صورت تنخواه، مبلغی است که برای پرداخت هزینه‌های کوچک هر کسب‌وکار در نظر گرفته می‌شود. هرچه کسب‌وکارها بزرگتر شوند، هزینه‌ها و درآمدهای جزئی‌تری را شامل می‌شوند. البته نیازی به ثبت تمامی این هزینه‌ها در دفتر کل حسابداری شرکت نیست. تنخواه در فهرست دارایی‌های دفتر کل حسابداری که میزان نقدینگی خالص شرکت را گزارش می‌کند، قرار می‌گیرد. برخی از شرکت‌ها این دسته از مخارج را در دفتری مجزا با نام دفتر تنخواه گردان ثبت می‌کنند. تنخواه با ثبت رسید تنخواه به‌ازای هر پرداخت در دفتر تنخواه گردان ثبت می‌گردد. هر شرکت با توجه به دوره مالی که برای برآورد دفتر کل خود مشخص کرده است، هزینه‌های تنخواه را کنترل می‌کند.
برخی از نمونه‌های پرداخت‌های کوچک تنخواه عبارتند از:
پرداخت 30 هزار تومان هزینه حمل و نقل برای یک نامه به حامل پست
بازپرداخت مبلغ 1.5 میلیون تومان به کارمند برای لوازم خریداری شده
بازپرداخت هزینه خرید 140 هزارتومان مواد غذایی برای جلسه صبحانه
همانطور که مشاهده می‌کند هزینه‌های تنخواه خرد و ناچیز هستند. با این وجود برای پرداخت و کنترل آنها از سند تنخواه و رسید تنخواه استفاده می‌شود. در ادامه این مقاله به توضیح روش‌های ثبت تنخواه، ماهیت تنخواه و وظایف تنخواه گردان در حسابداری می‌پردازیم.
تنخواه چیست؟
در هر شرکت، هزینه‌هایی برای مخارج جاری و خرد روزمره شرکت وجود دارد. مدیریت و پرداخت این هزینه‌ها در قالب چک یا وجه نقدی به شخصی معتمد واگذار می‌شود. بنابراین در شرکت حسابی برای تنظیم و اداره این هزینه‌ها در نظر گرفته می‌شود که به آن حساب تنخواه گفته می‌شود. شخصی که مدیریت مخارج تنخواه به وی واگذار می‌شود را تنخواه گردان می‌گویند. تنخواه گردان باید به‌ازای هر برداشت از حساب تنخواه، علت برداشت و مقدار دقیق مبلغ برداشتی را در قالب رسید تنخواه ارائه کند.
سند تنخواه چیست؟
هزینه‌های تنخواه در پایان هر دوره مالی در قالب یک سند تنخواه بررسی می‌شود. اسناد تنخواه بعد از بررسی در دوره‌های مالی، تحویل بایگانی می‌شوند. بنابراین برای حفط نظم و امکان صحت‌سنجی آنها، باید تاریخ ثبت صورت تنخواه و ریز هزینه‌کردها در سند تنخواه ثبت شوند.
رسید تنخواه چیست؟
رسید تنخواه معمولاً یک فرم حسابداری کوچک است که برای مستندسازی پرداخت از حساب تنخواه، استفاده می‌شود. رسید تنخواه توسط تنخواه گردان به حسابداری شرکت تحویل داده می‌شود. برای تائید اعتبار رسید تنخواه، باید تنخواه گردان و مدیر حسابداری، رسید تنخواه را امضا کنند. رسید تنخواه باید فضای لازم برای ثبت موارد زیر را فراهم کند:
- تاریخ پرداخت از حساب تنخواه
- مبلغ پرداخت شده
- نام تنخواه گردان یا شخصی که مبلغ را دریافت می‌کند
- علت تخصیص تنخواه
- نام موسسه یا شرکت و شناسه اقتصادی آن
پس از ثبت موارد بالا، رسید تنخواه به واحد حسابداری شرکت تحویل و بایگانی می‌شود.
حساب تنخواه گردان چیست؟
همانطور که می‌دانید برای انجام هر عملیات حسابداری باید مجوز لازم از مدیریت شرکت و مدیریت واحد حسابداری را کسب کرد. اما چنانچه گفتیم بسیاری از هزینه‌های سازمان فوری و جزئی هستند که نیازی به دخالت مدیران ندارند. بنابراین در اینجا حساب تنخواه به کمک سازمان می‌آید تا از اتلاف زمان پیشگیری کرده و فرآیندهای حسابداری را با سرعت بیشتری پیگیری نمود.
حساب تنخواه گردان باید توسط واحد حسابداری شرکت بلافاصله پس از تاسیس شرکت، تشکیل شود. در هر دوره مالی، مبلغی به حساب تنخواه گردان واریز می‌شود تا هزینه‌های تنخواه آن دوره را با آن مبلغ مدیریت کند.
ماهیت حساب تنخواه گردان چیست؟
مبلغ واریزی در حساب تنخواه در هر دوره مالی ثابت است. در پایان هر دوره مالی، با ارائه رسید پرداخت تنخواه، حساب تنخواه مجددا شارژ می‌شود. ماهیت حساب تنخواه گردان از نوع دارایی می‌باشد. پس با توجه به ماهیت بدهکار دارایی‌ها، حساب تنخواه نیز دارای ماهیت بدهکار می‌باشد.
تفاوت تنخواه گردان با صندوق:
اغلب حساب صندوق با حساب تنخواه، یکی در نظر گرفته می‌شود، با این وجود این دو حساب، تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند:
- مبلغ تنخواه در وجه حساب تنخواه گردان تحویل می‌شود در حالی‌که حساب صندوق با مدیریت فردی مانند تنخواه گردان نیست. مسئولیت حساب صندوق توسط واحد حسابداری و به‌صورت مجزا تعیین می‌شود.
- حساب تنخواه برای مدیریت هزینه‌های جزئی و دائمی، ایجاد می‌شود. اما حساب صندوق، ویژۀ نظارت بر هزینه‌های جاری که با پرداخت و دریافت وجه نقد سر و کار دارند، می‌باشد.
- مبلغ واریزی در وجه حساب تنخواه گردان، محدود و ثابت است. در حالی‌که برای موجودی حساب صندوق محدودیتی مشخص نمی‌شود.
- برای ثبت هر پرداخت در حساب صندوق باید تائید مدیریت سازمان، کسب شود. اما در حساب تنخواه، تنها در ازای هر بار تحویل صورت حساب تنخواه، تائیدیه واحد حسابداری و مدیریت گرفته می‌شود.
- برای تسویه حساب و یا شارژ حساب تنخواه، زمان دوره مالی تعیین می‌شود. اما در صندوق محدودیت زمانی برای واریز و پرداخت وجود ندارد
تنخواه دار کیست؟
تنخواه دار یا تنخواه گردان فرد معتمدی است که امور مربوط به هزینه از حساب تنخواه را بر عهده می‌گیرد. شخص تنخواه گردان باید دقت و امانت لازم در ثبت رسید پرداخت تنخواه داشته باشد. صورت هزینه تنخواه باید توسط تنخواه دار به مدیر مالی داده شود. تنخواه دار باید وظایف خود را طبق اصول و قراردادهای سازمان مربوطه انجام دهد و به آن پایبند باشد.
تنخواه به چه موارد و هزینه‌هایی تعلق می‌گیرد؟
سازمان‌های مختلف، برحسب وسعت تجارت، بزرگی و نوع سازمان، هزینه‌های تنخواه متفاوتی دارند. هزینه‌های تنخواه جزو هزینه‌های ضروری سازمان هستند اما عاملی برای توسعه کسب‌وکار و رشد سودآوری به حساب نمی‌آیند. بنابراین باید به‌صورت جداگانه و مستقل ثبت شوند. به طور کلی می‌توان موارد زیر را به‌عنوان هزینه‌های رایج تنخواه بیان کرد:
- هزینه تهیه مواد غذایی و پذیرایی
- هزینه‌های لوازم تحریر و اتوماسیون اداری
- هزینه ثبت پرونده‌ها و کارت عضویت اعضای سازمان
- خرید لوازم تزئینی و تعمیر دکوراسیون سازمان
- بازپرداخت هزینه‌های سازمانی مانند ایاب و ذهاب که کارمندان سازمان تقبل کرده‌اند
تنخواه گردانی چه کمکی به حسابداری شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌کند؟
فرآیندهای حسابداری هر کسب‌وکار به‌قدری پیچیده و با جزئیات فراوان هستند که حتی حذف بخش کوچکی از این فرآیند، سرعت انجام سایر عملیات حسابداری را تا حد قابل توجهی افزایش می‌دهد. به علت آنکه صورت هزینه‌های تنخواه به‌صورت جداگانه ثبت می‌شوند، نظم و سرعت رسیدگی به آنها افزایش می‌یابد. بدین ترتیب گردش اطلاعات میان بخش‌های مختلف سازمان کاهش می‌یابد. در نتیجه افراد زمان و تمرکز بیشتری برای پیگیری وظایف خود را دارند.
همچنین ثبت صورت تنخواه، گردش نقدینگی درون سازمان را مدیریت می‌کند. این مزیت نیز با جدا کردن حساب تنخواه از حساب صندوق فراهم می‌شود. با تعریف مستقل صورت حساب تنخواه، می‌توان به صورت ویژه بر هزینه‌های جاری سازمان نظارت کرد.
انواع تنخواه گردان در حسابداری
یا توجه به تعریف، حساب تنخواه یک دارایی در واحد حسابداری می‌باشد. بنابراین مشابه دارایی‌ها، با بدهکار شدن حساب تنخواه، مقدار موجودی آن شارژ می‌شود. طلبکار شدن حساب تنخواه گردان به‌معنی کاهش موجودی حساب تنخواه می‌باشد. بدین ترتیب دو روش اصلی برای ثبت تنخواه وجود دارد:
روش ثبت تنخواه گردان ثابت
در این روش، در هر دوره مالی، مقدار وجه ثابتی در صورت حساب تنخواه قرار می‌گیرد. تنخواه گردان موظف است در پایان دوره‌های مالی، رسید پرداخت تنخواه را به واحد حسابداری، گزارش دهد. با هر واریز به حساب تنخواه این حساب بدهکار می‌شود. در روش ثبت تنخواه گردان ثابت، هزینه‌ها در دفتر کل یا دفتر تنخواه ثبت نمی‌شود.
روش ثبت تنخواه گردان متغیر
در روش ثبت تنخواه گردان متغیر، یک محدوده معین برای پرداخت تنخواه مشخص می‌شود. با رسیدن موعد دوره مالی، رسید پرداخت تنخواه به‌همراه مبلغ باقی‌مانده در حساب تنخواه، به واحد حسابداری تحویل می‌گردد. تنخواه گردان موظف است بررسی کند تا مجموع هزینه‌های رسید پرداخت تنخواه و مبلغ باقی‌مانده در حساب تنخواه با موجودی تنخواه در شروع دوره مالی برابر باشد. هزینه‌های تنخواه و صورت حساب تنخواه باید در دفتر کل و دفتر تنخواه ثبت گردد.
تنخواه دار شرکت چه وظایفی دارد؟
تنخواه گردان باید طبق قوانین و اصول حسابداری شرکت برای ثبت رسید پرداخت تنخواه اقدام کند. هر شرکت مطابق با روش حسابداری و بزرگی و حجم هزینه‌های جزئی، مسئولیت‌های گوناگونی را به تنخواه گردان ذی حساب، واگذار می‌کند. از جمله مواردی که در شرح وظایف تنخواه دار توسط واحد حسابداری تعریف می‌شود می‌توان به وظایف زیر اشاره کرد:
- دریافت رسید در ازای هر دریافت وجه در حساب تنخواه
- رسیدگی به امور پرداخت هزینه‌های روزمره شرکت
- نظارت بر مقدار موجودی حساب تنخواه و پیگیری برای شارژ مجدد آن
- دریافت فاکتور خرید از فروشگاه‌ها به‌ازای هر خرید برای سازمان
- ارائه دقیق و به‌موقع صورت رسید و اسناد تنخواه به واحد حسابداری
- ثبت اطلاعات دقیق هزینه‌های تنخواه در دفتر تنخواه
سند تنخواه‌گردانی در حسابداری به چه روش‌هایی ثبت می‌شود؟
در این قسمت با معرفی دو روش دیگر برای ثبت سند تنخواه، معرفی همه روش های ثبت تنخواه را به پایان می‌بریم. روش تنخواه گردان نقدی و روش تنخواه گردان تعهدی از دیگری روش‌های ثبت سند تنخواه گردان می‌باشند که به اندازه دو روش اول، رایج نیستند.
- روش تنخواه گردان نقدی:
در این روش، به‌ازای هر صورت تنخواه با مبلغ دلخواه، تنها ثبت سند تنخواه هایی انجام می‌شود که پرداخت آن به صورت کامل تسویه شده باشد.
- روش تنخواه گردان تعهدی
در این روش از ثبت سند تنخواه، تنها آن دسته از صورت تنخواه ها با هر مبلغ دلخواه ثبت می‌شوند که قسمتی از مبلغ آن یا تمامی آن پرداخت نشده باشد.
دفتر تنخواه گردان چیست؟
برای حفظ استقلال ثبت تنخواه شرکت‌ها از سایر هزینه‌ها، دفتر تنخواه مورد استفاده قرار می‌گیرد. بدین ترتیب صورت هزینه تنخواه در این دفتر ثبت می‌شود. در نتیجه صورت هزینه تنخواه گردان وارد دفتر کل حسابداری نخواهد شد. بدین ترتیب محاسبات پیچیده حسابداری کاهش می‌یابد و پیگیری فرآیندهای حسابداری سرعت و دقت بیشتری خواهند داشت.
یک نمونه فرم تنخواه را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید:
همچنین یک نمونه دفتر تنخواه به شکل زیر است:
ثبت سند تنخواه گردان در نرم افزار حسابداری هوفر
نرم افزار حسابداری هوفر با در نظر داشتن همه امکانات و قابلیت‌های مورد نیاز شرکت‌ها، ویژگی ثبت تنخواه شرکت را نیز در این نرم‌افزار پیاده‌سازی کرده است. به این ترتیب نرم افزار حسابداری هوفر یک نرم افزار تنخواه گردان هم هست و این نیاز کسب‌وکارها را برطرف کرده است. برنامه تنخواه گردان، واحد حسابداری شما را از روش‌های سنتی ثبت ستند پرداخت تنخواه بی‌نیاز کرده و دقت امور حسابداری برند تجاری شما را دوچندان می‌کند.برای آگاهی از نحوه ثبت سند تنخواه در نرم افزار حسابداری هوفر باید به ترتیب زیر عمل کنید.
- ابتدا از منوی داشبورد، سیستم نقد و بانک را انتخاب کنید.
- سپس از منوی سمت راست در سیستم نقد و بانک، برگه تنخواه را انتخاب کنید.
- برای ثبت سند تنخواه جدید از سمت چپ صفحه، آیکون + را کلیک کنید.
- در این مرحله باید اطلاعات سند تنخواه خود را وارد کنید. این اطلاعات شامل نوع هزینه، نام شخص تنخواه گردان، تاریخ تنظیم سند تنخواه و شرح تنخواه می‌باشد. این اطلاعات را وارد و روی ایجاد سند کلیک کنید.
- پس از ثبت سند تنخواه در نرم افزار، در این قسمت می‌توانید لیست اسناد تنخواه ثبت‌شده خود را مشاهده کنید.
پاسخ به سوالاتی درباره تنخواه و تنخواه گردانی شرکت‌ها
چنانچه گفتیم تنخواه گردانی با اینکه مدیریت هزینه‌های جزئی شرکت را بر عهده دارد، کار پیچیده و مسئولیت سنگینی است. به همین خاطر شرکت‌ها برای نظارت بر عملکرد درست تنخواه گردانی، از پیاده‌سازی روش‌ها و اصول حسابداری متفاوتی استفاده می‌کنند. در ادامه برای روشن‌شدن زوایای دیگری از مدیریت تنخواه در سازمان‌ها، به سوالات معمول این حوزه پاسخ می‌دهیم.
تنخواه گردانی چه قوانین و نکاتی دارد؟
برای نظارت بر انجام دقیق تنخواه گردانی و صحت اجرای آن باید اصول و قوانینی در نظر گرفت. هر شرکت بسته به بزرگی و حجم هزینه‌های آن، ضوابط متفاوتی را برای ثبت هزینه تنخواه گردان در نظر می‌گیرد. رایج‌ترین قوانین تنخواه گردانی عبارتند از:
- انتقال تعهدات دریافت مبلغ تنخواه از تنخواه دار به تنخواه دار دیگر ممکن نیست.
- تنخواه داران موظفند تنها با وجود وجودی در حساب تنخواه برای خرید اقلام مورد نیاز اقدام کنند. خرید نسیه بدون درخواست شارژ کردن حساب تنخواه، ممنوع می‌باشد.
- کارشناسان واحد حسابداری اجاره ندارد مبلغی به‌عنوان پیش‌پرداخت برای شارژ حساب تنخواه بپردازند. تمامی پرداخت‌های تنخواه باید با نرخ تصویب‌شده، تسویه شوند.
- استفاده از مبالغ تنخواه به‌عنوان وام یا پیش‌پرداخت خرید بدون دریافت فاکتور ممنوع است.
- تنخواه داران تنها باید از فرم‌ها و اسناد طراحی‌شدۀ واحد حسابداری شرکت، برای تنظیم و ثبت رسید پرداخت استفاده کنند.
روکش تنخواه چیست؟
همراه هر یک از رسیدهای پرداخت تنخواه باید فرمی دارای شرح و تاریخ هزینه‌‌کرد تنخواه ارائه شود. این فرم، روکش تنخواه نامیده می‌شود. برای تنظیم روکش تنخواه باید فهرست هزینه‌ها به ترتیب تاریخ ثبت شود. پس از آن باید بررسی شود که مجموع هزینه‌های موارد ثبت شده در روکش با مبلغ درج‌شده در رسید پرداختن تنخواه برابر باشد. تنخواه دار اغلب فاکتورهای خرید اقلام یا خدمات را نیز به روکش تنخواه ضمیمه می‌کند. در این صورت باید دقت داشت که برای بعضی خریدها یا هزینه‌ها، فاکتوری صادر نمی‌شود. بنابراین واحد حسابداری باید دقت بیشتری در برآورد و مطابقت رسید پرداخت تنخواه با روکش تنخواه صورت دهد.
