکتورهای ثبت‌شده
  • کنترل و ثبت فاکتورهای امانی در زمان معین

وظایف هماهنگی حسابدار فروش عبارتند از:

  • ایجاد هماهنگی بین منابع موجودی و انبار شرکت
  • ایجاد هماهنگی بین فاکتورهای فروش و بخش فروش شرکت
  • ایجاد هماهنگی بین فاکتورهای صادرشده و انبار شرکت
  • نظارت بر نحوه تسویه حساب مشتری با حسابداری خزانه کل شرکت
  • نظارت بر موجودی انبار که امکان فاسدشدن دارند و دستور برای خروج آنها

وظایف گزارش‌دهی حسابدار فروش عبارتند از:

  • ثبت گزارشات میزان فروش کل محصولات یا خدمات
  • ثبت گزارشات سود خالص حاصل از درآمدها و فروش
  • تهیه گزارشات تحلیلی در دوره‌های زمانی متفاوت برحسب میزان فروش محصولات

اسناد فروش

برای دسته‌بندی اطلاعات مربوط به فروش، آنها را در قالب سند حسابداری فروش جمع‌آوری می‌کنند. اسناد فروش با ثبت و نگهداری اطلاعاتی همچون میزان موجودی، مقدار درآمد و سود و زیان تجارت در دوره زمانی مشخص، تهیه می‌شوند. ارائه این اسناد به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصویر شفاف و دقیقی از وضعیت واقعی کسب‌وکار خود بدست آورند. همچنین با مشاهده این اسناد، ذی‌نفعان تجاری می‌توانند برای توسعه و رشد سودآوری سازمان مربوطه، برنامه‌ریزی کنند.

انواع مختلفی از سند حسابداری فروش وجود دارد که در ادامه مهم‌ترین آنها را معرفی می‌کنیم.

  • سند درخواست فروش:

درخواست فروش هنوز جزو فرآیندهای حسابداری به‌حساب نمی‌آید. بنابراین ثبت سند حسابداری برای آن نداریم اما به‌عنوان سند پایه مثبته، آن را بایگانی می‌کنند. یکی از مزیت‌های سند درخواست فروش، ارائه این سند به واحد تولید یا برنامه‌ریزی است تا برای تهیه محصول درخواستی، اقدام کنند.

  • سند پیش فاکتور:

سند پیش فاکتور نیز از ثبت‌های حسابداری فروش است که در قالب سند مثبته، نگهداری می‌شود. این سند اغلب برای اطلاع از جزئیات قیمت محصولات و تائید خرید از سوی مدیریت، تهیه و تنظیم می‌شود.

سند پیش فاکتور تا زمانی که به پرداخت منتهی نشود، جزو اسناد حسابداری محسوب نمی‌شود. اگر مشتری برحسب مبالغ پیش فاکتور، مبلغی را به‌عنوان پیش‌پرداخت، اهدا کند، باید به وی فاکتور فروش رسمی ارائه کرد.

  • سند قرارداد فروش:

یکی دیگر از اسنادی که به‌عنوان سند مثبته استفاده می‌شود و اعتبار حسابرسی ندارد، سند قرارداد فروش است. این سند زمانی جزو اسناد حسابداری قرار می‌گیرد که در ازای آن، مبلغی از مشتری به‌عنوان پیش‌پرداخت، دریافت شود. با توجه به سند قرارداد فروش، شرکت فروشنده تعهد می‌نماید در ازای مبلغ دریافت‌شده، کالایی را به مشتری تحویل دهد. پس از عقد سند قرارداد فروش باید حتما یک نسخه از آن، نزد حسابداری شرکت بایگانی شود.

  • سند فاکتور فروش:

مهمترین سند حسابداری فروش، سند فاکتور فروش است. از روی سند فاکتور فروش می‌توان میزان درآمد یک شرکت را برآورد کرد. این سند نیز تنها در صورت دریافت مبلغ از خریدار دارای اعتبار است. در فاکتور فروش، اطلاعاتی مانند تاریخ فروش، مبلغ کالا، نام فروشنده و نام خریدار و مشخصات کالا درج می‌شود.

  • سند فاکتور برگشت از فروش:

سند فاکتور برگشت از فروش، در ازای محصولی صادر می‌شود که توسط مشتری، عودت داده شده است. در این حالت باید برای محصول فروش‌رفته، سند فاکتور برگشت فروش تنظیم کرد و آن را به امور مالی تحویل داد. حتما باید در کنار فاکتور برگشت از فروش، فرم رسید انبار نیز که به‌معنای برگشت کالا به انبار است به فاکتور، الصاق گردد.

نحوه ثبت سند حسابداری فروش

هر سند حسابداری فروش شامل اطلاعاتی از نوع فروش، مبلغ فروش، هزینه ارسال، تاریخ فروش و … می‌باشد که در ثبت حسابداری، مورد توجه قرار می‌گیرد. بسته به ضوابط حسابداری هر شرکت، ممکن است برخی از این موارد در سند وجود داشته باشد یا نباشد.

اگر از سیستم ادواری در شرکت خود استفاده می‌کنید، در زمان ثبت فروش کالا، چه فروش کالا به‌صورت نقد صورت گیرد و چه به‌صورت نسیه، حساب فروش کالا، بستانکار می‌شود. اگر فروش محصول به‌صورت نقدی انجام شود، حساب‌های موجودی شرکت، بدهکار می‌شوند. این در حالی است که در حالت فروش نسیه، حساب‌های دریافتنی بدهکار می‌شوند. در صورت استفاده از سیستم ادواری، تنها صدور یک سند معادل مبلغ فروش، کافی است. برای این کار در سیستم دائمی، باید علاوه بر صدور سند مبلغ فروش، صدور سند بهای تمام‌شدۀ محصول فروخته‌شده نیز انجام شود.

کدینگ حسابداری فروش

فرآیندهای حسابداری دارای پیچیدگی‌ها و ساختارهای خاصی است که جز از راه سامان‌دهی این عملیات‌ها ممکن نیست. بنابراین به طبقه‌بندی کردن و نظم‌دهی مراحل و فرآیندهای حسابداری، کدینگ حسابداری گفته می‌شود.

به‌عنوان مثال نمودار زیر، یک کدینگ پیشنهادی برای حسابداری فروش است.

کدینگ پیشنهادی برای حسابداری فروش

انواع فروش در حسابداری

روش‌های معمول فروش در بین کسب‌وکارها به شرح زیر است:

  • فروش نقدی: در این معامله، بلافاصله در ازای تحویل کالا به خریدار، مبلغ کالا به فروشنده تقدیم می‌شود. اغلب کسب‌وکارهای کوچک، به فروش نقدی مشغول هستند.
  • فروش نسیه: در این نوع فروش، فروشنده پس از تحویل کالا به خریدار، با وی برای پرداخت مبلغ کالا در زمان مشخصی، توافق می‌کند. این نوع از فروش بین فروشگاه‌های عمده رایج است.
  • دریافت وجه کالا در یک زمان معین با توافق طرفین
  • فروش از طریق پیش فاکتور: در این معامله، خریدار در زمان تحویل‌گرفتن کالا، تنها بخشی از مبلغ را پرداخت می‌کند و برای باقیماندۀ مبلغ، زمان دیگری را برای پرداخت مشخص می‌کند.
  • فروش اقساطی: فروشنده، درصدی از مبلغ کالا را تحویل گرفته و باقیماندۀ مبلغ، بین چند ماه یا هفته تقسیم می‌شود تا در ایام مشخص، پرداخت شود. فروشنده و خریدار باید بر سر تاریخ پرداخت‌ها به توافق برسند. جزئیات حسابداری فروش اقساطی را بعدا در مقاله‌ای دیگر شرح می‌دهیم.
  • فروش امانی: فروش کالا دریافتی از صاحب کالا و فروش آن و دریافت درصدی از مبلغ فروش به عنوان کارمزد

نتیجه‌گیری:

شما یک نرم افزار حسابداری فروش می‌خواهید که کار سنگین و پیچیده مدیریت کسب‌وکار شما را انجام دهد. اما چطور می‌خواهید مطمئن شوید نرم افزار حسابداری هوفر همان ‌چیزی است که مناسب کسب‌وکار شماست؟ خیلی ساده. هم‌اکنون نسخه دموی رایگان نرم افزار هوفر را از سایت ما دریافت کنید. سپس با رابط کاربری این نرم افزار کار کنید و محاسبات یا ثبت سندی انجام دهید. ما اطمینان داریم که پس از تست اولیه، شما مشتاق خواهید بود تا نرم افزار حسابداری هوفر را برای کسب ‎وکار خود انتخاب کنید.


مشاوره رایگان: تماس با  ۰۲۱۹۱۰۱۳۳۴۲


 

    نظر بدهید

    ایمیل شما منتشر نخواهد شد.*