نوشته های اخیر

بهترین نرم افزار حسابداری

بهترین نرم افزار حسابداری (راهنمای جامع ۱۳۹۹)

سوال ساده ای به نظر می رسد ولی در عین حال پاسخ به آن پیچیدگی های بسیاری دارد. در حال حاضر صدها عنوان نرم افزار حسابداری در ایران وجود دارد که هر کدام تلاش میکنند بازار خود را گسترش دهند. و بدیهی است که از زاویه نگاه تولید کنندگان شان همگی نرم افزارهای خوبی هستند. ولی وقتی شما به عنوان مدیر یک کسب و کار و یا حسابدار و یا مدیر مالی یک واحد تجاری تصمیم می گیرید نرم افزار حسابداری تهیه کنید یا نرم افزار موجود خود را تغییر دهید. با این سوال مهم مواجه می شوید که بهترین نرم افزار حسابداری کدام است؟ چطور باید بهترین نرم افزار حسابداری را پیدا کنم؟ از بین این همه انتخاب چگونه بهترین نرم افزار حسابداری را تهیه کنم؟ 

اینها سوالاتی است که ما سعی کرده ایم با حفظ انصاف و بدون طرفداری و یا تخریب نرم افزار خاصی به آن پاسخ دهیم. 

“بهترین نرم افزار حسابداری” به چه معنی است؟

آیا عبارت “بهترین نرم افزار حسابداری” عبارت درستی است؟ این سوال بسیار فریبنده است ولی سوال صحیحی نیست. زیرا که چیزی به نام بهترین به معنای عام آن وجود ندارد. اما چرا این سوال را می پرسیم و در مورد آن جستجو میکنیم و از دیگران برای پاسخ به آن مشورت می خواهیم ؟ زیرا ما به عنوان انسان همیشه طالب بهترین ها هستیم. اگر به ما باشد ما می خواهیم ترکیب بهترین، ارزان ترین، با کیفیت ترین، جامع ترین، سریعترین و بسیاری ترین های دیگر را در یک محصول و در بحث ما در یک نرم افزار در کنار هم داشته باشیم. اما چنین چیزی ممکن نیست. بعضی از این صفات با هم تضاد دارند.

پس مقالاتی را که با این عنوان و تا کنون خوانده اید فراموش کنید تا در این مطلب با نگاهی دقیق تر و واقعی تر به این موضوع بپردازیم و بتوانیم و راهنمای دقیقی داشته باشیم در انتخاب نرم افزار حسابداری .

سوال درست چیست؟

هر واحد تجاری  بسته به فرهنگ حاکم بر آن، تعداد پرسنل، نوع فعالیت، مخاطبین یا مشتریان، مبلغ قابل هزینه برای نرم افزار، دیگر نرم افزارهای موجود، ساختار شبکه، وضعیت سرور، توزیع جغرافیایی، میزان دانش IT و عوامل مختلف دیگر با دیگر شرکت ها متفاوت است و نمی توان یک نسخه کلی به عنوان بهترین نرم افزار حسابداری برای همه تجویز کرد. با این توضیح حال این مساله مطرح می شود که چگونه بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود را پیدا کنیم؟ برای یافتن بهترین نرم افزار حسابداری که مناسب کسب و کار شما و نیازهای شما و شرایط شما باشد، باید به سوالات زیر پاسخ دهید.

چرا به نرم افزار حسابداری نیاز داریم؟

اگر شما به تازگی کسب و کار خود را راه اندازی کرده اید و یا آنکه سالهاست فعالیت تجاری می کنید ولی نرم افزار حسابداری نداشته اید و به صورت دستی یا نهایت با استفاده از فایل های اکسل نیازهای خود را برآورده می کرده اید. ولی اکنون به توصیه دوستان یا حسابدار مجموعه خود مشغول بررسی این هستید که بهترین نرم افزار حسابداری برای شما کدام است و چه نرم افزاری را تهیه کنید؟ همزمان با جستجو برای نرم افزار، این سوال نیز برای شما وجود دارد که آیا در این مقطع نیاز به نرم افزار حسابداری دارید یا خیر و چگونه باید مطمئن شوید که شرایط کسب و کار شما نیاز به نرم افزار حسابداری دارد. ما در این بخش به توضیح شرایطی می پردازیم که یک کسب و کار نیاز به نرم افزار حسابداری پیدا می کند.

شرکاء

اگر در کسب و کار خود شریک دارید یا شرکت شما توسط یک هیات مدیره ای نظارت می شود. و به طور کلی بیش از یک نفر ذینفع در فعالیت تجاری شما وجود دارد، شما نیاز به نرم افزار حسابداری دارید. زیرا ارایه گزارش های دقیق، محاسبه سود و زیان، کنترل هزینه ها، برنامه ریزی برای بودجه سال و … نیاز به نگهداری دقیق و شفاف فعالیت های مالی دارد که این مهم بدون استفاده از یک نرم افزار حسابداری کارآمد ممکن نیست. 

تعدد فعالیتهای مالی

منظور از فعالیت مالی صرفا فروش نیست. بلکه هر نوع فعالیتی است که باعث ایجاد بدهی یا بستانکاری می شود. ممکن است شما در شروع فعالیت خود و صرفا در حال سرمایه گذاری برای تولید محصول خود باشید یا در حال گسترش کسب و کار خود باشید و شعب و دفاتر مختلف ایجاد کنید. و یا سرمایه گذار جذب کنید و یا هر شرایط دیگری که باعث افزایش فعالیت های مالی شما می شود. در چنین شرایطی استفاده از فایل اکسل یا ثبت دستی اطلاعات مالی باعث ایجاد مغایرت های فراوان و نداشتن دید صحیح از وضعیت مالی کسب و کار می شود. و این بدان معنی است که شما نیاز به نرم افزار حسابداری دارید. 

جلوگیری از هزینه های مازاد مالیاتی و بیمه ای 

وقتی به عنوان یک بنگاه اقتصادی در ایران فعالیت می کنید بایستی به قوانین مالیاتی و بیمه ای که بر فعالیت کسب و کار شما تاثیر دارند نیز واقف باشید. از طرفی این قوانین تغییر می کنند و در صورتی که شما به درستی آنها را رعایت نکنید متحمل هزینه های بعضا سنگین خواهید شد. از این رو استفاده از یک نرم افزار حسابداری که با تغییر قوانین به صورت خودکار به روز شود بسیار مهم است. 

تصمیم گیری بر اساس اطلاعات 

وضعیت اقتصاد بسیار پیچیده تر از گذشته شده است و دیگر نمی توان صرفا بر اساس احساسات تصمیم گرفت و اقدام کرد. بلکه لازمه تصمیمات صحیح، داشتن اطلاعات به روز و دقیق است. استفاده از نرم افزار حسابداری که همیشه در دسترس باشد برای تصمیم گیری و برنامه ریزی یک ضرورت است. 

کاهش اشتباهات کاربری

یکی از دلایل استفاده از نرم افزارها به صورت کلی، اعمال کنترل های سیستمی برای جلوگیری از اشتباهات کاربری می باشد. استفاده از اکسل یا دفاتر کاغذی برای حسابداری باعث می شود احتمال وقوع اشتباه کاربری بسیار افزایش یابد. برخی اشتباهات هزینه های سنگینی برای کسب و کار شما در پی خواهد داشت. اما استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب باعث می شود که بسیاری از کنترل ها به صورت خودکار توسط نرم افزار انجام شود و اشتباهات کاربری به حداقل کاهش پیدا کند.

نرم افزار حسابداری فعلی مشکلات بسیار دارد

یکی دیگر از دلایلی که شما نیاز به نرم افزار حسابداری جدید پیدا می کنید این است که نرم افزار فعلی مناسب نیست. که این خود می تواند به دلایل مختلف باشد. ممکن است نرم افزار حسابداری شما دیگر مناسب شرایط کسب و کار شما نباشد و یا آنکه در انتخاب قبلی خود دچار اشتباه شده باشید و نرم افزار مناسبی را انتخاب نکرده باشید. همچنین ممکن است شرکت ارایه دهنده نرم افزار دیگر نتواند خدمات مناسبی ارایه نماید. هر کدام از این دلایل باعث می شوند که شما به دنبال نرم افزار حسابداری جدید باشید.

حداقل امکانات یک نرم افزار حسابداری مناسب چیست؟

برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری لازم است تا ابتدا گزینه هایی را که حداقل های مورد انتظار را ندارند از لیست خود کنار بگذاریم. در این بخش به ویژگی هایی از یک نرم افزار حسابداری اشاره می کنیم که داشتن آنها برای هر نرم افزار حسابداری ضروری است.

امنیت اطلاعات

اطلاعات مالی حساس ترین داده های یک واحد تجاری است. نرم افزار حسابداری بایستی بتواند از زوایای مختلف امنیت اطلاعات را تامین کند.

  • جلوگیری از دسترسی یا تغییر اطلاعات توسط کاربر غیر مجاز
  • حفاظت از اطلاعات مالی در مقابل باج افزارها و ویروس ها
  • جلوگیری از سرقت اطلاعات توسط کاربر 
  • پشتیبان گیری منظم با قابلیت بازیابی اطلاعات

کنترل های داخلی و انسجام داده ها

اکثر نرم افزارها دارای ماژول ها و زیرسیستم های مختلفی نظیر نقد و بانک، انبار، خرید و فروش و … هستند. و تقریبا هر فعالیتی در این ماژول ها اثر مالی دارد و به صورت آرتیکل های سند در حسابداری ثبت می شود. این ساختار، پیوستگی و انسجام زیادی بین اطلاعات مالی نیاز دارد. و اگر کنترل های مناسبی در نرم افزار حسابداری تعبیه نشده باشد این انسجام دچار نقصان می شود و مغایرت های زیادی بین گزارشات زیرسیستم های مختلف بوجود می آید. یک نرم افزار حسابداری خوب با اعمال کنترل های دقیق انسجام بین اطلاعات را حفظ می کند و مانع ایجاد مغایرت در گزارشات می شود.

حفظ کارایی با افزایش حجم اطلاعات

اطلاعات مالی برای سال های زیادی حفظ می شوند و معمولا مراجعه به اطلاعات سال های مالی قبل و گزارش گیری از آنها مورد نیاز است. در نرم افزارهای حسابداری مدرن تر پیوستگی بین اطلاعات سال های مالی نیز تبلیغ می شود و شما می توانید از یک تاریخ دلخواه در یک سال مالی تا تاریخ دلخواه دیگر در سال مال دیگر گزارش گیری کنید. از این روی لازم است تا یک نرم افزار حسابداری خوب قابلیت نگهداری و گزارش گیری از حجم بالای اطلاعات را داشته باشد و دچار مشکلات کندی در ثبت و گزارش گیری نشود. 

گزارش گیری آسان و جامع

نرم افزار حسابداری بدون گزارش عملا بی فایده است. و قطعا تمام نرم افزارهای حسابداری دارای قابلیت گزارش گیری هستند. اما باید در نظر داشته باشید که داشتن گزارشات زیاد در یک نرم افزار حسابداری نه تنها امتیاز نیست بلکه یک ایراد است. زیرا در زمان استفاده واقعی شما به سختی می توانید از بین ده ها گزارش، گزارشی که نیاز شما را برآورده می کند را پیدا کنید. یک نرم افزار حسابداری خوب باید به گونه ای طراحی شده باشد که در قالب چند گزارش اساسی اطلاعات مورد نیاز شما را به سادگی و البته به صورت کامل فراهم نماید.

پشتیبانی 

قوانین مالیاتی و بیمه ای تغییر می کنند، تکنولوژی تغییر می کند. نیازهای کسب و کار شما تغییر می کند. کسب و کار شما توسعه پیدا می کند. کارشناسان مالی شما تغییر می کنند. و این تغییرات بایستی از سوی شرکت فروشنده نرم افزار حسابداری با ارایه نسخه های جدید، آموزش های تکمیلی و رفع خطاهای احتمالی پشتیبانی شود.

یک نرم افزار حسابداری خوب بدون پشتیبانی مناسب از سوی شرکت فروشنده عملا کارایی لازم را ندارد. 

کدام نرم افزار حسابداری بهترین گزینه برای کسب و کار من است؟

اگر تا کنون لیستی از نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار را تهیه کرده اید و بر اساس حداقل امکانات مورد انتظار از یک نرم افزار حسابداری آنها را فیلتر کرده اید. در این بخش معیارهایی را معرفی می کنیم که بر اساس آن شما می توانید بهترین نرم افزار حسابداری که مناسب شرایط، بودجه و کسب و کار شماست را انتخاب کنید.

نکته حائز اهمیت این است که معیار بودجه را به عنوان آخرین مرحله در نظر بگیرید. زیرا در غیر این صورت ممکن است صرفا به خاطر قیمت نرم افزاری را انتخاب کنید که با شرایط و نیازهای کسب و کار شما همخوانی نداشته باشد.

شرایط نیروی IT و حسابداری من چگونه است؟

برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری لازم است تا به شخص یا اشخاصی که قرار است از آن استفاده کنند نیز توجه داشته باشید و نیازها و انتظارات آنها را مد نظر قرار دهید. اگر در مجموعه شما کارشناس IT مستقر نیست لازم است تا نرم افزاری را انتخاب کنید که برای راه اندازی و استفاده از آن نیازی به دانش IT  نباشد. و یا اگر حسابدار یا مدیر مالی مجموعه شما به صورت پاره وقت با شما کار می کند. لازم است تا نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که دسترسی به آن از راه دور ممکن باشد. اینها نمونه هایی از در نظر گرفتن شرایط نیروی انسانی مرتبط با نرم افزار حسابداری است. مقصود آن است که در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری این معیار را مد نظر داشته باشید.

شرایط سخت افزاری و شبکه شرکت یا فروشگاه من چگونه است؟

نرم افزار حسابداری و به طور کلی نرم افزار نیاز به بستر شبکه ای و سخت افزاری مناسب و پایدار دارد تا بتوان از امکانات آن به خوبی بهره برداری کرد. به عنوان مثال اگر در مجموعه شما سخت افزار سرور قبلا تهیه نشده است و یا منابع کافی برای نصب نرم افزار حسابداری ندارد. و یا شبکه پایداری بین کامپیوترها فراهم نشده است. باید در نظر داشته باشید که هزینه خرید سرور و شبکه نیز برای راه اندازی نرم افزار حسابداری لازم است. 

آیا چندین دفتر، شعبه یا فروشگاه دارم؟

اگر دفاتر کاری مختلف در نقاط مختلف کشور یا دنیا دارید و یا شعبه های کاری مختلف دارید و یا فروشگاه های متعدد در سطح شهر یا کشور دارید قطعا هر نرم افزار حسابداری نمی تواند پاسخگوی نیاز شما باشد و بایستی در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری نیازهای عملیاتی و گزارشات مالی مورد نیاز را مد نظر قرار دهید.

آیا نیاز به لینک بین نرم افزار حسابداری و دیگر نرم افزارها دارم؟

دیگر دوران نرم افزارهای جزیره ای گذشته است. یکی از نیازهای مهم قابلیت لینک شدن نرم افزار مالی و دیگر نرم افزارهاست. شما نیز در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری باید به نیازهای ارتباطی با دیگر نرم افزارها مانند فروشگاه اینترنتی و نرم افزار CRM و … توجه داشته باشید. تا بعدا به خاطر این نیاز ناچار به تغییر نرم افزار حسابداری و یا تحمل هزینه های سنگین یکپارچه سازی نشوید.

بودجه من برای خرید نرم افزار حسابداری چقدر است؟

با خودتان صادق باشید، و بودجه ای را برای خرید نرم افزار حسابداری تعیین کنید. لازم نیست این بودجه را به فروشندگان نرم افزار اعلام کنید. ولی مهم است که خودتان بدانید چه مبلغی را برای خرید نرم افزار حسابداری در نظر گرفته اید. با تعیین بودجه نرم افزارهایی که در رنج بودجه تعیین شده شما قرار نمی گیرند از لیست انتخاب حذف کنید. بدین ترتیب گزینه هایی در سبد انتخاب شما باقی می مانند که هر کدام را که در نهایت انتخاب کنید قادر به خرید آن هستید.

جمع بندی

باید به این نکته مهم توجه داشته باشیم که چیزی به نام بهترین نرم افزار حسابداری وجود ندارد. و بهترین برای هر کسب و کاری متفاوت است. لذا بایستی ابتدا به حداقل ویژگی های مورد انتظار از نرم افزار حسابداری توجه کنیم. سپس معیارهای مختلفی چون شرایط نیروی انسانی، وضعیت تجهیزات سخت افزاری و شبکه ای، شرایط جغرافیایی کسب و کار و در نهایت بودجه مالی را در نظر بگیریم و سپس بر اساس این معیارها اقدام به انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری متناسب با شرایط و نیازهای خود کنیم.

    نظر خود را بنویسید

    ایمیل شما منتشر نخواهد شد.*