با توجه به اهمیت موضوع حسابداری حقوق و دستمزد ، همواره محاسبات و صدور اسناد مربوط به این موضوع از مباحث مورد توجه حسابداران در شرکتهای مختلف بوده است.

به موجب لوح های کشف شده در تخت جمشید، ما امروز می دانيم که سازندگان تخت جمشید را بردگان تشکيل نمی دادند بلکه مردان و زنان آزاده ای بوده اند که به اندازه تخصص خود و کاری که انجام می دادند دستمزد می گرفتند. به آنان نه تنها دستمزدی شايسته که گاه پاداش و هديه نيز پرداخت شده است. در این میان ثبت حقوق و دستمزد کارگران به گونه ای دقیق و مناسب، همواره از مهمترین موضوعات مربوط به حقوق و دستمزد بوده است.

تنظیم اسناد مربوط، به صورت صحیح و به موقع از اهمیت خاصی برخوردار است و شایسته است حسابداران در رابطه با این موضوع دقت نظر لازم را بکار گیرند.

حقوق و دستمزد چیست؟

حقوق و دستمزد عبارت است از وجوهی که برای کار انجام شده و خدمات ارایه شده در طی یک مدت معین به کارگر و کارمند پرداخت شده و یا تعهد پرداخت آن داده می شود.

همچنین به مجموعه اجزاء به هم پیوسته در داخل یک بنگاه اقتصادی که داده های مربوط به سهم نیروی کار را در تولید محصولات یا ارائه خدمات به صورت اطلاعات حقوق و دستمزد تبدیل می نماید، یک سیستم حقوق و دستمزد گفته می شود.

حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟

همانطور که تعریف حقوق و دستمزد آمده است. بابت فعالیتها، خدمات و تولیدات پرسنل در مدت زمان معین به عنوان حقوق و دستمزد باید وجوهی به آنها پرداخت شود. منظور از حسابداری حقوق  و دستمزد که در انگلیسی به آن Payroll گفته می شود. محاسبه دقیق همین وجوه است که در قالب عوامل حقوقی تعریف می شوند. و بایستی بر اساس میزان تولید یا زمان صرف شده توسط پرسنل برای آنها محاسبه و در سیستم حسابداری حقوق و دستمزد ثبت شود.

جزییات حقوق و دستمزد به عنوان یک هزینه محسوب شده و در دفاتر قانونی نظیر دفتر روزنامه و دفتر کل وارد شده و ثبت می گردد و این هزینه باید به صورت ماهانه تسویه گردد . برای محاسبه این مبالغ و هزینه ها باید حسابدار در خصوص عوامل حقوقی مانند حقوق پایه ، حق مسئولیت ، مزایای عائله مندی ، هزینه مسکن و غیره اطلاعات کافی و به روز داشته باشد و بداند چه مبالغی باید به عنوان کسورات از مجموع دریافتی شخص کسر گردد برخی از این کسورات شامل مالیات حقوق ، بیمه ، وام ، مساعده و غیره می باشد .

قوانین حقوق و دستمزد

حقوق و دستمزد پرسنل هر بنگاه اقتصادی تابع دو گروه از قوانین است. قوانین حاکمیتی و قوانین سازمانی

در ایران قوانین کار که توسط وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی تدوین شده است به عنوان قوانین حاکمیتی برای همه بنگاه های اقتصادی که در ایران فعالیت می کنند لازم الاجراست . برخی از این قوانین به شرح زیر می باشند:

اضافه کاری: ساعات اضافه کاری * ۱۴۰% * ۲۲۰ ساعت / حقوق پایه

ماده ۵۹ – در شرايط عادي ارجاع كار اضافي به كارگر با شرايط ذيل مجاز است : الف – موافقت كارگر ب – پرداخت ۴۰% اضافه بر مزد هر ساعت كار عادي.

تعطیل کاری: ساعات تعطیل کاری * ۱۴۰% * ۲۲۰ ساعت / حقوق پایه

ماده ۶۲ – روز جمعه، روز تعطيل هفتگى كارگران با استفاده از مزد مى باشد.

كارگرانى كه به هر عنوان به اين ترتيب روزهاى جمعه كار مى كنند، در مقابل عدم استفاده از تعطيل روز جمعه ۴۰% اضافه بر مزد دريافت خواهند كرد.

شب کاری: ساعات شب کاری * ۱۳۵% * ۲۲۰ ساعت / حقوق پایه

ماده ۵۸ – برای هر ساعت کار درشب تنها به کارگران غیر نوبتی ۳۵% اضافه بر مزد ساعت کار عادی تعلق می گیرد.

گروه دوم از قوانین که در محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل یک بنگاه اقتصادی موثر هستند، قوانین سازمانی است که بر اساس سیاست های مدیران سازمان تعیین می شود. بدیهی است که در این قوانین نباید در مغایرت با قوانین حاکمیتی باشند ولی می توانند تکمیل کننده آنها باشند. همانطور که از نام این قوانین پیداست کاملا مربوط به سازمان می باشند و می تواند برای هر بنگاه اقتصادی بسته به نگرش مدیران آن متفاوت باشد

تفاوت حقوق و دستمزد

طبق تعریف

دستمزد: منظور از دستمزد، مبلغی است که بر مبنای ساعت، روزانه، هفتگی، ماهانه و یا بر مبنای تولید به کارکنان تولیدی پرداخت می شود. به عبارت دیگر بهایی که در برابر استفاده از نیروی انسانی پرداخت می شود هزینه کار یا دستمزد نامیده می شود.

حقوق: منظور از حقوق، پرداخت مبلغی ثابت است که به طور منظم و در فواصل زمانی معین و در ازای خدمات مدیریت یا کارهای دفتری به کارکنان پرداخت می شود

به صورت خلاصه دستمزد به ازای کار یا خدمت انجام شده به شخص تعلق می گیرد و روش معمول برای پرداخت به کارگران تولیدی است ولی حقوق به ازای مدت زمان به شخص تعلق می گیرد و روش معمول برای پرداخت به کارمندان ستادی است.

مراحل محاسبه حقوق و دستمزد در بنگاه های اقتصادی

برای اینکه حسابدار یا نرم افزاری حسابداری بتواند به صورت محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل را انجام دهد لازم است تا قبل از رسیدن به موعد محاسبه حقوق اقدامات زیر انجام شده باشد.

1- تعیین عوامل حقوقی

عوامل حقوقی مانند حقوق پایه، اضافه کار، مالیات و … اساس محاسبات حقوق و دستمزد در همه بنگاه های اقتصادی هستند. برخی از عوامل حقوقی در ابتدای هر سال توسط شورای عالی کار تعیین می شوند که برای همه کسب و کارها لازم الاجرا هستند و برخی دیگر بسته به سیاست های هر بنگاه اقتصادی توسط مدیران آن بنگاه تعیین و به پرسنل اعلام می شود. برخی از عوامل حقوقی مانند حق مسکن عدد ثابت هستند و برخی دیگر مانند اضافه کار به صورت فرمولی محاسبه می شوند.

برای محاسبه حقوق پرسنل بایستی در قرارداد هر شخص عوامل حقوقی موثر بر حقوق و دستمزد او تعیین شود.

2- محاسبه کارکرد زمانی و تولیدی

تقریبا همه عوامل حقوقی ضریبی از میزان کارکرد شخص هستند. لذا مرحله دوم در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل، محاسبه کارکرد زمانی و تولیدی پرسنل است. بدین معنی که در پایان ماه واحد کارگزینی بر اساس خروجی نرم افزار کنترل تردد و گزارشات سرپرست ها و مدیران میزان کارکرد زمانی و تولیدی هر یک از پرسنل را تهیه می کند و به واحد حسابداری ارسال می نماید.

به عنوان مثال

3- صدور فیش حقوقی

واحد حسابداری اطلاعات دریافت شده از واحد کارگزینی و عوامل حقوقی مشخص شده در قرارداد هر یک از پرسنل را مبنای محاسبات قرار می دهد. و بر اساس آنها مبلغ هر عامل حقوقی را برای هر یک از پرسنل محاسبه می کند . سپس فیش حقوقی هر شخص را تهیه می کند که شامل اضافات و کسورات است.

منظور از اضافات عوامل حقوقی هستند که باعث افزیش حقوق کارمند می شود مانند حقوق پایه، اضافه کار. و منظور از کسورات عوامل حقوقی هستند که باعث کاهش حقوق کارمند می شوند مانند بیمه، جریمه کسر کار.

4- صدور سند حقوق و دستمزد

این مرحله آخر در محاسبات حقوق و دستمزد است. که طی آن سند حسابداری مربوط به محاسبات حقوق انجام شده طی مراحل قبل صادر می شود. برخی از مدیران مالی به تفکیک عوامل حقوقی سند حقوق و دستمزد را تهیه می کنند و برخی دیگر به صورت تجمیعی کل حقوق و مزایای هر شخص را ثبت می کنند. تفاوت این دو روش در گزارشاتی است که بعدتر از هزینه ها حقوق و دستمزد مورد نیاز می شود.

سیستم محاسبه حقوق و دستمزد

سیستم حقوق و دستمزد هوفر یکی از بهترین نرم افزارهای حقوق و دستمزد برای محاسبات حقوق پرسنل بنگاه های اقتصادی مختلف است. همانطور که در بخش مراحل محاسبه حقوق توضیح داده شد. پایه و اساس محاسبات حقوق، عوامل حقوقی است. در سیستم حقوق و دستمزد هوفر، عوامل حقوقی بسیار متنوع و انعطاف پذیر طراحی شده اند و به شما به عنوان مدیر مالی یا حسابدار بنگاه اقتصادی امکان اعمال هر گونه سیاست گذاری برای محاسبه حقوق را فراهم می آورد.